FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE LA SECCION DE

COMPRAS Las funciones y actividades de la Sección de Compras serán responsabilidad del Director de Compras y del personal que le haya sido asignado. Dichas funciones y actividades se exponen a continuación: A. Conservar en forma ordenada las órdenes de compras. Cada orden de compras deberá tener copia de la requisición que fue suministrada por la oficina peticionaria y el original del Registro de Cotización debidamente firmado por el Comprador y el Director de Compras. Las órdenes de compras que excedan el valor de tres mil dólares (3,000.00) deberán incluir copia de la requisición que fue emitida por la oficina peticionaria, copia de la hoja del Registro de Cotizaciones y las cotizaciones escritas entregadas por los licitadores. B. Mantener listas e historial de suplidores en relación a precios, responsabilidad, solvencia, cumplimiento, garantías o cualquier otro dato que pueda afectar la entrega de material y/o servicio de importancia para la operación eficiente de la OAP y las Procuradorías. C. Estar alerta con relación al movimiento de suplidores y mercado de nuevos productos para conseguir nuevas fuentes de suministro. D. Procesar y distribuir las requisiciones entre los compradores de la OAP, a manera de agilizar y acelerar los procedimientos. E. Mantener un registro de licitadores que incumplan los términos y condiciones establecidas en las compras. F. Previa autorización del Director de la Administración Auxiliar de Asuntos Administrativos, ejercer todas las gestiones para las compras por medio de los siguientes procesos: 1. Desembolsos Especiales 2. Compras de Emergencia ARTICULO VIII - DEBERES Y RESPONSABILIDADES A. Director de Compras 1. Administrar y coordinar los recursos y personal de la Sección de Compras, a los fines de cumplir con este reglamento. 2. Asegurar que las compras se realicen con premura y eficiencia. 3. Evitar que ocurran situaciones de falta o escasez de materiales en coordinación con el Área de Almacén. 4. Procesar toda requisición y emitir todas las órdenes de compra para la adquisición de equipo, piezas, materiales, bienes y/o servicios, hasta un máximo de treinta mil dólares ($30,000.00). 5. Compras en exceso de treinta mil dólares ($30,000.00) se regirán en primera instancia por el Reglamento de la Junta de Subastas. Una vez hecha la adjudicación, el procedimiento para efectuar la compra se regirá por las disposiciones de este reglamento. 6. Informar al Director de la Administración Auxiliar de Asuntos Administrativos aquellas gestiones de compra para las cuales no ha sido posible obtener más de una cotización y/o compras de emergencia. 7. Mantener informado al Director de la Administración Auxiliar de Asuntos Administrativos de la OAP de la labor realizada por la Sección de Compras para cumplir con este reglamento. 8. Gestionar continuamente listas de precios, cotizaciones, catálogos e información técnica de posibles suplidores de equipo, materiales, bienes y/o servicios que son usualmente requeridos por las áreas, divisiones u oficinas de la OAP. 9. Mantener expedientes actualizados relacionados con las requisiciones de las áreas, divisiones u oficinas de la OAP y de las Procuradorías, que incluyan, pero no se limiten, a historial de calidad y servicio de los suplidores, lista de precios, cotizaciones, catálogos e información técnica. 10. Mantener un Registro de Cotizaciones debidamente completado por el Comprador y firmado por éste y el Director de Compras. 11. Preparar un resumen de ofertas como evidencia de que se completó el proceso de solicitud de cotizaciones de precio. 12. En aquellos casos en que el equipo, materiales, piezas, bienes y/o servicios sean adquiridos con fondos federales se deben mantener expedientes individuales, separados de los expedientes de compras con fondos estatales, que detallen el historial y procedimiento de adquisición utilizado. 13. Requerir garantía cuando los suplidores solicitan los pagos por adelantado. 14. Para cada requisición, evaluará todas las cotizaciones disponibles, cumplimiento con las especificaciones, precio cotizado y descuentos aplicables, la calidad y aplicabilidad de los equipos, materiales, piezas, bienes y/o servicios, las garantías y servicios de mantenimiento ofrecidos y la responsabilidad económica y de cumplimiento del licitador. 