Compra mediante cotización escrita

Procedimiento de compra que se utiliza cuando el importe total estimado de la compra de artículos, materiales, equipos, servicios no profesionales o la realización de obras es menor de setenta y cinco mil dólares ($75,000). Las compras que envuelvan un importe total estimado menor de setenta y cinco mil dólares ($75,000) se hacen a través de la solicitud de cotizaciones por escrito a tres (3) proveedores antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. El número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra puede ser menor en caso de existir alguna de las situaciones contempladas en la Sección 3.7. El número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra puede ser menor sujeto a que no existan o no se conozcan suficientes firmas proveedoras para los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales que se van a adquirir 0 para las obras que se van a realizar o porque exista una necesidad apremiante del bien O servicio. En aquellos casos en que no se obtengan las tres cotizaciones debe indicarse por escrito las razones para ello. Se prepara un expediente con información por escrito de las cotizaciones solicitadas indicando la fecha, el nombre del funcionario 0 empleado que solicita la cotización y el nombre y el número de teléfono o facsímil y el correo electrónico de la persona que ofrece la cotización y la cantidad cotizada. Las compras que envuelvan un importe total estimado mayor de setenta y cinco mil dólares 9 MAV ($75,000) requieren que se curse una invitación a todos los proveedores conocidos para que sometan sus cotizaciones por escrito en sobre sellado. Las cotizaciones por escrito pueden ser solicitadas por teléfono y luego ser recibidas por correo regular, correo electrónico, facsímil o personalmente. Deben ser firmadas por el proveedor o su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, incluyendo los descuentos que son aplicables por pronto pago, si alguno, y cualquier otra información particular que la división de compras de la Oficina de Administración requiera para el tipo de compra concernida.