Regl. 8263, art. 17
EXPEDIENTES DE EMPLEADOS
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Cite as Reglamento Núm. 8263, Art. 17
La PolicÃa mantendrá los siguientes expedientes para cada uno de sus empleados.
1.
Un expediente que refleje el historial completo del empleado desde la fecha de su
ingreso original al servicio público hasta la fecha de su separación definitiva del
servicio. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, el original de
los siguientes documentos:
a.
Historial de personal.
b.
Copia fotostática, en formato electrónico o digital del Certificado de
Nacimiento, conforme a la Ley Núm. 19 de 22 de diciembre de 2009,
conocida como la "Ley para Prohibir la Retención, Archivo y Custodia de
copias de Certificados de Nacimiento" conforme a la "Ley Federal de
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Reforma y Control de Inmigración" de 6 de noviembre de 1996- Ley
Pública número PL-19-603.
c.
Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I-9).
d.
Notificación de Nombramiento y Juramento.
e.
Informes de Cambio en cuanto a status, sueldo, clasificación y otros.
f.
Evaluaciones sobre el trabajo del empleado.
g.
Certificado de Antecedentes Penales expedido en la PolicÃa de Puerto Rico
h.
Documentos que reflejan la concesión de aumentos de sueldos o
cualesquiera otros aspectos relacionados con la retribución.
i.
Cartas de reconocimiento por ejecutorias sobresalientes, excelencia en el
servicio, o mejoras administrativas.
j.
Documentos que reflejen acciones disciplinarias que sean, finales y firmes
asà como resoluciones de la Comisión Apelativa.
k.
Certificaciones de servicios prestados al Gobierno.
1.
Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente.
m.
Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos.
n.
Récord de adiestramientos, diplomas y certificados
O.
Documentación relacionada con la participación del empleado en el
Sistema de Retiro.
p.
Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o sin sueldo,
contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de
matrÃcula.
q.
Registros de licencias y tarjetas acumulativas.
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r.
Expediente médico.
S.
Autorizaciones de descuentos de sueldo para cuotas de asociaciones,
obligaciones contraÃdas con el Sistema de Retiro, la Asociación de
Empleados, pensiones alimenticias u otras autorizadas por ley.
t.
Certificaciones sobre radicación de planilla contributiva durante los
últimos cinco (5) años, certificaciones de no deuda con ASUME, CRIM y
el Departamento de Hacienda.
u.
Otros documentos que se consideren relevantes a su condición de servidor
público.
2.
Uno confidencial y separado que contendrá las instrucciones, determinaciones y
certificaciones de Ãndole médica, a tenor con lo establecido por la Ley Federal
para Americanos con Impedimentos (ADA). Dicho expediente contendrá los
siguientes documentos:
a.
Formulario de Examen Médico
b.
Solicitud de Acomodo Razonable
c.
Certificación Médica
d.
Récords de Accidentes ocupacionales
e.
Determinaciones y otras certificaciones de naturaleza médica
3.
Uno para fines de retiro que contendrá copia de todos los informes de cambio y
demás documentos e información requerida, tales como
a.
Historial de personal
b.
Copia fotostática, en formulario electrónico o digital del Certificado de
Nacimiento, conforme a la Ley núm. 191, supra.
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c.
Notificación de Nombramiento y Juramento
d.
Informes de Cambios
e.
Declaración Individual (ASR-80)
f.
Hoja de Certificación de Servicios.
g.
Certificación de Interrupciones en el Servicio.
h.
Evidencia de cualquier beneficio o derecho concedido por el Sistema de
Retiro.
i.
Una bitácora de todos los documentos incluidos en el mismo.
4.
A todo empleado al que se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le
abrirán dichos expedientes, que se identificará con el nombre completo del
empleado y los últimos cuatro (4) dÃgitos de su número de seguro social. Los
expedientes de los empleados se clasificaran los activos o inactivos. Se
consideran expedientes activos los correspondientes a empleados que se
mantienen vinculados al servicio. Inactivos son aquellos expedientes de
empleados que se han desvinculado del servicio.
El Negociado de Recursos Humanos será responsable de la conversación,
custodia, mantenimiento y disposición de los expedientes de los empleados, según
se dispone más adelante y en armonÃa con la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de
1955, según enmendada, conocida como "Ley de Administración de Documentos
Públicos" y el Reglamento para la Administración del Programa de Conservación
y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
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