Informes de contratación artística

(A) Toda entidad gubernamental que celebre actividades fiscalizables, según definidas en este Reglamento, someterá los siguientes informes de contratación artística: 1. Informes Trimestrales: La entidad gubernamental someterá al Instituto un informe trimestral detallado de contratación musical de las actividades fiscalizables celebradas durante cada trimestre sólo en el formato preparado por el Instituto. No se aceptarán informes en otro formato que no sea el preparado por el Instituto. Dicho informe será certificado por el ejecutivo principal de la entidad gubernamental o su representante autorizado como la información oficial y verdadera que obra en sus expedientes. El informe incluirá, sin que se entienda como una limitación, la siguiente información: (a) Nombre de la entidad gubernamental (b) Nombre del ejecutivo principal (c) Dirección postal, teléfono, facsímil y correo electrónico (d) Nombre y puesto del funcionario autorizado (e) Teléfono, facsímil y correo electrónico del funcionario autorizado (f) Nombre, fecha y lugar de celebración de las actividades celebradas en el trimestre que corresponde (g) Presupuesto total asignado para la contratación de artistas (h) Nombre de cada artista, agrupación y/o director de la agrupación contratada, incluyendo artistas certificados por el Instituto y artistas exponentes de géneros no protegidos por la Ley. (i) Presupuesto asignado para la contratación de cada artista individualmente, incluyendo artistas certificados por el Instituto y artistas exponentes de géneros no protegidos por la Ley. (j) Nombre del promotor o promotores (si aplica) e información de contacto (k) Juramentación (1) Firma del ejecutivo principal o funcionario autorizado 7-26 REGLAMENTO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE NUESTRA MÚSICA AUTÓCTONA PUERTORRIQUEÑA (m) Fecha de radicación (n) Dichos informes trimestrales incluirán: (1) copias de los contratos suscritos con los promotores y/o artistas participantes (2) certificación que incluya el nombre del auspiciador, nombre, lugar y fecha de la actividad, nombre del artista contratado y la cuantía aportada, en caso de auspicios por entidades externas cuyos fondos no ingresen a las arcas públicas. 2. Itinerario de entrega: El itinerario de entrega de los informes trimestrales es el siguiente: (a) Primer Informe Trimestral: Incluirá las actividades fiscalizables celebradas durante el periodo del 1 de julio al 30 de septiembre. La entidad gubernamental someterá dicho informe no mas tarde del día 30 de octubre del año corriente. (b) Segundo Informe Trimestral: Incluirá las actividades fiscalizables celebradas durante el periodo del 1 de octubre al 31 de diciembre. La entidad gubernamental someterá dicho informe no más tarde del 30 de enero del año corriente. (c) Tercer Informe Trimestral: Incluirá las actividades fiscalizables celebradas durante el periodo del 1 de enero al 31 de marzo. La entidad gubernamental someterá dicho informe no más tarde del 30 de abril del año corriente. (d) Cuarto Informe Trimestral: Incluirá las actividades fiscalizables celebradas durante el periodo del 1 de abril al 30 de junio. La entidad gubernamental someterá dicho informe no más tarde del próximo 30 de julio. 3. Informe Final Anual: No más tarde del 31 de julio siguiente a la terminación del año fiscal, la entidad gubernamental someterá un informe final anual que incluya todas las actividades fiscalizables celebradas durante el año, firmado y certificado por el ejecutivo principal de la entidad gubernamental o su representante autorizado, sólo en el formato preparado por el Instituto. No se aceptarán informes en otro formato que no sea el preparado por el Instituto. El informe incluirá, sin que se entienda como una limitación, la siguiente información: (a) Nombre de la entidad gubernamental (b) Nombre del ejecutivo principal (c) Dirección postal, teléfono, facsímil (d) Nombre y puesto del funcionario autorizado (e) Teléfono, facsímil y correo electrónico del funcionario (f) Presupuesto total de contratación artística de cada trimestre (g) Presupuesto total de contratación de artistas de música autóctona de cada trimestre (h) Presupuesto total anual de contratación artística (i) Presupuesto total anual de contratación de artistas de música autóctona (j) Nombre e información de contacto del promotor o promotores (si aplica) (k) Juramentación (1) Firma del funcionario (m) Fecha de radicación (n) Además, la entidad gubernamental incluirá con el informe final anual, sin que se entienda como una limitación, la siguiente documentación: 8-26 REGLAMENTO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE NUESTRA MÚSICA AUTÓCTONA PUERTORRIQUEÑA (1) Copias certificadas de los contratos artísticos, incluyendo el contrato global con el promotor o promotores para la subcontratación de artistas y/o los contratos de cada uno de los artistas contratados directamente o a través de del promotor, representante o manejador artístico, si no fueron sometidos en los informes trimestrales y (2) Copia de los cheques cancelados que evidencien la cuantía pagada al promotor o promotores contratados y/o cheques y recibos de pago que evidencien la cantidad pagada a cada uno de los artistas contratados o cualquier documento acreditativo del monto pagado a cada artista particular y (3) Copia de los informes radicados por el promotor de la actividad a la entidad gubernamental y los documentos complementarios requeridos por este Reglamento y (4) Cualquier documentación que el Instituto considere necesaria para acreditar la cuantía pagada a cada uno de los artistas contratados.