Regl. 8250, art. 16-16.1
Clasificación y Contenido de los Expedientes
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Cite as Reglamento Núm. 8250, Art. 16-16.1
1. Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos.
Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que
se mantengan vinculados al servicio e inactivos los expedientes de los
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empleados que se han desvinculado del servicio. La COSPR preparará y
conservará los siguientes expedientes:
a. Expedientes de personal
b. Expedientes de retiro
C. Expedientes médicos
d. En caso de investigaciones confidenciales o medidas correctivas y
acciones disciplinarias, se conservará por separado un expediente
confidencial.
2. El expediente de personal reflejará el historial completo del empleado desde la
fecha de su ingreso original al servicio público hasta la fecha de su separación
definitiva del servicio. En este expediente se archivará y conservará, entre otros,
el original de los siguientes documentos, según corresponda:
a. Historial de Personal.
b. Copia fotostática del Certificado de Nacimiento, Ley 191 de 22 de
diciembre de 2009 Se requerirá una fotocopia del certificado y el original
se presentará para los únicos fines de certificar que la copia retenida es
fiel y exacta al contenido de la original. El Certificado de nacimiento
original se devolverá a la persona interesada de forma inmediata.
C. Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I-9, Ley
Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de
1986 - Ley Pública Núm. 99-603).
d. Certificado de antecedentes penales expedido por la PolicÃa de
Puerto Rico.
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e. Certificación de radicación de planillas de contribución sobre ingresos
expedida por el Departamento de Hacienda.
f. Certificación de que la persona alimentante está al dÃa en el pago de
pensión alimenticia, o satisface un plan de pagos a tal efecto, expedida
por la Administración para el Sustento de Menores, según aplique.
g. Notificación de nombramiento y juramento.
h. Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación y otros.
i. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos O
cualquier otro aspecto relacionado con la retribución.
j. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio,
o mejoras administrativas (puede ser copia).
k. Documentos que reflejen acciones disciplinarias que sean finales y
firmes, asà como resoluciones de la Comisión Apelativa al respecto
cuando dicho foro haya sostenido una decisión de sanción (puede ser
copia).
I. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico.
m. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente.
n. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos.
O. Certificados de adiestramientos (puede ser copia).
p. Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o sin sueldos,
tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y
autorizaciones de pagos de matrÃcula (puede ser copia).
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q. Documentos de licencia (puede ser copia).
r. Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones,
obligaciones contraÃdas con el Sistema de Retiro, la Asociación de
Empleados de Gobierno de Puerto Rico y otras autorizadas por ley
(puede ser copia).
S. Acuse de recibo de todas y cada una de las siguientes polÃticas:
1) Ley de Ética Gubernamental y sus enmiendas
2) Reglamento de Ética Gubernamental
3) Reglamentación del Programa de Pruebas para la Detección de
Sustancias Controladas
4) Deberes de los Servidores Públicos
5) Declaración de PolÃtica Pública para Garantizar la Igualdad de
Oportunidades de Empleo por Género
6) Declaración de PolÃtica Pública para Garantizar la Igualdad de
Oportunidades de Empleo para Jóvenes y Evitar Discrimen por
Razón de Edad
7) PolÃtica General sobre la Administración, Manejo y Seguridad de
Sistemas de Información Computadorizada, Internet y
MensajerÃa Electrónica
8) Normas Internas sobre Jornada de Trabajo y Asistencia
9) Normas de Conducta y Procedimiento sobre Medidas
Correctivas y Acciones Disciplinarias
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10) PolÃtica contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo
11) Procedimiento para Decretar CesantÃas
12) PolÃtica de la Agencia para Mantener el Lugar de Trabajo Libre
del Uso, Posesión, Venta, Distribución, Manufactura o
Procesamiento de Sustancias Controladas en Forma llegal
13) PolÃtica sobre la Participación de Funcionarios O Empleados en
otros Trabajos u otras Actividades
14) Otras que el (la) Director(a) General disponga o que se
aprueben para el servicio público.
3. El expediente médico será confidencial y separado, a tenor con disposiciones de
la Ley Federal para Americanos con Impedimentos (ADA). Dicho expediente
contendrá los siguientes documentos:
a. Formulario de Examen Médico.
b. Solicitud de Acomodo Razonable.
C. Certificación Médica.
d. Documentos de accidentes ocupacionales.
e. Determinaciones y otras certificaciones de naturaleza médica.
4. El expediente para fines de retiro, contendrá copia de documentos, tales como:
a. Copia Certificado de nacimiento.
b. Notificación de nombramiento y juramento.
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C. Informes de cambios.
d. Declaración Individual (ASR-80).
e. Hoja de Servicios.
f. Certificado de Interrupciones en el Servicio.
g. Evidencia de cualquier beneficio o derecho concedido por el Sistema de
Retiro.
h. Una bitácora de todos los documentos incluidos en el mismo y la acción
tomada sobre esos documentos.