Subasta Informal

13.1 En general, la OFSA utilizará los siguientes métodos para adquirir bienes, trabajos y/o servicios: (i) Compras por Subasta Informal, las cuales se adjudicarán mediante Contrato o Convenio y (ii) Compra de Emergencia. 13.2 Compras de entre $1.00 y $1,000.00 Se limitarán al mínimo, si es absolutamente necesario. El Comprador preparará una solicitud escrita, en la cual se describan los bienes, trabajo y/o servicio requerido, indicando que se determinará la razonabilidad del precio, mediante una comparación entre cotizaciones o precios en el mercado. La selección podrá hacerse a base de una (1) sola cotización, siempre y cuando, el precio recibido sea razonable y, no sea posible por medios ordinarios, conseguir otras dos (2) cotizaciones y las compras realizadas se alternen entre vendedores cualificados. 15 13.3 Compras de entre $1,000 y $5,000.00, el Representante Autorizado hará una descripción de los bienes, trabajo y/o servicios y especificaciones requeridas, indicando que se determinará la razonabilidad del precio, mediante una comparación entre las cotizaciones competitivas, catálogos o precios en el mercado. Dicha información se someterá al Oficial Comprador, quien solicitará, por lo menos, una (1) Cotización de Contratistas Potenciales. Se podrá hacer una selección a base de una (1) sola cotización, siempre y cuando, el precio recibido sea razonable y, no sea posible por medios ordinarios, conseguir otras dos (2) cotizaciones y las compras hechas bajo este Sub-Inciso se alternen entre Contratistas Cualificados. El Representante Autorizado pondrá por escrito la Cotización que se determina justa y razonable y creará una Orden de Compra, que será ratificada por el Coordinador General. 13.4 Todo proceso de adquisición, que fluctúe entre $5,000.00 y $195,000.00, podrá efectuarse por Subasta Informal, utilizando la forma impresa para estos fines. La OFSA analizará artículos, trabajo o servicios ordenados y podrá iniciar el proceso de adquisición correspondiente y adjudicar uno o más contratos(s), contra los cuales podrá hacer sus Órdenes de Compra, según sea la necesidad. Las cotizaciones por escrito serán solicitadas, utilizando la forma impresa para estos fines y deberán incluir la siguiente información: 1. Fecha de Invitación 2. Firma del Oficial Comprador o persona designada 3. Nombre del Licitador 4. Dirección del Licitador 5. Firma del Licitador o su Representante Autorizado 6. Término por el cual el Licitador mantendrá la Oferta 7. Descripción del Bien Ofrecido 8. Costo del Bien 9. Descuentos que son aplicables por Pronto Pago, si alguno 10. Garantía del Bien, si aplica 11. Fecha de Entrega 13.5 El Representante Autorizado efectuará las Compras por Subasta Informal con la autorización del Coordinador General. Los factores de selección se divulgarán a aquellas personas o entidades que fueron invitadas a licitar y se invitará a un número adecuado de fuentes cualificadas para obtener precios competitivos o cotizaciones de precios. Toda licitación, cotización y determinación será por escrito. Será responsabilidad del Oficial Comprador o su Representante Autorizado asegurarse que este proceso sea uno, conforme a la Ley y a este Reglamento. Las cotizaciones que contengan las ofertas, deberán estar debidamente autorizadas con la firma del licitador. La aprobación final de las Subastas Informales será responsabilidad del Oficial Comprador, por recomendación de la OFSA, y deberá estar firmada por el 16 Oficial Comprador, siempre y cuando, la compra no exceda la cantidad de ciento noventa y cinco mil dólares ($195,000.00). 13.6 El Representante Autorizado hará una descripción de los bienes, trabajo y/o servicios y especificaciones requeridas, indicando que se determinará la razonabilidad del precio, mediante una comparación entre las cotizaciones competitivas, catálogos o precios en el mercado. Dicha información, se someterá al Oficial Comprador, quien solicitará por lo menos tres (3) cotizaciones de Contratistas Potenciales. El Coordinador General hará las adjudicaciones, basado en la recomendación escrita del Oficial Comprador, al Contratista que cumpla con las especificaciones, alcance del trabajo y fechas de entrega requeridas en la Licitación de la Orden de Compra y que provea la cotización de precio más baja aceptable. 13.7 Excepciones del Proceso de Subastas Informales -Se podrán efectuar Compras sin celebrar Subastas Informales, bajo las siguientes situaciones: 1. Cuando el equipo, materiales o servicios a adquirirse sean de naturaleza especializada o altamente técnica y la obra exija especial cuidado desde el punto de vista técnico, todo lo cual, debe justificarse por escrito en la Requisición de Compra. 2. Cuando la compra se haga al Gobierno Estatal, alguna de sus Agencias, al Gobierno Federal O algún país extranjero. 3. Cuando no se presente ninguna oferta en una subasta y esté en peligro de perderse la oportunidad para adquirir los suministros o servicios no profesionales necesarios. 4. Cuando los precios no estén sujetos a competencia, por estar reglamentados o fijados por Ley o Autoridad Gubernamental. 5. Cuando existal una sola fuente de abastecimiento, lo cual deberá estar debidamente documentado. 6. Cuando sea necesario efectuar la compra inmediatamente, debido a que es imprescindible o por una situación de emergencia, conforme se define en este Reglamento, la circunstancia deberá constar por escrito y la Orden de Compra deberá ser aprobada por el Coordinador General. Dicha aprobación formará parte del Expediente de Compras. 7. Cuando la compra tenga que hacerse fuera de Puerto Rico por no haber suplidores conocidos o cualificados en el mercado local que suplan los suministros o servicios que se deseen o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados sean más ventajosas que las del mercado local. 8. Las obras que se lleven a cabo en edificaciones, que por su destino exijan extremas medidas de seguridad y protección para la edificación o para sus ocupantes, y así lo haya declarado el Gobernador de Puerto Rico, mediante Orden Ejecutiva. 17