- PROCESO DE COMPRAS

A. Requisiciones 1. Toda requisición debe estar debidamente cumplimentada. En el caso de la OAP, deberá estar firmada por la persona que hace la petición de la oficina peticionaria y autorizada por el jefe de la oficina peticionaria, el Comprador y el Director de Compras. En los casos de las Procuradorías, debeá estar firmada por la persona que hace la petición de la oficina peticionaria y autorizada por el jefe o director del área peticionaria, el Procurador, el Comprador y el Director de Compras. Luego del proceso de adjudicación y evaluación de la Sección de Compras y respecto a la disponibilidad de fondos, cada requisición deberá ser aprobada por la Sección de Presupuesto. Toda compra de equipo, deberá ser aprobada por el Administrador de la OAP. 2. Los formularios de requisición de materiales deben estar pre enumerados. La requisición consistirá de original y dos (2) copias, el original para la Sección de Compras, una (1) copia para el área, división u oficina solicitante y una (1) copia para la Sección de Finanzas. B. Especificaciones Para que se puedan obtener los materiales y el equipo a la completa satisfacción del solicitante, es necesario que las especificaciones de dichos artículos sean explícitas, claras y susceptibles a una sola interpretación. C. Cotizaciones 1. Las cotizaciones deben ser de licitadores que estén en el Registro Único de Licitadores según lo requiere la Ley Núm. 85 del 18 de junio de 2002. La Administración de Servicios Generales expedirá un certificado de elegibilidad acreditando al licitador el cumplimiento de los requisitos establecidos mediante reglamento para pertenecer al Registro Único. Se exceptúan aquellos licitadores para los cuales le aplique la dispensa de la Administración de Servicios Generales. Los certificados de elegibilidad de cada adquisición de bienes o servicios no profesionales deberán mantenerse en el expediente de la Sección de Compras. En situaciones en que en el Registro Único no exista un proveedor del bien o servicio que se pretenda comprar, el Director de Compras deberá certificar al licitador. La certificación será mediante requerimiento de documentos esenciales para un contrato, expedidos por agencias del gobierno, tales como Certificado de Incorporación, deudas contributivas (Hacienda, CRIM), Asume, etc. 2. Para compras que rebasen la cantidad de tres mil dólares ($3,000.00), pero menores de treinta mil dólares $(30,000.00), se solicitará el mayor número de cotizaciones posibles, pero nunca menos de tres (3). Dichas cotizaciones deberán obtenerse por escrito y formarán parte del expediente para evidenciar los esfuerzos realizados para obtener el máximo de cotizaciones posibles. 3. Para compras que no excedan de tres mil dólares ($3,000.00) sólo será necesario obtener la cotización escrita del proveedor a quien se le adjudique la compra. 4. Las cotizaciones podrán ser solicitadas por teléfono y luego ser recibidas por escrito vía correo regular, correo electrónico o facsíimile. 5. En las cotizaciones verbales, el Comprador deberá escribir en la solicitud de cotización, el nombre de la persona que ofreció la cotización, número de teléfono, fecha y cantidad cotizada. 6. El número de proveedores estará sujeto a que existan 0 se conozcan suficientes firmas proveedoras para el artículo que se va a comprar. 7. Se podrá considerar anuncios de ofertas publicadas en la prensa escrita y en Internet como cotizaciones válidas. 8. En aquellos casos en que no se obtenga el número mínimo de cotizaciones, se procede con la compra si existe una necesidad apremiante del bien o servicio. Sin embargo, deberá documentarse las razones para no obtener las tres (3) cotizaciones. 9. Se deberá mantener la documentación de las gestiones realizadas y cotizaciones obtenidas. D. Adjudicación 1. Se seleccionará el suplidor basándose en los criterios mencionados en el Artículo VIII, Sección (B), inciso tres (3) de este reglamento. 2. AI seleccionar al suplidor, se plicarán las disposiciones de la Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, conocida como "Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña", la Orden Ejecutiva Núm. OE-1993-38, emitida por la Oficina del Gobernador y cualquiera otro que se promulgue. 3. El proveedor seleccionado deberá presentar la Certificación de Ausencia de Conflicto de Intereses, según la Carta Circular Núm. 2002-05, emitida por la Oficina de Etica Gubernamental. 2. Informar al licitador seleccionado para adjudicarle la orden o desembolso especial que la factura debe contener la siguiente certificación según lo requiere el Boletín Administrativo Núm. OE- 2001-73: "Bajo pena de nulidad certifico que ningún servidor público de la OAP ni de las Procuradorías es parte o tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto del contrato objeto de esta factura y de ser parte o tener interés en las ganancias o beneficios producto del contrato ha mediado una dispensa previa. La única consideración para suministrar los bienes o servicios objeto del contrato ha sido el pago acordado con el representante autorizado de la agencia. El importe de esta factura es justo y correcto. Los trabajos de construcción han sido realizados, los productos han sido entregados (los servicios prestados) y no han sido pagados." E. Órdenes de Compra 1. Toda compra de equipos, materiales, piezas y servicios al comercio local o extranjero, se formalizará mediante la emisión de órdenes de compra, debidamente firmadas por el Comprador y el Director de Compras, en estricto acuerdo con las negociaciones efectuadas por los proveedores. 