- ADJUDICACIÓN DE SUBASTAS

A. Evaluación de Ofertas o Propuestas: La Junta de Subastas examinará y evaluará todas las Ofertas o Propuestas antes de adjudicar la Subasta. En este proceso, la Junta podrá ser asesorada por el Jefe 0 Director de Área u Oficina de la OAP, un Comité Técnico, otro funcionario, empleado y/o consultor externo, según considere conveniente. B. Criterios de Evaluación: En la evaluación de Ofertas o Propuestas para adjudicar una Subasta, la Junta considerará los Criterios de Evaluación que se expresen en el Pliego de Subasta o en la Solicitud de Propuesta junto con lo siguiente: 1. La exactitud con la cual el Licitador ha cumplido con las especificaciones, los términos y las condiciones del Pliego de Subasta o Solicitud de Propuesta. 2. La calidad de los Bienes y/o Servicios ofrecidos y cómo éstos cumplen con las especificaciones y satisfacen las necesidades establecidas. 3. Si el precio es competitivo y comparable con el prevaleciente en el mercado. Además, aplicar el por ciento de preferencia establecido si la persona o la entidad ha presentado una Resolución de la Junta de Inversión. 4. La solvencia económica del Licitador y las experiencias de la OAP con el cumplimiento de Contratos anteriores de naturaleza igual o similar. 5. La experiencia de otras entidades gubernamentales con Contratos suscritos con el suplidor. La recomendación sobre este particular deberá constar por escrito. 6. El término de entrega más próximo, si éste se ha hecho constar como condición en el Pliego de Subasta o la Solicitud de Propuesta. C. Procedimiento: 1. Una vez la Junta de Subastas examine cuidadosamente todas las Ofertas o Propuestas recibidas, someterá sus recomendaciones al Administrador de la OAP con la mayor rapidez posible y dentro de los períodos de opción establecidos en el Pliego de Subasta o en la Solicitud de Propuesta. Toda recomendación de Adjudicación hecha por la Junta de Subastas requerirá de la aprobación del Administrador. 2. En el caso de Subastas para ventas, la Junta de Subastas hará sus recomendaciones al Administrador de la OAP para que se adjudique al mejor postor, teniendo en consideración, no solamente el monto de la Oferta o Propuesta, sino todas las condiciones y circunstancias que la hagan más beneficiosa. 3. En caso de que los precios, demás condiciones y términos de las Ofertas o Propuestas sean idénticos en circunstancias en que no haya otra forma justa para hacer la Adjudicación, ésta se hará por sorteo o mediante pujas a viva voz, según lo determine la Junta de Subastas. En las pujas a viva voz tomarán parte solamente las personas que hubieren presentado las Ofertas o Propuestas idénticas. Los Licitadores cuyas Ofertas o Propuestas sean idénticas serán previamente citados con suficiente anticipación para permitirles asistir. 4. La Junta de Subastas no recomendará que se adjudique una Oferta o Propuesta al Licitador más bajo cuando dicho Licitador, al habérsele adjudicado Contratos anteriores en la OAP, haya incumplido con los términos y condiciones establecidos en los mismos. No se hará recomendación de Adjudicación a aquel Licitador que sistemáticamente haya dejado de cumplir con las entregas y los términos estipulados en los pliegos y cuando los expedientes de la Sección de Compras demuestren con hechos comprobados que el postor más bajo no está en condiciones de cumplir con las exigencias del Contrato o que de alguna forma haya defraudado a la OAP. Igualmente, no se hará recomendación de Adjudicación a ningún Licitador cuando la Junta de Subastas entienda que la misma no persigue los mejores intereses de la OAP y las Procuradorías. 5. El hecho de que un Pliego de Subasta o Solicitud de Propuesta requiera precios por partidas, no facultará a la Junta de Subastas a rechazar una Oferta o Propuesta integral si, en igualdad de otras consideraciones y al comparar el total de dicha Oferta o Propuesta, esta resulta más baja que la suma de las partidas más bajas de todos los demás Licitadores. En otras palabras, en igualdad de otras consideraciones, la Adjudicación se hará a la Propuesta que resultare más baja, bien sea partida por partida, o mediante la combinación de grupos de partidas que estén dentro de las estipulaciones de la solicitud de cotizaciones. 6. Después de abiertas las Ofertas o Propuestas, la Junta de Subastas no podrá cambiar ninguno de los términos o condiciones del Pliego de Subasta o de la Solicitud de Propuesta, ni se permitirá a ningún Licitador modificar su Oferta o Propuesta. 7. En caso de error en el cómputo total de los precios unitarios, el montante del precio unitario regirá para los efectos de la Adjudicación. 8. Para salvaguardar los intereses de la OAP y las Procuradorías, la Junta de Subastas no recomendará la división o prorrateo de la cantidad de la partida empatada entre los Licitadores, a menos que medien circunstancias especiales. 9. La aceptación de una Oferta o Propuesta constituye un rechazo tácito de todas las demás Ofertas o Propuestas que hayan sido sometidas por los Licitadores. Una vez adjudicada, se notificará a los Licitadores no agraciados sobre la decisión tomada por la Junta de Subastas. En esta notificación se deben consignar las razones para tal determinación. 11. Toda Oferta o Propuesta sometida, que condicione, cambie o modifique las condiciones establecidas en el Pliego de Subasta o en la Solicitud de Propuesta, será rechazada por la Junta de Subastas. 12. Las decisiones se tomarán por la mayoría de los miembros, disponiéndose que en caso de constituirse la Junta de Subasta con tres (3) miembros, las decisiones deberán ser por unanimidad. D. Rechazo de Oferta o Propuesta más Baja: La Junta podrá rechazar la Oferta o Propuesta de precio más bajo cuando ocurra una o varias de las condiciones siguientes: 1. La Junta tenga conocimiento y exista evidencia de que el Licitador que hace la Oferta o Propuesta más baja no haya dado cumplimiento satisfactorio a Contratos otorgados anteriormente con la OAP. 2. Cuando las pruebas efectuadas a las muestras de los Bienes reflejen una calidad inferior a las especificaciones del Pliego de Subasta o Solicitud de Propuesta. 