PROCEDIMIENTOS

A. Requisición La oficina o sección administrativa de la OAP o las Procuradorías que requiera de un Bien y/o Servicio a ser adquirido mediante un procedimiento de Subasta, completará una Requisición en la cual hará constar la necesidad de dicho Bien y/o Servicio. La Requisición será remitida al Área de Servicios Generales de la OAP. B. Pliego de Subasta Una vez se determine, de acuerdo con el presente Reglamento, que para la adquisición de un Bien y/o Servicio se requiere de una Subasta, se procederá con lo siguiente: 1. El Director del Área de Servicios Generales preparará la documentación relacionada con el Bien y/o Servicio a ser adquirido mediante el procedimiento de Subasta. 2. El Director del Área de Servicios Generales convocará, mediante el envío de un Pliego de Subasta, a todos los posibles suplidores del Registro Único de Licitadores incluidos en el renglón del Bien o Servicio a ser adquirido. 3. El Pliego de Subasta consignará todos los elementos necesarios para que el Licitador pueda someter su Oferta, considerando principalmente los requisitos que se exponen a continuación: a. Descripciones claras y detalladas de los bienes y/o servicios que se desean adquirir. b. Instrucciones específicas respecto a la forma en que se someterán las Ofertas incluyendo la fecha y hora límite para someter las mismas. C. Los términos y las condiciones que regirán la transacción. Dichos términos y condiciones junto con las especificaciones constituirán la base del Contrato. d. Términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, que sean esenciales para la Adjudicación de la Subasta. e. Lugar, fecha y hora en que se abrirán los sobres de Ofertas e indicaciones sobre la forma en que éstos deben identificarse. f. Condiciones o requerimientos especiales que puedan afectar el proceso de Adjudicación. Por ejemplo, si será necesario someter una muestra del producto para evaluación y cómo se dispondrá de la muestra una vez se efectúe la prueba. g. Criterios de Evaluación para la Adjudicación de la Subasta. h. Términos para Impugnación de la convocatoria y la Adjudicación. i. Toda certificación o documentos especiales que deberán someter los Licitadores como parte de su Oferta. j. Informar que se podrá enmendar el Pliego de Subasta hasta dos (2) días antes de la apertura de las Ofertas. k. Indicar que el Presidente de la Junta de Subastas, podrá posponer o cancelar cualquier Pliego de Subasta, por razones justificadas, notificando a los Licitadores correspondientes hasta veinticuatro (24) horas antes de la fecha y hora fijada para su apertura. 4. También se publicará un Aviso de Subasta en un periódico de circulación general que se edite en Puerto Rico. El Aviso de Subasta deberá indicar la fecha límite para someter Ofertas y la fecha y hora en que se celebrará la Subasta, indicando el lugar exacto donde se abrirán las Ofertas sometidas por los Licitadores. Deberá incluir también una descripción del objeto de la Subasta e indicar el lugar donde pueden conseguir copia del Pliego de Subasta. En los casos en que aplique, se indicará la información sobre la reunión pre- Subasta. El periodo entre la fecha en que se publique el Aviso de Subasta y la fecha en que se abrirán las Ofertas no debe ser menor de quince (15) días, salvo que el Administrador considere que en el mejor interés de la OAP y las Procuradorías, el mismo deba ser reducido. 5. Se mantendrán disponibles copias del Pliego de Subastas para que cualquier otro suplidor que no esté incluido en el Registro Único de Licitadores pueda concurrir. 6. El Presidente de la Junta podrá emitir una invitación de reunión pre- Subasta cuando lo considere conveniente y beneficioso para la OAP y las Procuradorías. C. Presentación de Ofertas 1. Las Ofertas se presentarán en un sobre sellado y conforme a las especificaciones detalladas en el Pliego de Subasta. 2. Bajo ningún concepto se aceptarán Ofertas en fecha y hora posterior a la indicada en el Pliego de Subasta. 3. Los sobres de las Ofertas entregadas a la mano serán recibidos por la Oficina de Correo Interno y serán marcados con el sello oficial de la OAP. En los sobres se indicará también la fecha y hora en que fueron recibidos. Esto se hará mediante ponchador electrónico o en la alternativa, se consignará manualmente con las iniciales del funcionario que recibe la Oferta. 4. Se aceptará una sola Oferta por Licitador. No estará permitido que un Licitador presente varias Ofertas, ya sea a nombre propio o por conducto de alguna de sus subsidiarias o sucursales, o de alguno de sus socios, agentes u oficiales. 5. Una vez recibidas las Ofertas, estas permanecerán bajo la custodia del supervisor de la Oficina de Correo Interno de la OAP hasta la fecha y hora establecida para la celebración de la Subasta. Una vez celebrada la Subasta, el Secretario de la Junta de Subastas asumirá la custodia de las mismas. D. Pre-Subastas: 1. La Junta de Subastas, a los mejores intereses de la OAP y las Procuradorías, podrá celebrar pre-Subastas antes del momento de apertura de las Ofertas. Durante su celebración, se requerirá de la presencia del Secretario de la Junta y por lo menos otro miembro de la Junta de Subastas. 