PROCEDIMIENTO ALTERNO DE SELECCIÓN

A. Cuando el Administrador determine que la selección deberá estar basada en las cualificaciones y experiencia del proveedor y no en el precio, el Bien y/o Servicio se solicitará a través de la emisión de una Solicitud de Propuesta la cual será enviada a los Licitadores precualificados conforme al Artículo XVIII(C) de este Reglamento. La Solicitud de Propuesta incluirá: 1. Una descripción del Bien y/o Servicio requerido, el programa de entrega o rendimiento, los requisitos de inspección y aceptación, si alguno y los términos y condiciones a figurarse en el Contrato; 2. Una descripción e itinerario del proceso de selección; 3. Instrucciones y formularios para la preparación de la Propuesta; 4. Cualquier opción requerida u opción permitida, adiciones o alternativas; 5. Identificación de los Criterios de Evaluación de las Propuestas; 6. Si aplica, una declaración general acerca de cómo se determinarán los Límites Competitivos; 7. Una declaración acerca de cuándo y cómo se deben someter los precios; 8. Si es adecuado, una declaración sobre cualquier fondo u otras condiciones, contingencias, aprobaciones, autorizaciones o certificaciones que se requieren para otorgar o ejecutar el Contrato; 9. Una descripción de la manera en la cual las Propuestas se someterán, incluyendo cualquier formulario para dicho propósito; 10. Una fecha límite y hora para la entrega de Propuestas la cual le provea a los Licitadores un periodo de tiempo razonable para su preparación y el lugar donde se deberán entregar lasmismas; y 11. Cualquier otra información que pueda ser útil a, o pueda requerirse de los Licitadores. B. Proceso de Evaluación de Propuestas 1. Los Licitadores podrán solicitar la clarificación o interpretación de la Solicitud de Propuestas, sólo de acuerdo a lo siguiente: a. Antes de la fecha límite para someter sus Propuestas, los Licitadores podrán pedir por escrito a la OAP una clarificación 0 interpretación sobre cualquier aspecto o excepción de cualquier requisito de la Solicitud de Propuesta. La OAP no responderá a pedidos verbales, excepto aquéllos que se hagan en una conferencia sobre la Solicitud de Propuesta. Las respuestas verbales que se den en las conferencias sobre la Propuesta se considerarán no oficiales. La OAP preparará un resumen de cada conferencia que contendrá las respuestas de la OAP, si algunas. Cualquier respuesta verbal en una conferencia sobre la Propuesta que no se confirme en el resumen de dicha conferencia, o en cualquier Addendum subsiguiente a la Solicitud de Propuesta, no se considerará como parte de dicha Solicitud de Propuesta. Cualquier respuesta a pedidos por escrito, la OAP la proveerá en forma de Addendum a la Solicitud de Propuesta y se enviará a todos los Licitadores. Sólo respuestas por escrito provistas como Addendum serán oficiales; otro tipo de comunicación con cualquier oficial, empleado o agente de la OAP no se considerará como parte de la Solicitud de Propuesta. b. La OAP aceptará la modificación a una Propuesta ya recibida solo si la misma se recibe antes de lafecha ímite establecida para someter Propuestas. Todas las modificaciones se harán por escrito y se ejecutarán y someterán en la misma forma que la Propuesta original. 2. Las Propuestas se entregarán a la OAP en o antes de la fecha límite para someter Propuestas de acuerdo a las instrucciones establecidas en la Solicitud de Propuesta. AI recibir las Propuestas, la OAP cumplirá con el siguiente procedimiento: a. Luego de la fecha límite para someter Propuestas, la Junta de Subastas registrará cada Propuesta en sus Actas y abrirá todas aquellas que cumplan con los requisitos establecidos. b. Las Propuestas no se leerán en público. Sólo la identidad de los Licitadores se anunciará cuando se abran las Propuestas. Se mantendrá en forma confidencial todas las Propuestas, evaluaciones, discusiones y negociaciones a través de toda la evaluación y negociación y hasta el momento de la Adjudicación. Sólo los miembros de la Junta y del Comité de Evaluación y cualquier otra persona designada por el Administrador, tendrán acceso a las Propuestas y los resultados de las evaluaciones antes de este período. C. Información sobre la cual se tenga un derecho propietario y cualquier otra información que se identifique como confidencial por parte de los Licitadores, o que de otra forma se deba proteger de su publicación de acuerdo a la ley, no será hecha pública por la OAP en ningún momento. d. Las Propuestas se evaluarán de acuerdo a los Criterios de Evaluación. La Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, podrá seleccionar una Propuesta o varias Propuestas que determine sea, o sean, la o las que mejor sirvan los intereses de la OAP y las Procuradorías. En el caso que se reciba o se seleccione una sola Propuesta, la Junta, de Subastas, con la ayuda del Comité de Evaluación, seguirá el proceso descrito en el Artículo XXV(B)(6) de este Reglamento. En todos los otros casos, la Junta y el Comité de Evaluación evaluarán las Propuestas basadas en los Criterios de Evaluación para determinar qué Propuestas están dentro de los Límites Competitivos. e. Los Licitadores cuyas Propuestas no cayeron dentro de los Límites Competitivos, según la decisión de la Junta, recibirán un aviso por escrito. 