Definiciones

Las palabras y frases en este Reglamento se interpretarán, según el contexto y el significado avalado en el uso común y corriente, salvo cuando se les haya dado una definición específica. Las voces usadas en el tiempo presente, incluyen también el 2 futuro; las usadas en el género masculino, incluyen también el femenino y neutral, salvo en los casos que tal interpretación resultara absurda; el número singular, incluye el plural y el plural incluye al singular, siempre que la interpretación no contravenga el propósito de la disposición. Para propósitos de este Reglamento, los siguientes términos tendrán los significados que se expresan a continuación: 5.1 Adjudicación Declaración escrita, mediante la cual la OFSA determina los derechos, obligaciones y privilegios que corresponden a cualquier persona O entidad en relación con el Proceso de Adquisición. 5.2 Agente Comprador Aquella persona, funcionario(a) o empleado(a) de la OFSA, asignado o nombrado por el Coordinador General o su Representante Autorizado, con el propósito de adquirir bienes y servicios no profesionales, a tenor con lo establecido en este Reglamento. 5.3 Bienes Conjunto de suministros, tales como, pero no limitados a, los siguientes: alimentos, material y equipo de oficina, material y equipo de construcción, medios de transporte, maquinaria, material de procesamiento de información, piezas, enseres, accesorios, materiales para dar mantenimiento al equipo adquirido yo todo suministro necesario para el desempeño de un servicio, para el mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades y/o sus residentes o para la realización de una obra o servicio bajo el Programa. 5.4 Carta o Escrito de Recomendación Documento emitido por el Personal Técnico para indicar que el propósito, especificaciones y el uso de los bienes o servicios solicitados, cumplen con los requisitos de este Reglamento. 5.5 Compra Medio de adquirir suministros, materiales, equipos, mejoras permanentes o servicios no profesionales, a cambio de un pago en moneda legal. 5.6 Compra de Emergencia Compra que debe ser efectuada por la OFSA, de forma inmediata, por existir una necesidad en la Agencia que requiere la realización de la misma para asegurar que no se interrumpa o suspenda el funcionamiento del Programa o, cuando por razones de fuerza mayor, resulte imperante asistir a una Comunidad o individuo en dificultades económicas que no le permitan suplir o solucionar una situación específica. Estas 3 compras incluyen, y no se limitan a, los artículos de uso frecuente de la Agencia, necesarios para que ésta pueda cumplir con las obligaciones del Programa. 5.7 Compra por Subasta Informal Procedimiento de Compra, mediante el cual las cotizaciones se solicitan por escrito o por comunicación oral y cuya adjudicación se hace sin tener que cumplir con los requerimientos de una Subasta Formal. El monto total de la compra no excederá la cantidad de ciento noventa y cinco mil dólares ($195,000.00), con excepción de lo dispuesto por Leyes, Reglamentos u Órdenes Ejecutivas emitidas por el Gobernador de Puerto Rico, así como por el Coordinador General, para atender cualquier asunto de emergencia, siguiendo los procedimientos establecidos en este Reglamento. Toda adquisición de bienes y servicios no profesionales que no exceda la cuantía establecida en este Inciso, se deberá llevar a cabo mediante Subasta por Invitación de por lo menos tres licitadores. 5.8 Convocatoria Comunicación oral, escrita o electrónica, mediante la cual se cita o invita a varias personas naturales o jurídicas para que concurran al lugar o acto determinado. 5.9 Contrato Compromiso escrito otorgado entre la OFSA y el Licitador, que de ahí en adelante es denominado el Contratista, mediante el cual la OFSA grava asignaciones de fondos a cambio de: (i) bienes, (ii) trabajo, incluyendo, pero sin limitarse a, trabajo de construcción, y/o (iii) servicios, incluyendo Servicios No Personales, para el beneficio directo del Programa, bajo los Términos y Condiciones que puedan estar incluidos en dicho compromiso escrito. 