DEBERES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA JUNTA DE

SUBASTAS A. Deberes Generales de Todos los Miembros: 1. Asistir a todas las reuniones de la Junta de Subastas. 2. Inhibirse de su derecho a voto en cualquier determinación cuando existan relaciones de parentesco o amistad estrecha con cualquier Licitador en una subasta, que pueda dar apariencia de favoritismo, preferencia 0 parcialidad 3. Participar activamente en la evaluación de las ofertas aportando sus conocimientos con el propósito de hacer la mejor selección en beneficio de la OAP y las Procuradorías. B. Deberes del Presidente de la Junta de Subastas: 1. Dirigir los procedimientos de la Junta de Subastas. 2. Convocar y presidir las reuniones de la Junta de Subastas. 3. Velar por el buen funcionamiento de la Junta de Subastas. 4. Representar la Junta de Subastas en todas aquellas funciones inherentes a su cargo. 5. Preparar junto con el Scretario el calendario de sesiones para la apertura de Subastas. 6. Identificar la necesidad de asesoramiento técnico especializado. 7. Solicitar al Administrador de la OAP que nombre un Comité Técnico en los casos que sea necesario. 8. Es responsable de que se cumpla con el procedimiento para la celebración y Adjudicación de las Subastas de conformidad con el presente Reglamento. 9. Cumplir con toda otra función que expresamente requiera éste Reglamento. 10. Hacer petición de nombramientos al Administrador de Comités Técnicos para evaluar solicitudes en aquellos casos que lo ameriten. C. Deberes del Vicepresidente de la Junta de Subastas Sustituir al Presidente de la Junta cuando el mismo esté ausente, en cuyo caso cumplirá con los deberes del Presidente. Deberá cumplir también con los deberes generales de todos los miembros. D. Deberes del Secretario de la Junta de Subastas: 1. Citar a las reuniones de la Junta de Subastas. 2. Tomar las minutas de las reuniones y levantar las Actas sobre los asuntos, acuerdos, recomendaciones y adjudicaciones efectuadas en la misma (en caso de que aplique); y sobre todos los procedimientos 0 eventos en el que participe al menos un miembro de la Junta. 3. Emitir los Pliegos de Subasta luego de ser estos revisados por la División Legal para sus comentarios y/o sugerencias. 4. Mantener un registro de Actas en el cual se consignen todos los acuerdos, recomendaciones y determinaciones que tome la Junta de Subastas en todas las gestiones convocadas en virtud de este Reglamento. 5. Cotejar todos los informes dirigidos a la Junta de Subastas para asegurarse de que contienen todos los elementos necesarios que permitan tomar la determinación correspondiente. 6. Preparar un registro en todos los procedimientos en que participe personal ajeno a la OAP, donde se consigne la asistencia de los participantes. 7. Preparar un registro separado del establecido en el inciso anterior con un índice de adjudicación de las Subastas celebradas. En este registro se consigna el número correlativo de Subasta, fecha de publicación en periódico de circulación general, fecha de apertura, descripción de los servicios solicitados por subasta, el importe de la misma y el nombre del Licitador a quien se le adjudicó y fecha de la Adjudicación. Este registro será firmado por todos los miembros de la Junta de Subastas y de ser necesario consignar algún comentario o clarificación sobre la Subasta en dicho Registro. 8. Establecer un registro de asistencia de todos los Licitadores que comparezcan a la fecha y hora de la apertura de Ofertas. Este registro incluirá: nombre del compareciente, su firma, entidad o corporación que representa y el puesto que desempeña en la misma. 9. Notificar a la División Legal y a las partes interesadas las adjudicaciones y los acuerdos tomados por la Junta para el posterior trámite correspondiente. 10. Devolver las Fianzas de licitación y reconsideración cuando se suscriba el Contrato con el Licitador agraciado. 11. Mantener récord de toda la correspondencia recibida y despachada por la Junta. 12. Recibir, custodiar y velar por la tramitación adecuada de los expedientes de las Subastas. Custodiar toda la información contenida en los libros, documentos y expedientes de la Junta de Subastas. 13. Custodiar y conservar todos los documentos de subasta una vez la Subasta se adjudique. 14. De ser necesaria una segunda evaluación distinta al Certificado de Elegibilidad emitido por la Administración de Servicios Generales, la Junta de Subastas solicitará al Adminitrador de la OAP o al Director de Finanzas la evaluación de los estados financieros presentados por los Licitadores. E. Deberes de los Vocales: Participar activamente en la evaluación de las ofertas aportando sus conocimientos con el propósito de hacer la mejor selección en beneficio de la OAP y las Procuradorías.