Definiciones

Para fines de este Reglamento, los siguientes términos tendrán los significados que se expresan a continuación: A. Administrador- Persona encargada de la Oficina de Administración de las Procuradurías. B. Bienes o Servicios Especiales- Aquellos bienes que por su naturaleza o por las necesidades particulares es necesario adquirirlos en determinado momento, sin dilación o retraso, a los fines de no afectar la política, las funciones, el carácter confidencial de ciertos asuntos, las gestiones de mercadeo o intereses fundamentales de la OAP y de las Procuradurías. C. Certificado de Elegibilidad- Certificación expedida por la Administración de Servicios Generales acreditativa del cumplimiento por parte de un licitador de los requisitos que mediante reglamento se establezcan para pertenecer al Registro Único de Licitadores. D. Certificado de Compras Exentas- Documento que exonera el cobro de Impuestos (IVU). E. Comprador- Funcionario designado por el Administrador de la OAP como Delegado o Subdelegado Comprador, encargado de la adquisición de materiales, equipos, piezas y todo tipo de suministros y/o servicios para la OAP y las Procuradurías. 3 F. Compra- Adquisición de equipo, materiales y servicios cuyos costos no excedan la cantidad de cuarenta y nueve mil novecientos noventa y nueve ($49,999) dólares; excluyendo la contratación de servicios profesionales. G. Conflicto de Interés- Situación en la que el interés personal o económico del funcionario o empleado, de personas relacionadas a este o del contratista, está o puede razonablemente estar en pugna con el interés público. H. Contratista- Toda persona o grupos de personas, incluidos los licitadores, que establezcan o interesen entablar una relación contractual con la OAP o cualquiera de las Procuradurías para la venta de artículos, materiales o equipos; realizar obras; o prestar servicios no profesionales. I. Contrato- Pacto, convenio o negocio jurídico en el que las partes se obligan por escrito a dar alguna cosa, o en hacer o dejar de hacer determinado acto y que es otorgado con el consentimiento de los contratantes, en relación con un objeto cierto, material del contrato y en virtud de la causa que se establezca. J. Cotización- Procedimiento a seguirse en la Oficina de Administración de las Procuradurías para evaluar y adjudicar toda compra de material o equipo, arrendamiento de equipo o contratación de servicios, excluyendo los profesionales, hasta la cantidad de cuarenta y nueve mil novecientos noventa y nueve ($49,999) dólares. K. Emergencia- Necesidades inesperadas e imprevistas en las que se requiere acción inmediata. Ello por alguna de las siguientes razones (1) estar en peligro de vida o salud de una o más personas, (2) estar en peligro de dañarse o perderse la propiedad pública, (3) estar en peligro de suspenderse o afectarse adversamente el funcionamiento de la Oficina de 4 Administración de las Procuradurías, cualquiera de las Procuradurías o programas que estas oficinas operen. También se entenderá por emergencia aquella situación en donde, sin medir negligencias, olvido o dilación administrativa, la vigencia de los fondos pueda caducar. Además, que toda oportunidad para adquirir los suministros o servicios deseados pueda perderse, afectando adversamente at buen funcionamiento de la Oficina de Administración de las Procuradurías o cualquiera de las Procuradurías y que el/la Administrador(a) de la Oficina de Administración de las Procuradurías así lo señale. Necesidades inmediatas surgidas como consecuencia de dilación administrativa, no se consideraran de emergencia, (4) cualquier otra situación la Administradora de la Oficina de Administración de las Procuradurías determine. L. Especificaciones: Conjunto de características primordiales del equipo, Servicios no profesionales señalados como referencia para cada partida de una subasta o compra, así como las características físicas, funciones, estéticas y de calidad con que se describe el tipo de suministros que se requiere. M. Equipo- Aquel bien inmueble cuyo precio de compra es de quinientos ($500.00) dólares o más y cuya vida útil estimada excede de un año. Los mismos se capitalizarán para efectos contables, debido a su naturaleza y materialidad. N. Fraccionamiento- Cuando para un mismo destino, sobre un mismo bien, servicio u obra, en un mismo periodo de tiempo relativamente corto se emite más de una orden a uno o varios licitadores ninguno de las cuales excede la cuantía máxima autorizada al Comprador. O. Licitador- Toda persona natural o jurídica que interese participar en las subastas de la Oficina de Administración de las Procuradurías. 