Examen de los Expedientes

1. El custodio de los expedientes que reflejan el historial de los empleados y de los expedientes médicos será el Director de el Negociado de Recursos Humanos de la Policía. El empleado designado como Coordinador para Asuntos de Retiro será el único custodio de los expedientes para fines de retiro. 2. Dichos expedientes, por ser de carácter confidencial, podrán ser examinados únicamente para fines oficiales, por personal autorizado para ello. También, podrán ser examinados por cualquier otra persona cuando lo autorice por escrito el propio empleado. 3. El custodio de los expedientes será responsable de asegurar el control y la confidencia de éstos. Será responsabilidad del (la) Supervisor (a) de la Sección de Expedientes, requerir una solicitud escrita que contenga los propósitos oficiales para lo cual se utilizará un expediente, a toda persona que lo solicite bajo el manto de autoridad conferida para asuntos oficiales. 4. Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente, en compañía del custodio de éstos, o de la persona en quien éste delegue. El empleado deberá radicar su solicitud para el examen del expediente con por lo menos (5) días laborables de antelación. En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito en un representante suyo. Cuando el impedimento sea debido a incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor del empleado por el Tribunal correspondiente. 188 5. Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago de costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de cinco (5) días laborables de antelación a la fecha en que éstas se interesen. En el plazo indicado, se entregará la copia del documento solicitado. 6. El custodio de los expedientes podrá delegar en subalternos suyos, la representación oficial en relación al examen del expediente y la presentación de éstos ante los tribunales y foros administrativos, entre otros.