2. El Director de Compras deberá llevar el Registro de Solicitud de Compras Mediante Desembolsos Especiales. En toda compra que se realice por el proceso de desembolso especial o de emergencia deberá mantenerse documentación suficiente y adecuada que justifique las razones para prescindir del requisito de emitir una orden de compra. Dicha documentación formará parte de los documentos requeridos para emitir el desembolso de pago. 3. Se podrá prescindir del requisito de emitir una orden cuando la compra requiere el pago por anticipado, en cuyo caso se preparará una Solicitud de Desembolso o cuando se trate de una emergencia conforme al Inciso E de este Artículo. 4. En aquellos casos en que luego de emitida una orden de compra surjan circunstancias no previstas que ameriten cambios, ya sea en precios, cantidad, especificaciones u otras condiciones, el Director de Compras dará instrucciones al Comprador para que expida una notificación de cambio a la orden emitida. Una copia de la notificación de cambio se enviará al Director de la Administración Auxiliar de Asuntos Administrativos junto con una breve explicación de las razones para expedir la misma. Se dejará una copia de la notificación de cambio en el expediente de la Orden de Compra. 5. Se podrán emitir órdenes de compras abiertas en las siguientes circunstancias: a. Cuando no se pueda determinar con exactitud en forma previa a la emisión de la orden, la cantidad de los equipos, materiales, piezas 0 servicios que se desea adquirir. b. Cuando el periodo para el suministro de los servicios, piezas, materiales y equipos no exceda de noventa (90) días. C. Cuando el suplidor someta una cotización estimada por estar en efecto un constante cambio en precio o se desconozcan los materiales necesarios para ofrecer un determinado servicio. 6. El cierre de una orden de compra abierta se hará mediante la emisión de una notificación de cambio en orden de compra. 7. Las órdenes de compra oficiales de la OAP consistirán de original y una copia que se distribuirán como se señala a continuación: a. Original - Suplidor b. Copia Expediente de la Sección de Compras 8. En toda orden de compra emitida deberá incluirse en forma impresa lo siguiente: "Se emite esta orden de compra con el entendimiento de que el proveedor ha cumplido o cumplirá con las normas emitidas por la OAP mediante el Reglamento de Compras, las cuales le fueron suministradas." E. Compras de Emergencia, Urgencia o Bienes y Servicios Especiales 1. En situaciones de emergencia se podrá prescindir del procedimiento ordinario establecido en este Reglamento. En estos casos se requerirá la autorización escrita del Administrador de la OAP y formará parte del expediente de compra una justificación por escrito. El Administrador de la OAP autorizará al Director de la Administración Auxiliar de Asuntos Administrativos para que éste ordene que se tramite una orden con carácter de preferencia simultáneamente con la compra, o si es factible, que se tramite rápidamente el pago en forma directa mediante Solicitud de Desembolso a través de la Sección de Finanzas. 2. Una vez autorizados, los casos de emergencia se procesarán prioritariamente con las cotizaciones que en el menor tiempo posible se logren obtener. 3. En casos donde se requiera la adquisición de bienes o servicios especiales, el Administrador o aquel funcionario designado por éste, podrá iniciar el proceso de compra del bien o servicio, debiendo referir el asunto tan pronto le sea posible al trámite ordinario de compras, para la culminación del proceso. 4. Una vez cese la situación de emergencia, el Comprador deberá obtener cotizaciones adicionales para cumplir con el mínimo establecido en el Artículo VIII, Sección B de este Reglamento. F. Recogido y/o Entrega de Mercancía El recogido y entrega de la mercancía se hará conforme se indique en la Orden de Compra. G. Reclamaciones y/o Devolución de Mercancía 1. Área de Recibo a. El Receptor verificará si los bienes y materiales adquiridos cumplen con las especificaciones solicitadas. b. Si el Recepor detecta alguna irregularidad, deberá: (1) Notificar de inmediato al Supervisor de Almacén y al Director de la Administración Auxiliar de Asuntos Administrativos si se recibió cantidad adicional a lo indicado en la Orden de Compra o mercancía de órdenes de compras canceladas. (2) El Supervisor de Almacén deberá notificar al Director de la Administración Auxiliar de Asuntos Administrativos para que este último determine la acción a seguir, según sea el caso. C. El Receptor utilizará un formulario de Informe de Recibo y no copia del formulario de la Orden de Compra al recibir los bienes comprados. 2. Devolución de Mercancía a. Con la aprobación previa del Director de las Administración Auxiliar de Asuntos Administrativos y previa instrucción a esos efectos al Director de Compras, el Comprador que procesó la Orden de Compras deberá comunicarse con el suplidor responsable para devolver o cambiar la mercancía. b. La OAP no será responsable por los costos de envío de la devolución si el error es responsabilidad del suplidor. C. El Comprador deberá conseguir la aprobación de la compañía, por escrito, para comenzar el trámite de devolución. Coordinará con el área de recibo la devolución y se comunicará con el acarreador para el recogido de la mercancía o coordinará con la compañía, con fecha exacta, el recogido por parte del acarreador de la compañía.