5 P. Materiales 0 Suministros- Objetos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra cuya vida útil generalmente no excede de dos años y al usarse pueden cambiar de naturaleza o consumirse. El costo por unidad generalmente no excede los cien ($100) dólares. Q. Necesidad Apremiante- Situación extraordinaria de urgencia que hace necesario que se efectué una compra inmediatamente, sin obtenerse todas las cotizaciones requeridas. Puede ser causada por una emergencia o por una circunstancia o combinación de circunstancias no previsibles que requieren que se lleve a cabo una compra rápidamente para mantener el funcionamiento de las oficinas de forma formal y proteger el interés público. Las situaciones de necesidad urgente que ocurran por falta de planificación razonable no se consideran como que constituyen una necesidad apremiante. R. OAP- Oficina de Administración de las Procuradurías. S. Orden de Compra- Formulario que se utiliza para autorizar la adquisición de equipo y materiales. Por medio de ésta, se formaliza el compromiso entre el suministrador y la Oficina de Administración de las Procuradurías para proveer un producto cuyas especificaciones, costo, garantías, términos y condiciones aparecen establecidas y aceptadas por ambas partes. T. Orden de Servicio- Formulario mediante el cual se autoriza a adquirir servicios. Por este medio se formaliza el compromiso entre el Suministrador y la OAP de Puerto Rico. U. Persona- Persona natural, jurídica o grupos o asociaciones, incluidos los licitadores, que interesen entablar con la Oficina una relación contractual, comercial o financiera, o que han perfeccionado un contrato para la entrega de 6 bienes o prestación de servicios a la Oficina conforme a las obligaciones contraídas a través del contrato que medie entre las partes. V. Procuradores- Procurador de la Salud; Procurador de las Personas Pensionadas y de la Tercera Edad; Procurador de las Personas con Impedimentos y Procurador de los Veteranos en Puerto Rico. W. Procuradurías- Oficina del Procurador de la Salud, la Oficina del Procurador de Personas Pensionadas y de la Tercera Edad, la Oficina del Procurador del Veterano y la Oficina del Procurador de las Personas con Impedimentos. X. Receptor- Funcionario o empleado designado por el Administrador de la OAP como Receptor Oficial o Receptor Auxiliar, encargado del recibo de todos los bienes, obras y servicios adquiridos por cualquier medio autorizado. Y. Registro Único de Licitadores- Registro en el cual constan las personas naturales o jurídicas cualificadas por la Administración de Servicios Generales para contratar con el Gobierno por haber cumplido los requisitos establecidos por el Administrador de Servicios Generales. Z. Requisición- Acción de solicitar la compra de equipo, materiales o servicios, para la cual se utiliza el formulario titulado "Requisición para Adquirir Bienes y Servicios". La requisición debe incluir una Justificación para la adquisición de la Compra, Bien o Servicios. AA. Requisición de Materiales- Acción de solicitar la compra de Materiales en el Almacén de Materiales del Oficina de Administración de las Procuradurías. BB. Servicios No Profesionales- Aquellos servicios que son prestados por personas que no 7 tienen conocimientos o habilidades especializadas, o donde no es necesaria la intervención directa de una persona natural o jurídica para su realización. CC. Subasta Formal: Procedimiento de compra cuando la cantidad es igual a, 0 excede los cincuenta mil ($50,000) dólares anuales en el que se requiere el envío a la entrega a los posibles licitadores de invitaciones a subastas, escritas, con los detalles de los términos y condiciones de la transacción a realizarse, con indicación del día y la hora en que vence el período para recibir ofertas. En dicho procedimiento también se requiere el envío de las ofertas en sobres sellados y la apertura y lectura de las ofertas en sobres sellados y la apertura y lectura de las ofertas recibidas en el día y la hora previamente indicadas, ante los licitadores previamente indicados, ante los licitadores presentes. La adjudicación la aprueba la Junta de Subastas. DD. Subasta Informal: Procedimiento de compras en el que se podrá requerir solicitud de precios en mercado abierto, siempre y cuando el importe total, y durante el año fiscal vigente, es igual a, o excede los veinticinco mil ($25,000) dólares pero no excede los cuarenta y nueve mil novecientos noventa y nueve ($49,999) dólares. EE. Suplidor- Entidad comercial que provee bienes y servicios mediante compras. FF. Transacción- Acto de una o más personas para lograr la acción y efecto de negociar o comerciar comprando y vendiendo o cambiando géneros, mercaderías o valores para lograr u obtener algún provecho, conveniencia, interés o fruto.