3. Cuando se tenga conocimiento de que el Licitador también haya incumplido con los Contratos otorgados con agencias gubernamentales y se tenga prueba por escrito de ello. 4. Cuando la Oferta o Propuesta no cumpla con las especificaciones, los requisitos y términos de la Subasta, 0 no se incluya la firma autorizada del Licitador. 5. Cuando la experiencia previa de la OAP con la garantía o el funcionamiento del renglón ofrecido no haya sido satisfactoria. 6. Las razones por las cuales se rechace la Oferta o Propuesta más baja en precio se harán constar detalladamente en la minuta de la reunión de la Junta de Subastas en la cual se efectúe la Adjudicación. E. Término de Entrega como Criterio Adicional de Evaluación: 1. Si en el Pliego de Subasta o en la Solicitud de Propuesta no se ha hecho constar que se considerará la premura con la que se entreguen o provean los Bienes y/o Servicios solicitados como criterio principal para la Adjudicación, no se podrá rechazar la oferta que mejor cumpla con las especificaciones, los términos y condiciones del Pliego de Subasta o Solicitud de Propuesta y más baja en precio, para adjudicarla a un Licitador que ofrezca un precio más alto por este ofrecer una entrega más rápida. 2. En casos excepcionales en que, luego de la apertura de la Subasta, el Administrador determine que el término de entrega puede afectar adversamente el desarrollo de las actividades en la OAP y las Procuradorías, éste se constituirá en uno de los criterios que se considerarán al evaluar las Ofertas o Propuestas. El Secretario de la Junta de Subastas notificará a los Licitadores que el término de entrega será uno de los criterios para la Adjudicación y les dará un término de veinticuatro (24) horas para enmendar dicho término de entrega. Se consignará por escrito la justificación de tal acción, y ésta deberá formar parte del expediente de la Subasta. F. Preferencia: 1. La Preferencia se establecerá de acuerdo a la Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, según enmendada, conocida como la "Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña. Para conceder la Preferencia se cumplirá con las condiciones siguientes: a. El Licitador establecerá Preferencia mediante la presentación de la Resolución de la Junta de Inversión, conjuntamente con los documentos de ofertas de precios. b. En la Resolución deberá marcar el renglón 0 renglones a los cuales se les ha concedido la preferencia que solicita. C. No se considerarán solicitudes de Preferencia que no se acompañen de los documentos solicitados para los casos de Preferencia según establecidos en los incisos 1 y 2 anteriores. d. No se considerarán solicitudes de Preferencia con posterioridad a la fecha y hora establecida para la apertura de las ofertas. 2. El por ciento de Preferencia se aplicará al precio ofrecido por el producto y el precio que resultare será comparado con los otros precios para determinar las ofertas más bajas. Cualquier suplidor a quien no se haya adjudicado la Preferencia concedida por la Junta de Inversión, podrá presentar una solicitud de reconsideración ante la Junta de Reconsideración de conformidad con el procedimiento establecido en el Artículo XXI del presente reglamento. G. Adjudicación de la Subasta: La Junta evaluará las Ofertas 0 Propuestas y cómo éstas cumplen con los Criterios de Evaluación establecidos en las especificaciones, los términos y las condiciones indicadas en el Pliego de Subasta o la Solicitud de Propuesta, conforme al orden decreciente en que éstos fueron enumerados. Seleccionará el Licitador o los Licitadores que mejor cumplan con los criterios establecidos y de ser más de uno, adjudicará la Subasta a favor del Licitador seleccionado que ofrezca el precio más bajo. Para los casos en que solo se reciba una Oferta o Propuesta, la Junta de Subastas completará un análisis previo a la Adjudicación de la Subasta a los efectos de determinar que el precio ofrecido por el Licitador que sometió dicha Oferta o Propuesta es justo y razonable. H. Notificación de la Adjudicación: Una vez la Junta tome la decisión final, el Secretario notificará por escrito al Licitador a quien se adjudicó la Subasta y a cada uno de los Licitadores que concurrieron, dirigiendo la misma a las personas que designaron oficialmente en el acto de apertura de Subasta. La notificación deberá incluir lo siguiente: 1. Los nombres de todos los Licitadores que participaron en la Subasta y un resumen de sus Ofertas o Propuestas. 2. Los criterios utilizados para la Adjudicación de la Subasta. 3. Las especificaciones, los términos y las condiciones que no cumplió o satisfizo dicho Licitador no seleccionado. 4. En la notificación de Adjudicación de todo suplidor que haya solicitado la aplicación del por ciento de Preferencia, se incluirá una certificación de que dicho por ciento se tomó en consideración en el proceso de Adjudicación. 5. El derecho de solicitar reconsideración a la Junta de Reconsideración y el término para presentar dicha reconsideración de conformidad con el Artículo XXIV del presente reglamento. 6. La comunicación se enviará por correo certificado con acuse de recibo. 7. El Secretario de la Junta notificará también a la División Legal sobre la Adjudicación. Cuando transcurran los cinco (5) días laborables concedidos para la reconsideración de la Adjudicación de la Subasta, se efectuará la devolución de las Fianzas de licitación presentadas por los Licitadores no agraciados, las cuales custodia la División de Finanzas.