15. Tramitar el envío de la Orden de Compra al licitador por el medio más expedito y seguro. 16. Tramitar reclamaciones o cancelaciones relacionadas a las órdenes de materiales, piezas, equipos, bienes y/o servicios. 17. Dar seguimiento a las órdenes enviadas para asegurar que: a. El licitador la recibió y aceptó las cantidades, precios y fechas de entregas. b. Embarquen o entreguen la orden o rindan el servicio, según las condiciones de la orden. C. Los problemas de transportación que puedan demorar la entrega sean resueltos. 18. Evitará que ocurran situaciones de falta o escasez de materiales en la OAP y las Procuradorías. 19. Mantener un archivo de las requisiciones por áreas, divisiones u oficinas de la OAP y las Procuradorías para darle seguimiento. B. Comprador 1. Recibir y procesar, en forma rápida, las requisiciones de equipos, materiales, bienes y/o servicios sometidas por las áreas, divisiones u oficinas de la OAP y de las Procuradorías. 2. Negociar con los suplidores y establecer un tiempo de entrega mínimo, de acuerdo con la urgencia de la compra. Todo suplidor debe cumplir con la fecha establecida. 3. Para cada requisición, evaluará todas las cotizaciones disponibles para seleccionar el licitador a adjudicársele la orden de acuerdo a: a. Cumplimiento con las especificaciones. b. Precio cotizado y descuentos aplicables. C. Calidad y aplicabilidad de los equipos, materiales, bienes y/o servicios. d. Garantías y servicios de mantenimiento ofrecidos. 4. Gestionar el recogido de la carga o mercancía en los terminales aéreos o marítimos o en los almacenes del suplidor cuando estos servicios de transportación no formen parte del precio cotizado. C. Receptor 1. Recibir solo aquellos bienes, obras y servicios para los cuales esté autorizado. 2. Cumplimentar los formularios de trámite de recibo. 3. Expedir recibos, certificar facturas y firmar documentos de entrega de los suplidores. 4. Preparar los informes que se requieran. 5. Cotejar los bienes recibidos contra los documentos que reflejan lo solicitado y tramitar su despacho inmediato al peticionario. 6. Llevar un inventario de lo recibido durante el año. 7. Notificar al Encargado de la Propiedad de la OAP de todo equipo recibido para su control y registro. 8. Informar al Comprador de cualquier irregularidad o incorrección en le Orden de Compra. 9. El Receptor Auxiliar deberá rendir informes mensuales al Receptor Oficial. 10. El Receptor Oficial rendirá un informe semestral a la Sección de Compras. D. Guía de Conducta del Área de Compra 1. Toda negociación se llevará a cabo de forma ética, irreprochable, mostrando completa imparcialidad sin trato preferente alguno. 2. Los funcionarios o empleados en quienes el Administrador delegue la función 0 la supervisión de la actividad de compras, así como cualquier otro empleado que participe en dicho proceso, no podrán solicitar ni aceptar, directa o indirectamente para él ni para algún miembro de su unidad familiar, regalías, favores, prestar 0 tomar dinero prestado de firma comercial o individuo alguno que provea servicios o suministros a la OAP y las Procuradorías. 3. El Comprador y cualquier otro funcionario o empleado de la OAP que participe en el proceso de compras, deberá actuar siempre correcta e íntegramente en la administración de los fondos y la propiedad pública. Esta exigencia de corrección en la conducta de los funcionarios y empleados de la OAP se extenderá al ámbito de la apariencia. Una impresión equivocada no sólo puede afectar el buen nombre de una persona, sino el de la OAP y de los compañeros de trabajo. 4. Tratar profesional y respetuosamente a todos los proveedores y exigir lo mismo de éstos en todo momento. 5. Divulgar toda la información necesaria para que los proveedores puedan hacer un juicio informado en sus cotizaciones. 6. Ofrecer a todos los proveedores igualdad de términos y condiciones. 7. Utilizar criterios uniformes para evaluar los productos o servicios. 8. Cumplir con todo lo dispuesto en el Reglamento de Compras y cualquier orden administrativa o norma implantada en la OAP que sea aplicable al proceso de compras. 9. No intervenir en asuntos en que tenga interés personal o económico 0 en situaciones que puedan dar indicio o apariencia de un conflicto de intereses.