OBLIGACIONES DE LAS INSTITUCIONES PARTICIPANTES

Las instituciones participantes tienen la obligación de velar por la integridad de los fondos que el CEPR les asigna por Certificación, de asegurar que éstos se utilicen exclusivamente para la concesión de ayuda económica a los becarios, según las normas aplicables, y de mantener los registros y controles fiscales necesarios para evidenciar la corrección de las transacciones. A esos efectos, cada institución participante deberá cumplir con lo siguiente: a. Divulgar adecuadamente a su estudiantado la disponibilidad y el procedimiento para la obtención de ayuda económica bajo este Programa y evaluar las solicitudes radicadas por los estudiantes, a tenor con los criterios que aquí se establecen y libre de discrimen por razones de raza, color, sexo, origen nacional, edad, condición de veterano, impedimentos físicos o mentales, origen 0 condición social, ideas políticas o religiosas. b. Mantener los controles administrativos y contables para garantizar y constatar la corrección de las operaciones y el cumplimiento con 18 REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE BECAS PARA ÁREAS ACADÉMICAS ESPECÍFICAS las disposiciones de este Reglamento. El sistema de control interno incluirá preintervenciones periódicas. C. Mantener todas las solicitudes radicadas por los estudiantes para recibir ayuda de este Programa. En dichos archivos se mantendrá un expediente para cada estudiante que haya radicado una solicitud, aún cuando la misma no haya sido concedida. La institución deberá mantener la información que evidencie que verificó, en cada caso, que el estudiante solicitante cumplía con cada uno de los requisitos de elegibilidad dispuestos en este Reglamento, así como la siguiente información: 1. Cómputo que se hizo para determinar el monto de la ayuda económica otorgada al estudiante. 2. Evidencia de que el estudiante estuvo matriculado en los períodos académicos correspondientes en el programa académico para el cual se le otorgó la ayuda. 3. Constancia de que el estudiante recibió los fondos asignados, hayan sido éstos acreditados contra su deuda con la institución o desembolsados directamente a su favor dentro de los términos establecidos por este Reglamento. d. Rendir periódicamente al CEPR informes sobre la matrícula, progreso en los estudios, evidencia sobre el estatus en el 19 REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA DE BECAS PARA ÁREAS ACADÉMICAS ESPECÍFICAS cumplimiento de los requsitos de elegibidad establecidos en este Reglamento y evidencia de la culminación de los estudios. e. Radicar los informes periódicos y cooperar con las intervenciones del CEPR, según dispone este Reglamento y las guías que apruebe el CEPR. f. Devolver o pagar al CEPR las cantidades que correspondan por motivos de reembolsos, por sanciones o multas, o de costos cuestionados que surjan de los procesos de auditoría y de otros tipos de intervención, según dispone este Reglamento y las guías que apruebe el CEPR. g. Establecer y divulgar entre sus estudiantes que participan en el Programa aquí descrito, las normas y políticas requeridas para participar en el mismo, y las consecuencias de no cumplir con éstas.