Cotizaciones y Compras

A. Tipos de Compra Se establece el procedimiento referente al proceso de compras mediante subasta informal que incluye, pero no está limitado a lo siguiente: 1. Compra Mediante Cotización Verbal: Las compras que envuelvan un importe total que no exceda de cuatro mil novecientos noventa y nueve ($4,999) dólares se hacen mediante solicitud de cotizaciones verbales a tres (3) proveedores y solo es necesario obtener la cotización escrita del proveedor a quien se le adjudique la compra antes de que se entreguen los bienes, se ofrezcan los servicios o se realicen las obras. El número de cotizaciones puede ser menor si no 10 existen o no se conocen suficientes proveedores de los servicios en cuestión o si existe una necesidad apremiante de adquirir el bien o servicio. En esos casos se debe indicar por escrito las razones para ello. 2. Compra Mediante Cotización Escrita Procedimiento de compra que se utiliza cuando el importe total estimado de la compra es igual a, o mayor a cinco mil ($5,000) dólares hasta los veinticuatro mil novecientos noventa y nueve ($24,999) dólares. Estas compras se efectuaran mediantes tres (3) cotizaciones pro escrito de tres (3) proveedores. Se podrá realizar con un menor número de cotizaciones en los casos descritos en el inciso anterior. 3. Compra Mediante Subasta Informal Las compras que sean iguales a, o mayores de veinticinco mil ($25,000) dólares pero que no excedan los cuarenta y nueve mil novecientos noventa y nueve ($49,999) dólares podrán realizarse mediante una subasta informal. Se requerirá que se invite la mayor cantidad de proveedores posibles para que sometan su cotización por escrito en sobre sellado. Dicha invitación contendrá la fecha en que se acordó abrir los sobres para adjudicar la compra. En el día acordado se abren los sobres a la vez y se escoge aquella que mejor convenga a la Oficina y al interés público. Las invitaciones a los proveedores puede ser por teléfono, correo regular, correo electrónico o facsímil. 4. Todas las cotizaciones pueden ser solicitadas por teléfono o escrito y recibidas por correo, correo electrónico o facsímil. Deben contener la firma del representante autorizado, la fecha de oferta, los términos de la oferta, descripción de lo ofrecido y el precio así como cualquier otra información que la oficina le requiera. En el caso de las 11 Subastas Informales estas tendrán que ser enviadas por correo en sobre sellado. 5. Se podrán considerar cotizaciones validas ofertas publicadas en la prensa escrita e internet. Deberá dejarse constancia escrita de las gestiones realizadas, manteniendo un registro de cotizaciones utilizando el modelo SC-1052 que contiene la siguiente información: a. Fecha de la cotización; b. Nombre de la entidad y de la persona que cotiza; c. Dirección física y postal del suplidor; d. Número de teléfono del suplidor; e. Descripción de los artículos; f. Precio ofrecido por el suplidor; g. Nombre y título del empleado que solicita la cotización. B. Compras Especiales No es necesario celebrar subasta informal en los siguientes casos: 1. Cuando haya conocimiento fehaciente de que sólo existe una fuente de abastecimiento en el mercado local; 2. Cuando haya una extrema emergencia y que sea indispensable tal adquisición para la continuidad de los servicios. 3. Cuando haya una extrema emergencia y sea indispensable la adquisición de alimentos. 4. Cuando exista el peligro de perderse cualquier oportunidad para adquirir los bienes, suministros, equipo o servicios que interesen, previa justificación escrita que explique el peligro y necesidad que obliga a proceder con la compra o contratación. 12 5. Cuando los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse están contratados por el área de compras y suministro de ASG y la Oficina crea conveniente comprar a base de los precios estipulados en sus contratos. 6. Cuando los precios no están sujetos a competencia por estas reglamentados o ley 0 autoridad gubernamental. 7. Cuando se necesite piezas de repuesto, accesorios o equipo adicional para equipo que está bajo contrato. 8. Cuando los artículos, materiales, equipos o servicios a adquirirse son de naturaleza especializada, o se desee comprar cierto tipo o marca en particular por el buen servicio probado que unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta en mantener uniformidad en unidades múltiples o por superioridad en el tipo y la calidad del servicio que se obtendrá en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. 9. Cuando la compra tiene que hacerse fuera de Puerto Rico, por no haber suplidores conocidos y cualificados en el mercado local, que puedan suplir o brindar los suministros o servicios que se deseen o cuando las condiciones ofrecidas son más ventajosas que las del mercado local. 10. Cuando la compra se haga al Gobierno de los Estados Unidos o a una agencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 11. Las Compras de Alimentos en beneficio de conseguir los mejores precios para la OAP podrán proceder con un (1) sólo Suplidor. 13