Clasificación y Contenido de los Expedientes

1. Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos 0 inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. La CAEM preparará y conservará los siguientes expedientes: a. Expedientes de personal b. Expedientes de retiro C. Expedientes médicos d. En caso de investigaciones confidenciales 0 medidas correctivas y acciones disciplinarias, se conservará por separado un expediente confidencial. 2. El expediente de personal reflejará el historial completo del empleado desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta la fecha de su separación definitiva del servicio. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, el original de los siguientes documentos, según corresponda: 95 a. Historial de Personal. b. Copia fotostática del Certificado de Nacimiento, Ley 191 de 22 de diciembre de 2009 Se requerirá una fotocopia del certificado y el original se presentará para los únicos fines de certificar que la copia retenida es fiel y exacta al contenido de la original. El Certificado de nacimiento original se devolverá a la persona interesada de forma inmediata. C. Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I-9, Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de 1986 Ley Pública Núm. 99-603). d. Certificado de antecedentes penales expedido por la Policía de Puerto Rico. e. Certificación de radicación de planillas de contribución sobre ingresos expedida por el Departamento de Hacienda. f. Certificación de que la persona alimentante está al día en el pago de pensión alimenticia, o satisface un plan de pagos a tal efecto, expedida por la Administración para el Sustento de Menores, según aplique. g. Notificación de nombramiento y juramento. h. Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación y otros. i. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos 0 cualquier otro aspecto relacionado con la retribución. j. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, 0 mejoras administrativas (puede ser copia). 96 k. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. I. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente. m. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos. n. Certificados de adiestramientos (puede ser copia). O. Documentos sobre becas 0 licencias para estudios, con O sin sueldos, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula (puede ser copia). p. Documentos de licencia (puede ser copia). q. Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados de Gobierno de Puerto Rico y otras autorizadas por ley (puede ser copia). r. Acuse de recibo de todas y cada una de las siguientes políticas: 1) Ley de Ética Gubernamental y sus enmiendas 2) Reglamento de Ética Gubernamental 3) Reglamentación del Programa de Pruebas para la Detección de Sustancias Controladas 4) Deberes de los Servidores Públicos 97 5) Declaración de Política Pública para Garantizar la Igualdad de Oportunidades de Empleo por Género 6) Declaración de Política Pública para Garantizar la Igualdad de Oportunidades de Empleo para Jóvenes y Evitar Discrimen por Razón de Edad 7) Política General sobre la Administración, Manejo y Seguridad de Sistemas de Información Computadorizada, Internet y Mensajería Electrónica 8) Normas Internas sobre Jornada de Trabajo y Asistencia 9) Normas de Conducta y Procedimiento sobre Medidas Correctivas y Acciones Disciplinarias 10) Política contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo 11) Procedimiento para Decretar Cesantías 12) Política de la Agencia para Mantener el Lugar de Trabajo Libre del Uso, Posesión, Venta, Distribución, Manufactura 0 Procesamiento de Sustancias Controladas en Forma llegal 13) Política sobre la Participación de Funcionarios 0 Empleados en otros Trabajos u otras Actividades 14) Otras que el (la) Secretario(a) disponga 0 que se aprueben para el servicio público. 98 3. El expediente médico será confidencial y separado, a tenor con disposiciones de la Ley Federal para Americanos con Impedimentos (ADA). Dicho expediente contendrá los siguientes documentos: a. Formulario de Examen Médico. b. Solicitud de Acomodo Razonable. C. Certificación Médica. d. Documentos de accidentes ocupacionales. e. Determinaciones y otras certificaciones de naturaleza médica. 4. El expediente para fines de retiro, contendrá copia de documentos, tales como: a. Copia Certificado de nacimiento. b. Notificación de nombramiento y juramento. C. Informes de cambios. d. Declaración Individual (ASR-80). e. Hoja de Servicios. f. Certificado de Interrupciones en el Servicio. g. Evidencia de cualquier beneficio 0 derecho concedido por el Sistema de Retiro. 99 h. Una bitácora de todos los documentos incluidos en el mismo y la acción tomada sobre esos documentos.