2. Toda pre-Subasta tendrá el propósito de aclarar a los Licitadores las dudas que surjan en torno al Pliego de Subasta. También se le advertirá a los Licitadores que está prohibido el tener contacto con los miembros de la Junta de Subastas luego de concluida la misma y al momento en que los miembros estén en proceso de deliberación de Ofertas. 3. Se establecerá un periodo y fecha límite para suministrar preguntas escritas. Toda pregunta 0 solicitud de documentos presentada por los Licitadores a la Junta de Subastas será canalizada por medio del Secretario de la Junta. 4. Toda pregunta escrita y sometida a la consideración de la Junta de Subastas, a través del Secretario, será contestada antes del término establecido en la pre-Subasta para suministrar preguntas escritas. Tanto la pregunta como la contestación se le ofrecerá a los demás Licitadores para su beneficio y para añadir transparencia al proceso. 5. El Secretario de la Junta de Subastas será responsable de levantar un Acta del proceso de pre-Subasta y de conservar un registro de los presentes. 6. Cualquier Oferta presentada por los Licitadores en el proceso de pre- Subasta se entenderá por no presentada, no figurará en los archivos y no se tomará en consideración al momento de adjudicar. E. Pre-cualificación de Licitadores 1. Cuando el Administrador determine precualificar a los Licitadores prospectivos, la OAP emitirá un Aviso de Cualificación que incluirá: la hora y la fecha para el recibo de las Declaraciones de Cualificación, y la dirección de la oficina a la cual dichas Declaraciones de Cualificación se enviarán; la naturaleza del trabajo o servicio y el alcance del Contrato, incluyendo los requisitos generales de rendimiento, si aplican; y los Criterios de Evaluación. 2. Se publicará un Aviso de Cualificación por lo menos una vez, y no menos de catorce (14) días antes de la fecha especificada en dicho Aviso para el recibo de las Declaraciones de Cualificación, en uno (1) o más periódicos de circulación general en Puerto Rico. Además de la información que se requiera específicamente en el Aviso de Cualificación, cada Declaración de Cualificación describirá la experiencia del Licitador proveyendo bienes y/o servicios de la misma naturaleza o similar a los solicitados. Deberá incluir también la información financiera del Licitador, su capacidad para conseguir fianzas y cualquier otra información que pueda ser relevante a sus cualificaciones para proveer los bienes y/o servicios solicitados. 3. La Junta de Subastas evaluará las Declaraciones de Cualificación de acuerdo a los Criterios de Evaluación y tomará una determinación sobre la cualificación del Licitador para recibir el Pliego de Subasta o la Solicitud de Propuesta. Además, la OAP puede requerirle a un Licitador a que someta información adicional sobre su organización, equipo, entre otros. Los Licitadores que sometan las Declaraciones de Cualificación en cumplimiento con el Aviso de Cualificación recibirán un aviso donde se les informará si están o no cualificados. La OAP puede contratar a un individuo o compañía para ayudar en la preparación del Aviso de Cualificación y en la evaluación de las Declaraciones de Cualificación, una vez recibidas. Las entrevistas con todos los Licitadores se podrán llevar a cabo antes de designar los Licitadores cualificados, aunque las mismas no se requieren. En caso de que se lleven a cabo las entrevistas, levantará un Acta al respecto y la cual se unirá al expediente. 4. En aquellos casos en que el Administrador determine precualificar a los Licitadores y se haya publicado el correspondiente Aviso de Cualificación, no será necesario publicar posteriormente un Aviso de Subasta. Sólo los Licitadores precualificados podrán recibir el Pliego de Subasta o la Solicitud de Propuesta. 5. El Aviso de Cualificación estipulará el período de tiempo durante el cual tendrá vigencia la determinación de precalificación de un Licitador o proponente prospectivo. F. Comité de Evaluación 1. En el ejercicio de su discreción, el Administrador de la OAP podrá establecer un Comité de Evaluación para las Subastas que utilicen el Procedimiento Alterno de Selección según se establece en el Artículo XXV de este Reglamento. 2. El Comité de Evaluación estará compuesto de un número impar de miembros designados todos por el Administrador. Los miembros pueden o no ser oficiales o empleados de la OAP. Entre los miembros, sin embargo, habrá al menos un miembro de la Junta de Subastas, el cual podrá ser el Secretario o el Presidente de ésta. El Administrador de la OAP designará de entre los miembros del Comité de Evaluación un Presidente y un Secretario. Dicho Secretario no tendrá que ser miembro del Comité de Evaluación. Las designaciones para el Comité de Evaluaciones se deberán realizar por escrito. 3. El Comité de Evaluación tendrá las siguientes funciones: a. Evaluar las Propuestas que le refiera la Junta de Subastas y hacer recomendaciones a esta con relación a cada Propuesta. b. Mantener un libro de Actas y otros registros en los cuales se expliquen las Propuestas recibidas y las decisiones y recomendaciones del Comité de Evaluación. C. Llevar a cabo cualquier otra tarea relacionada con el proceso de selección que se expone en este Reglamento, según lo requiera el Administrador.