5.10 Contratista Cualquier persona natural o jurídica que tenga un contrato con la OFSA. 5.11 Aviso de Saneamiento Aviso escrito emitido a un Contratista, a los efectos de que el Contrato podrá ser cancelado por razón de incumplimiento, si la condición que pone en riesgo la ejecución del mismo, no se corrige dentro del número de días especificado en dicho Aviso. 5.12 Coordinador General Coordinador General de la OFSA. 4 5.13 Cotización Respuesta de oferta de precios y condiciones por escrito, de un bien o servicio por parte del Licitador a una solicitud por parte de la OFSA. Dicha solicitud se puede hacer por facsímile, correo electrónico y/o cualquier otro medio de comunicación disponible, excepto la oral. 5.14 Emergencia Se entenderá por Emergencia aquella situación que ocasione necesidades excepcionales e imprevistas de una Comunidad y que requieran la acción inmediata de la OFSA, por estar en peligro la vida, salud o seguridad de una o más personas, estar en peligro de suspenderse o afectarse adversamente el servicio público y estar en peligro de dañarse o perderse la propiedad del Gobierno de Puerto Rico. En todos los casos antes señalados, se podrán tomar las medidas necesarias, en bien del interés público, para realizar compras sin sujeción a los procedimientos establecidos, previa autorización por escrito del Coordinador General y según los criterios que se establezcan en el Reglamento y las Normas que pudiera promulgar el Coordinador General, mediante una Orden Administrativa. 5.15 Especificaciones Conjunto de características primordiales de suministros o servicios no profesionales utilizadas como referencia para cada renglón de cotización o subasta y calidad con que se describen. 5.16 Expediente de Adquisición Contendrá toda la información y/o documentos relevantes, tales como y sin limitarse a, Certificaciones, Determinaciones de Razonabilidad del Precio, Orden de Compra y cualquier Folleto u Hoja de Especificaciones. 5.17 Fianza Es la garantía depositada para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. 5.18 Fianza de Ejecución ("Performance Bond") Garantía requerida al licitador agraciado para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída por una Orden de Compra o un Contrato. La misma debe ser prestada por compañías de seguros, autorizadas por la Oficina del Comisionado de Seguros para hacer negocios en Puerto Rico. 5.19 Licitación Oferta de precios y condiciones por un bien o servicio no profesional, respondiendo el licitador a una Convocatoria a Subasta Informal. 5 5.20 Licitador Cualquier persona natural o jurídica disponible e interesada en contratar y comparecer a la presentación de ofertas para Subastas Informales de la OFSA y para participar como postor, presentando así una Oferta mediante Cotización. 5.21 Licitador Agraciado Cualquier persona natural o jurídica, a quien se le adjudica la buena pro de una o más partidas de una Orden de Compra o en una Subasta Informal. 5.22 Manual de Instrucciones para Licitación Documento o conjunto de documentos que contendrá las instrucciones de cómo presentar una Licitación u Oferta. 5.23 Mercado Abierto Procedimiento especial de adquisición, en el cual se solicitan cotizaciones a licitadores disponibles en el mercado para que suplan los bienes o servicios, según los Términos, Condiciones y Especificaciones establecidas. 5.24 Oferta Se refiere a las Propuestas que sometan los licitadores interesados en la buena pro de una Subasta Informal. 5.25 Oficial Comprador Empleado de la Sección de Compras de la OFSA, bajo las disposiciones de este Reglamento, con las siguientes responsabilidades: (i) Aprobar las Especificaciones, incluyendo los estimados de costos, preparados para cualquier adquisición (ii) Recibir Ofertas y (iii) Llevar a cabo Negociaciones. 5.26 Orden de Cambio Documento oficial tramitado por la Sección de Compras que evidencia y contiene todos los Términos y Condiciones de una Modificación Unilateral hecha por la OFSA a un Contrato u Orden de Compra para legalizar Acuerdos que modifiquen las transacciones. Éste se preparará para toda Modificación o Alteración de los Términos y Condiciones estipulados en el Contrato u Orden de Compra. La Orden de Cambio deberá estar autorizada y firmada por el Coordinador General o Representante Autorizado. 