Requisitos de las Cotizaciones por Escrito para Subastas Informales

Deben ser firmadas por el proveedor o su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el termino por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, incluidos los descuentos que son aplicables por pronto pago si alguno, y cualquier otra información particular que la División de Compras de la Oficina de Administración requiera para el tipo de compra concernida. Las cotizaciones por escrito se pueden recibir por correo electrónico o postal, a la mano y por facsímil. Este inciso no es aplicable a las cotizaciones que se soliciten por invitación para subastas formales en su modalidad de setenta y cinco mil dólares ($75,000). Se pueden considerar anuncios de ofertas publicadas en la prensa escrita y ofertas publicadas por medio de la Internet como cotizaciones válidas. La documentación de las gestiones realizadas y cotizaciones obtenidas deben ser conservadas por la División de Compras de la Oficina de Administración en un Formulario de Cotizaciones, en el cual se especifique el nombre del proveedor, su número de teléfono, la descripción de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales, el precio cotizado y la determinación final.