Conservación y Disposición de los Expedientes

Se conservarán y mantendrán archivados, unidos y firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al expediente individual de cada uno de los empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará de acuerdo a las siguientes normas: a. En los casos de empleados que se separen del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal en un archivo inactivo por un período de cinco (5) años. Transcurrido dicho período, la Policía de Puerto Rico procederá de conformidad con las normas del Reglamento de Conservación y Disposición de Documentos Públicos de la Rama Ejecutiva y las normas internas establecidas en la Policía de Puerto Rico. b. Cuando un empleado que se haya separado del servicio y se reintegre a un puesto en la Policía antes del período de cinco (5) años, se reactivará el expediente y se incorporarán los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. En los 189 casos en que una agencia gubernamental solicite el expediente de un empleado, por razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá el mismo en un período no mayor de treinta (30) días calendario siguientes a la fecha siguiente de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un sólo expediente. c. Cuando el empleado se reintegre al servicio, luego de transcurridos cinco (5) años, la Policía deberá solicitar inmediatamente el expediente a su Archivo Inactivo, el cual deberá remitirse a el Negociado de Recursos Humanos, no más tarde de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de la petición. d. Si el empleado separado solicitara una pensión de uno de los sistemas de retiro del Gobierno de Puerto Rico, el sistema podrá solicitar el expediente del ex-empleado y la Policía lo remitirá. e. En caso de muerte de un empleado activo, que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la Policía conservará el expediente y dispondrá de éste, siguiendo las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Ejecutiva y/o del reglamento que prepare y adopte la Policía, a esos efectos. En caso de que el empleado sea participante del Sistema de Retiro, se enviará el expediente a la dicha Administración junto con el Informe de cambio, notificando el fallecimiento. 190 f. Siempre que se transfiera un expediente de un empleado o de un exempleado de la Policía a otra agencia gubernamental, el Negociado de Recursos Humanos preparará una certificación de los documentos incluidos en el expediente; y la agencia que lo recibe, verificará que el expediente esté completo. g. El Negociado de Recursos Humanos preparará por cada expediente de personal, una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado, incluyendo todas las acciones de personal e indicando las fechas en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida, en la tarjeta acumulativa, deberá constituir un resumen completo del historial del empleado. El mismo será anejado en el expediente una vez sea transferido a la División de Documentos para su disposición. Cuando el expediente se mantenga inactivo por un periodo de cinco (5) años en la Agencia, la División de Documentos dispondrá del mismo, a tenor con la reglamentación vigente. h. Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. i. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico. 191 j. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor de Puerto Rico. k. Los documentos referentes a obligaciones de los empleados o deudas con el erario se retendrán en los expedientes, hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos en el caso de becas, licencias o pagos de matrícula. 1. El Negociado de Recursos Humanos será responsable de mantener un registro en el expediente del empleado, de los documentos que hayan sido dispuestos al completarse el tiempo de conservación. m. El Director de el Negociado de Recursos Humanos será responsable de velar, fielmente porque en el expediente personal del empleado no se incluya y se elimine todo documento en que se describa, aluda o haga mención de cualquier investigación administrativa llevada a cabo por los actos cometidos por un empleado, en que se haya determinado internamente que no procede la imposición de ninguna medida correctiva, disciplinaria o sanción en su contra, o cuando la Comisión Apelativa del Servicio Público o un Tribunal con jurisdicción, así lo determine.