6 5.27 Orden de Compra Documento oficial que emite la Sección de Compras de la OFSA, en el cual se establece precio fijo utilizado para formalizar las Condiciones y Especificaciones de los Bienes o Servicios no Profesionales que se interesa adquirir. 5.28 Partida Desglose de cada uno de los Bienes y/o Servicios no Profesionales que se solicitan en una Orden de Compra o Subasta Informal. 5.29 Personal Técnico Aquel personal nombrado o individuo de corporación contratada para servir como Asesor del Coordinador General y de la Sección de Compras de la OFSA, en el análisis y evaluación técnica para la compra de equipos, suministros o servicios, en aquellos casos, en que por la naturaleza técnica y compleja del asunto, sea necesaria la intervención de personas capacitadas y entendidas en la materia. Este personal podrá asesorar en la redacción de especificaciones y en la evaluación de las cotizaciones u ofertas sometidas. 5.30 Precio Costo o valor de un Bien, Obra o Servicio, reflejado en dólares y centavos. 5.31 Precio Irrazonable Se considerará que un precio es irrazonable cuando el precio que cotiza un licitador es mayor, al ser comparado con el precio promedio en el mercado. 5.32 Precio Razonable El precio normal en el mercado, lo que no impide que cualquier licitador o postor ofrezca un precio menor. 5.33 Reglamento Para efectos de este documento, se refiere al Reglamento de Adquisiciones del Programa "Tu Puedes/La Obra en tus Manos" de la Oficina del Coordinador General para el Financiamiento Socioeconómico y la Autogestión (OFSA). 5.34 Requisición de Compras Documento utilizado por las oficinas de Compras y de Contratos para solicitar la adquisición de un Bien o Servicio no Profesional. Toda requisición deberá ser trabajada por un Agente Comprador, quien pertenece a la Sección de Compras, independientemente de la cuantía de la misma. 7 5.35 Representante Autorizado Todo aquel Funcionario Autorizado por el Coordinador General para ejecutar funciones expresadas en este Reglamento, debidamente aprobado. 5.36 Sección de Compras Es la Unidad Única y responsable de la adquisición de Bienes y Servicios no Profesionales de la OFSA. Será responsable de cumplir con las directrices establecidas en este Reglamento. 5.37 Servicios No Profesionales Significa aquellos servicios cuya prestación principal consista del producto de una labor, en la cual no se requieren conocimientos, destrezas ni habilidades altamente especializadas. Bajo esta categoría se incluyen, pero sin limitarse a, los servicios misceláneos prestados por corporaciones, sociedades, etc., tales como adiestramientos, servicios de mantenimiento y limpieza de las estructuras, servicios de reparación de estructuras, servicios de reparación y mantenimiento de equipo, servicios de limpieza y mantenimiento, arrendamiento de equipo, incluyendo vehículos o maquinaria para trabajos específicos y/o cualquier otro tipo de servicio. 5.38 Subastas Públicas Medio que se utiliza en el Gobierno de Puerto Rico para adquirir Bienes o Servicios no Profesionales, mediante el cual se solicita al mayor número de licitadores, que reúnan los requisitos establecidos y que ofrezcan precios y términos, conforme a las Especificaciones y Condiciones solicitadas. 5.39 Suplidor Registrado Todo aquel suplidor con número de seguro social patronal, debidamente registrado en el Departamento de Hacienda. 5.40 Suplidor Exclusivo Representante Autorizado de una marca en Puerto Rico o en el Caribe. 5.41 Única Fuente de Abasto La existencia de un sólo suplidor de un bien específico, no sustituible razonablemente dentro del ámbito y al momento de la necesidad. 8 5.42 Único Licitador Disponible Única persona natural o jurídica que está dispuesta a servir el Bien o Servicio no Profesional que se le solicita, en el momento que se necesita y bajo las condiciones que se le requiere. 5.43 Utilidad Medida de satisfacción que se obtiene al adquirir un Bien o Servicio en respuesta a sus necesidades