Manual para la Clasificación de Confinados.

MANTENIMIENTO DE EXPEDIENTES DE CLASIFICACIÓN I. PROPÓSITO Proporcionar un sistema para que el DCR desarrolle y mantenga expedientes de los confinados. II. EXPEDIENTES DE CONFINADOS A. Tipos de expedientes Existen cinco expedientes oficiales dentro del DCR. Se conservarán expedientes criminales, sociales, de visitas, y de salud en la institución donde está ubicado actualmente el confinado. El quinto, un expediente central (sólo para confinados sentenciados) que incluye copias de la mayor parte de los documentos que obran en los expedientes de Clasificación Social y Criminal del confinado, será conservado en las oficinas centrales del DCR para fines de control y seguridad. B. Conservación de expedientes Los técnicos de récord en cada institución serán responsables de la recopilación y conservación del expediente criminal, y verificarán la precisión de los documentos de sentencia y el auto de prisión, así como el cómputo de la sentencia. Los técnicos de servicios sociopenales serán responsables de la recopilación inicial de todos los demás récords, particularmente los récords de clasificación. Se encomendará a técnicos de servicios sociopenales y técnicos de records específicos la responsabilidad de actualizar y conservar todos los expedientes, a excepción de los expedientes de salud que serán mantenidos por separado por el personal de salud. III. CONTENIDO Los expedientes criminales, sociopenales, de visitas y de salud incluirán todos los documentos requeridos por las políticas y procedimientos del DCR y del Área de Salud, y serán conservados siguiendo las prácticas utilizadas actualmente en todo el sistema. 72 IV. SEGURIDAD Todos los expedientes serán guardados en un archivo cerrado con llave. Los expedientes se conservarán en orden alfabético y permanecerán bajo la supervisión estricta de los técnicos de servicios sociopenales y técnicos de Récord. Si fuera necesario sacar un expediente del archivo, se llenará y firmará un recibo que indique el nombre del empleado y la razón para su uso. Las personas no autorizadas no tendrán acceso a los expedientes del DCR. Solo se podrá divulgar información adicional por alguna de las siguientes razones: 1. Una solicitud oficial proveniente de una entidad del orden público O una agencia gubernamental. 2. Mediante una solicitud por escrito del confinado para que se expida una copia de su expediente al personal correspondiente, a su abogado O una orden del Tribunal. 3. Los expedientes médicos podrán ser examinados por personas que no sean funcionarios O empleados del Área de Salud únicamente con el consentimiento del confinado O mediante una orden del Tribunal. V. LIQUIDACIÓN DE LA SENTENCIA 1. No más tarde de cinco (5) días laborables después de que el confinado haya sido sentenciado, un técnico de récord hará el cómputo O liquidación de la sentencia máxima y mínima del confinado, y le hará entrega de una copia escrita de la misma al confinado. 2. El cálculo de la bonificación por buena conducta de cada confinado será computado con una frecuencia no menor de la que disponga el reglamento de bonificación por buena conducta del Departamento de Corrección, según enmendado, con respecto al sistema de bonificación. El procedimiento para el recómputo de sentencia a base de bonificación por buena conducta será el siguiente: 73 a. Si al computar el tiempo mínimo de una sentencia, después de restar la bonificación por buena conducta y el tiempo que el confinado estuvo encarcelado como sumariado, el resultado es un período de tiempo por cumplir que fluctúa entre (2) meses y seis (6) meses, el Comité de Clasificación y Tratamiento revisará mensualmente los casos que de acuerdo con la ley pueden recibir bonificación adicional por estudio O trabajo. b. Si el balance restante de la sentencia mínima por cumplir es mayor de seis (6) mese pero no mayor de dos (2) años, el Comité de Clasificación y Tratamiento revisará los casos cada cuatro (4) meses, excepto cuando por razón de concesiones previas dicho período de tiempo pase a ser menor de seis (6) meses, la revisión se hará mensualmente. C. SI el balance restante de la sentencia mínima por cumplir es de más de dos (2) años, las revisiones se harán cada seis (6) meses, excepto cuando por razón de concesiones previas dicho período de tiempo pase a ser menor de seis (6) meses, la revisión se hará mensualmente. d. Cuando debido a la deducción general y a la bonificación adicional por estudio O trabajo, el mínimo de la sentencia ya haya sido cumplido, la revisión nueva se hará cada seis (6) meses y afectará sólo el período máximo de las sentencias. Una vez el balance de las sentencias máximas por cumplir sea menor de seis (6) meses, las revisiones se harán mensualmente. 3. Se informará a cada confinado por escrito cada vez que vuelvan a computarse sus sentencias mínima y máxima. 4. Cada vez que se traslade a un confinado, el personal de DCR debe computar otra vez los créditos y deducciones por estudio O trabajo e incluirlos en el expediente del confinado antes de la fecha del traslado. 5. Ningún confinado podrá ser trasladado de una institución a otra sin que vaya acompañado de sus expedientes. En cualquier emergencia, cuando se traslade a los confinados por su seguridad O la seguridad de la comunidad, sus expedientes deben ser enviados incluyendo todos los cómputos hechos nuevamente, no más tarde de cinco (5) días laborables después de la fecha de traslado. 74