INVENTARIO PERPETUO DE BOLETOS Y

TARJETAS DE ACCESO 1. PROPÓSITO DEL INVENTARIO PERPETUO DE FORMULARIOS Y VALORES: Existen cuatro (4) razones básicas por la que se conduce un inventario perpetuo de los formularios y valores: a) Para verificar o comprobar la cantidad existente, la condición y localización física de los formularios y valores en inventario y para asegurarse de que esté documentado correctamente; b) Para identificar, documentar los formularios y valores adquiridos (compra), los utilizados, devueltos y los dañados 0 nulos; c) Para asegurarse de que los formularios y valores estén disponibles para su uso; d) Para identificar a tiempo cualquier pérdida, hurto, daños de formularios y valores. 2. FUNCIONES Y DEBERES DEL GERENTE AUXILIAR DE FINANZAS: El CBA, para llevar a cabo sus funciones necesita constantemente recaudar y efectuar desembolsos para adquirir materiales, suministros, piezas, impresos, equipo o servicios no personales. Estas funciones recaen sobre el Gerente Auxiliar de Finanzas. Por lo tanto este tiene la necesidad de controlar y organizar el manejo de los formularios y valores del CBA; de ahí la importancia de conocer a fondo cada una de las actividades de manera detallada, así como las normas y políticas que las regulan, con el fin de satisfacer las necesidades y objetivos del CBA. El Gerente Auxiliar de Fianzas tendrá los siguientes deberes: 20 a) Designar por escrito a un empleado del CBA como custodio de las formas y valores. Debe considerar, la segregación de deberes y funciones para evitar conflictos en los controles internos. b) Verificar y realizar pruebas de los inventarios perpetuos de los formularios y valores al azar, por lo menos cada tres (3) meses. c) Reconciliar el registro de control del inventario y el inventario físico utilizando el formulario Revisión de Inventarios de Formularios y Valores (Anejo 11). d) Velar que se cumplan con los controles de seguridad y de acceso en el lugar de almacenamiento de los Formularios y Valores. Solamente el Custodio y el Gerente Auxiliar de Finanzas deben tener acceso al lugar de reguardo de los formularios y valores. e) Realizar una investigación por causa de hurto o uso erróneo de los Formularios y Valores. f) Dirigir y supervisar la toma de inventario y destrucción de los formularios y valores dañados u obsoletos; y establecer el plan de acción preventiva y correctiva que corresponda para que no ocurra nuevamente. 3. FUNCIONES Y DEBERES DEL CUSTODIO DESIGNADO: a) Solicitar la compra de formularios y valores, registrar las mismas en los registros de inventarios perpetuos y distribuir estos cuando le sean requeridos durante el proceso diario. Verificar que la información sea exacta y esté completa al ordenar, recibir, registrar, almacenar y distribuir los formularios y valores. b) Mantener un expediente de inventario perpetuo por separado de cada uno de los formularios y valores de acuerdo a su propósito o significado, que refleje la cantidad (números de serie, si aplica) de los no utilizados y de los que cuyo empaque este abierto y estén disponibles para su uso. Utilizando la forma Inventario Perpetuo General (Anejo 7). 21 c) Realizar reconciliación de los registros de inventario perpetuo de los formularios y valores contra el inventario físico mensualmente y someter un informe escrito (narrativo) al Gerente Auxiliar de Finanzas explicando cualquier situación que encuentre tales como; diferencias, formulario y valores dañados u obsoletos, faltantes etc. d) Notificar al Gerente Auxiliar de Finanzas y al Auditor Interno cualquier hurto o uso erróneo de los formularios y valores para la investigación y acción que corresponda. e) Si en cualquier momento después de su recibo y almacenaje inicial, un paquete o caja de formularios o valores se encuentra rota, debe verificar y contabilizar si el contenido esta completo. Después de la verificación, el paquete o caja debe ser cerrado y sellado hasta que se determine lo ocurrido. Los números de serie o de secuencia se deben anotar en el paquete o caja con la firma del Gerente Auxiliar de Finanzas, el Auditor Interno y del Custodio de los mismos. 3. PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE FORMULARIOS Y VALORES NUEVOS a. El Custodio debe realizar los siguientes pasos: i. Al recibir los nuevos Formularios y Valores debe tener a la mano copia de la orden de compra y del conduce del suplidor. Corroborar que la cantidad de los formularios o valores concuerden con la orden de compra. De surgir alguna discrepancia debe informarlo al agente comprador del CBA. ii. Verificar que los empaques o cajas estén debidamente selladas e identificadas con sus números de serie (boletos) o número de las tarjetas de acceso. 22 iii. Proceder a firmar el conduce y mantener copia de la orden de compra y del conduce para sus archivos. iv. Registrar los formularios y valores recibidos a la forma de Inventario Perpetuo General que corresponda (Anejo 7). V. Almacenar debidamente los formularios y valores recibidos en el lugar designado para ello. Dicho lugar debe cumplir con todas las medidas de seguridad necesarias para salvaguardar dichos documentos. 4. PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE FORMULARIOS Y VALORES a. BOLETOS DE ESTACIONAMIENTO Y TARJETAS DE ACCESO i. El Gerente Auxiliar del Estacionamiento o persona autorizada interesada en algún formulario o valor, debe completar en todas sus partes, la forma Requisición de Boletos de Estacionamiento o Tarjetas de Acceso (Anejo 8). Es obligatorio que dicho documento esté debidamente firmado por el director de la unidad administrativa o por la persona autorizada. ii. El Custodio verificará si existe un empaque o caja abierta de boletos de estacionamiento o de tarjetas de acceso, previamente registrada en la forma del Inventario Perpetuo de Empaques o Cajas Abiertas (en uso) Anejo 8. iii. El Custodio entregará la cantidad de boletos de estacionamiento o tarjetas de acceso solicitados y completará la Requisición de Boletos o Tarjetas de Acceso (Anejo 8). El Custodio nunca entregará un empaque 0 caja completa de boletos de estacionamiento 0 de tarjetas de acceso, a menos que cuya cantidad solicitada sea igual al contenido del empaque o caja. 23 iv. El Custodio registrará la cantidad de boletos de estacionamiento o tarjetas acceso entregadas en el formulario Inventario Perpetuo de Empaques o Cajas en Uso. (Anejo 9). V. El Gerente Auxiliar de Estacionamiento 0 persona autorizada será responsable de devolver al Custodio los boletos de estacionamiento dañados o nulos y tarjetas de acceso dañadas o usadas (no asignadas), en el caso de boletos de estacionamiento deben ser marcados como NULOS y las tarjetas de acceso dañadas deben ser mutiladas. Para la devolución de estos, tiene que estar acompañada por la forma Devolución de Boletos y Tarjetas de Acceso (Anejo 3a), debidamente completada y firmada. Estos deben ser entregados a la mayor brevedad posible, para mantener control y seguridad sobre estos. vi. El Custodio registrará las tarjetas de acceso dañadas y nulas en la forma Inventario de Tarjetas de Acceso Dañadas o Usadas (Anejo 10). Estos serán almacenados para luego decomisarlos. Para decomisar estos formularios o valores se deben seguir con el procedimiento establecido por el Reglamento 23 del 23 de mayo de 1958 del Departamento de Hacienda según enmendado.¹ vii. El Custodio evaluará si la cantidad de boletos de estacionamiento no utilizados y devueltos mantienen un orden secuencial, para poder ser utilizados nuevamente. De lo contrario deberá de anular los que afecten, para lograr el orden secuencial requerido y realizar el debido registro en los formularios correspondientes. La cantidad de formularios o valores anulados deberán ser incluidos en la forma Formularios y Valores Dañados, Nulos o Usados (Anejo 10). Los que se determine que pueden ser utilizados nuevamente tienen que registrarlos en el Inventario Perpetuo de Empaque o Caja Abierta (en uso) (Anejo 8). Dicho reglamento contiene las normas que rigen el archivo y la disposición de documentos fiscales del Gobierno. Este dispone en su Artículo IV-A, que los originales de los documentos fiscales se conservaran por seis (6) años o hasta realizada una intervención del Contralor, lo que ocurra primero. 24