Regl. 8245, art. 4.1
Deberes y responsabilidades
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Cite as Reglamento Núm. 8245, Art. 4.1
1. Mantener un control de las órdenes de compra y contratos relacionados con los
artÃculos, materiales, equipos o servicios no profesionales recibidos y pendientes de
recibir, de las obras realizadas y de los pagos efectuados contra dichas órdenes y
servicios.
2. Planificar las compras anualmente, incluidas las que se harán por subasta, las cuales
notificará a la Junta de Subastas. Además, establecerá los procedimientos operacionales
y redactará los documentos internos que sean necesarios para la planificación adecuada
de las compras.
3. Mantener un expediente para cada proveedor que contenga información sobre la
experiencia que la Oficina haya tenido en las órdenes de compra y contratos otorgados
anteriormente. Ello incluye el desempeño 0 incumplimiento presente y pasado en
relación con la entrega o el funcionamiento adecuado de los artÃculos, materiales,
equipos recibidos, o la calidad de los servicios no profesionales recibidos y de las obras
realizadas por los contratistas y proveedores de bienes y servicios no profesionales,
incluyendo información sobre licitadores que hayan incumplido con los términos de
alguna subasta. Esta última información la compartirá con la Junta de Subastas.
4. Revisar las solicitudes de compra para verificar que las mismas incluyan la descripción o
las especificaciones de los bienes o servicios, que estén debidamente autorizadas por el
MAr
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director de la oficina peticionaria correspondiente, o su representante autorizado y que
incluyan cualquier otra información necesaria para poder continuar con el proceso de
compra.
5. Preparar y mantener al dÃa un Registro de Suplidores Cualificados de artÃculos,
materiales, equipos, obras y servicios no profesionales, conforme se dispone en el TÃtulo
VI de este Reglamento. Se puede utilizar el Registro Único de Licitadores del área de
compras y suministros de la ASG accediendo la página de la Internet de dicha
Administración.
6. Recibir las requisiciones previamente enumeradas, obtener la debida autorización de
fondos y las firmas de aprobación correspondientes.
7. Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores de acuerdo a los procesos de subasta
informal.
8. Completar un record de cotizaciones por cada compra, donde se resuman las
cotizaciones recibidas y que sea certificado por el Director de la sección de compras de
la Oficina de Administración, Finanzas y Presupuesto.
9. Preparar la orden de compra y enviarla al proveedor o contratista.
10. Asegurarse que la cantidad total de la adquisición no exceda la cantidad de fondos
aprobados.
11. Establecer e implantar un sistema de seguimiento de la entrega de mercancÃa para
asegurarse que se cumpla con los términos de entrega negociados.
12. Remitir el registro de artÃculos recibidos, la factura original del suplidor, copia de la
orden de compra y la requisición para el pago correspondiente a la División de Finanzas
y Presupuesto de la Oficina de Administración una vez recibida la mercancÃa solicitada.
13. Preparar las especificaciones para todas las compras, incluidas las que se hagan por
subasta formal. Sin embargo, cuando la preparación de las mismas requiera
conocimientos especializados que no estén disponibles en la Oficina, debido a la
naturaleza de la compra, ello se le notificará al Director de la Oficina de Administración
para que le notifique el asunto al Contralor Electoral y se tomen las medidas que
correspondan.
14. Cualquier otra función que le confiera el Contralor Electoral, por conducto del Director
de la Oficina de Administración.