3. Los licitadores cuyas propuestas que estuvieren dentro de los Límites Competitivos, según la decisión de la Junta, recibirán un aviso por escrito. Si el Administrador de la OAP ha decidido llevar a cabo discusiones y negociaciones, las mismas se llevarán a cabo conforme a lo siguiente: a. Ninguna declaración hecha, ni acción tomada por la Junta, el Comité de Evaluación o empleado u oficial de la OAP, durante dichas discusiones y negociaciones, se considerará como que obliga a la OAP en nada. b. Cada Licitador, dentro de los Límites Competitivos, será invitado a que asista a una o varias reuniones en privado con la Junta o el Comité de Evaluación para discutir cualquier faceta de su Propuesta y contestar cualquier pregunta específica provista en dicha invitación. El contenido y la extensión de las discusiones entre la Junta o el Comité de Evaluación y cada Licitador los determinará la Junta de Subastas o el Comité de Evaluación basada en hechos y circunstancias particulares de cada Propuesta. El propósito de cada reunión será clarificar y asegurar el entendimiento de los requisitos del Contrato; mejorar los aspectos técnicos de la Propuesta en un esfuerzo que las lleve a cumplir con las especificaciones y requisitos de rendimiento y/o reducir el precio; discutir los datos que avalen el precio y los detalles pertinentes a cada Propuesta que pueda mejorar ésta. C. Los Licitadores que estén dentro de los Límites Competitivos se les otorgará un trato justo e igual en cuanto a la oportunidad de discutir y revisar las Propuestas. Sin embargo, como la información que se trata en dichas reuniones podrá variar en relación a cada proponente, las revisiones o discusiones estarán basadas en hechos y circunstancias particulares de cada Propuesta. d. La Junta, con la ayuda del Comité de Evaluación, podrá: i) Establecer los métodos e itinerarios para llevar a cabo las discusiones y controlar las mismas; ii) Orientar al Licitador sobre deficiencias en su Propuesta para que tenga la oportunidad de satisfacer los requisitos; iii) Intentar aclarar cualquier incertidumbre relacionada con la Propuesta, y de otra forma refinar los términos y condiciones de la misma; iv) Corregir cualquier error que se entienda pueda existir, trayéndolos a la atención del Licitador, tan pronto como sea posible, sin publicar información relacionada con otras Propuestas, o con el proceso de evaluación; v) Proveerle al Licitador una oportunidad razonable para que someta cualquier modificación sobre precio o costo, técnica o de cualquier otra índole a su Propuesta que pueda resultar de las discusiones; y vi) Mantener un registro de la fecha, hora, lugar y propósito de las discusiones y de las personas que asistan a las mismas. e. Luego de cada entrevista o reunión con cualquier Licitador, el Comité de Evaluación redactará una minuta que incluirá todos los elementos importantes de la entrevista o reunión. La minuta formará parte del expediente del proceso. f. El Licitador pondrá por escrito cualquier clarificación verbal sustantiva a una Propuesta. g. Las discusiones y negociaciones se podrán llevar a cabo en todo o en parte a través de comunicaciones por escrito sin reuniones personales ni entrevistas, a discreción de la Junta 0 del Comité de Evaluación. h. Las discusiones escritas o verbales no se tienen que llevar a cabo en los casos en que se pueda demostrar claramente la existencia de una competencia abierta y completa, o de experiencias pasadas sobre precios con el producto o servicio que demuestren que la aceptación de la Propuesta inicial más favorable sin discusión resultaría en el costo total más bajo para la OAP a un precio justo y razonable; disponiéndose que la Solicitud de Propuesta que se enviará a todos los Licitadores los alertará sobre la posibilidad de que se pueda otorgar y adjudicar sin llevar a cabo ninguna discusión, y que la Adjudicación se hará de hecho, sin ninguna discusión escrita O verbal. 4. Luego de dichas discusiones y negociaciones, la OAP podrá solicitar a los Licitadores que cayeren dentro de los Límites Competitivos que sometan enmiendas a las Propuestas ("Best and final offer" o "BAFO") que respondan a las discusiones y negociaciones que se realicen. 5. La OAP mantendrá confidencial todas las discusiones y negociaciones. Ninguna información que tenga que ver con las Propuestas o sus evaluaciones se discutirán con nadie que no sea el Licitador que las sometió antes del otorgamiento del Contrato. 6. En caso que se reciba una sola Propuesta y la Junta encuentre la misma aceptable, la Junta o el Comité de Evaluación llevará a cabo un análisis del precio ofrecido, de costo, o ambos. Se considerará que todo Licitador o proponente consiente a ello al someter su Propuesta para que la OAP realice el análisis mencionado. Dicho análisis formará parte del expediente. El análisis del precio ofrecido se basará en una comparación de precios establecidos en contrataciones o transacciones similares. La comparación se debe hacer con un proyecto de naturaleza similar, que contenga especificaciones similares y en un período de tiempo similar. Si no se puede obtener una comparación de precio similar, la Junta 0 el Comité de Evaluación podrán llevar a cabo un análisis de costo del precio propuesto. Cualquiera de estos análisis y sus resultados no obligarán a la OAP a aceptar dicha Propuesta; y la OAP podrá negociar con el proponente para llegar a un precio ventajoso o rechazar la misma a su sola discreción. En el caso de que dicho análisis de precio 0 costo se lleve a cabo, el Administrador tendrá el derecho de extender la fecha límite para someter Propuestas por un período adicional de hasta noventa (90) días.