DEFINICIONES

A. Administrador: Persona nombrada por el Gobernador con el consentimiento del Senado y que dirige la OAP. B. Adjudicación: Proceso de otorgar la subasta al licitador o postor agraciado, conforme a los criterios establecidos en este Reglamento. C. Artículos: Cualquier mercancía adquirida o que está por adquirirse. D. Compra- Adquisición de equipo, materiales y servicios cuyos costos no excedan la cantidad de cuarenta y nueve mil novecientos noventa y nueve ($49,999) dólares; excluyendo la contratación de servicios profesionales. E. Convocatoria: Anuncio, aviso, invitación o subasta. F. Cotizaciones: Licitación escrita, procedimientos a seguir en la OAP para evaluar y adjudicar toda compra de material o equipo, arrendamiento de equipo o contratación de servicios, excluyendo los profesionales, hasta la cantidad de cuarenta y nueve mil novecientos noventa y nueve ($49,999) dólares anuales. G. División de Compras: Unidad de trabajo que tiene la responsabilidad de adquirir los bienes y servicios en la OAP. 4 H. Emergencia: Necesidades inesperadas e imprevistas en las que se requiere acción inmediata. Ello por alguna de las siguientes razones; (1) estar en peligro de vida o salud de una 0 más personas, (2) estar en peligro de dañarse 0 perderse la propiedad pública, (3) estar en peligro de suspenderse o afectarse adversamente el funcionamiento de la OAP, cualquiera de las Procuradurías o programas que estas oficinas operen. También se entenderá por emergencia aquella situación en donde, sin medir negligencias, olvido o dilación administrativa, la vigencia de los fondos pueda caducar. Además, que toda oportunidad para adquirir los suministros o servicios deseados pueda perderse, afectando adversamente el buen funcionamiento de la OAP, y que el/la Administrador(a) de la OAP así lo señale. Necesidades inmediatas surgidas como consecuencia de dilación administrativa, no se considerarán de emergencia, (4) cualquier otra situación que la Administradora de la OAP determine. I. Especificaciones: Conjunto de características primordiales del equipo, Servicios no profesionales señalados como referencia para cada partida de una subasta, así como las características físicas, funciones, estéticas y de calidad con que se describe el tipo de suministros que se requiere. J. Fianza de Ejecución (Performance Bond): La garantía que se le requiere a un licitador para garantizar el cumplimiento del contrato. Las mismas deben ser prestadas por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguro. K. Fraccionamiento: Cuando para un mismo destino, sobre un mismo bien, servicio u obra, en un mismo periodo de tiempo relativamente corto se emite más de una orden a uno o varios licitadores, ninguna de las cuales excede la cuantía máxima autorizada al Comprador. L. Garantía de Licitación (Bid Bond): Respaldo provisional que tiene que presentar el licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. Las mismas deben ser prestadas por compañías de seguro autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguro. 5 M. Impugnación: Solicitud escrita presentada a la Junta de Impugnación, por cualquier suplidor participante de una subasta que no está de acuerdo con la determinación de la Junta de Subastas. N. Junta de Impugnación: Grupo compuesto de tres (3) personas que evalúan y determinan si procede o no la impugnación de la adjudicación de una subasta. O. Junta de Subasta: Grupo de personas nombradas por el Administrador de la OAP para revisar y llevar a cabo la adjudicación de subastas. P. Licitador: Toda persona natural o jurídica que interese participar en las subastas de la OAP. Q. Materiales: Conjunto de artículos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra. Su vida útil generalmente no excede de dos años y al usarse puede cambiar de naturaleza o consumirse. R. OAP: Oficina de Administración de las Procuradurías. S. Oficial de Compras: Compañero facultado para efectuar las compras. T. Partes Interesadas: Cualquier individuo, grupo u organización que forme parte del proceso de subasta o se pueda ver afectado por el mismo, obteniendo algún beneficio o perjuicio. U. Pliego de Subasta: Grupo de documentos que se entregará a los licitadores interesados en cotizar o participar en una subasta, los cuales expresarán toda la información necesaria para facilitarse a los licitadores la preparación y sometimiento de sus ofertas o cotizaciones. El pliego de subasta pasará a formar parte del expediente de la subasta en discusión en ese momento. V. Precio Irrazonable: Precio que cotiza un licitador y el cual es mayor al que se ofrece en el mercado bajo los mismos términos, condiciones y especificaciones. W. Presidente: Persona designada por la Administradora de la OAP para presidir la Junta de Subastas. X. Pre Subasta: Reunión a la cual se invitan los posibles licitadores de una subasta con el propósito de proveer, solicitar y aclarar información para así preparar o revisar especificaciones, términos y 6 condiciones de una subasta, o para informar a los licitadores de situaciones especiales que deberán conocer para cotizar. Y. Quórum: Número de los miembros de la Junta necesarios para que éstos tomen sus acuerdos. Para efectos de este Reglamento, el quórum lo constituirá la mayoría del total de los miembros de la Junta. Z. Reconsideración: Proceso mediante el cual se le solicita a la Junta de Subastas que reevalúe una decisión o determinación. AA. Registro: Registro de licitadores de la OAP. El registro o expediente de las personas naturales o jurídicas, aceptadas como suplidores de materiales, impresos, servicios y equipo. Incluye, además, el Registro de Licitadores de la Administración de Servicios Generales, el cual podrá ser adoptado como referencia. BB. Secretario: Funcionario que actuará como Secretario de la Junta, el cual no será miembro de ésta. CC. Servicios No Profesionales: Aquellos servicios que son prestados por personas que no tienen conocimiento o habilidades especializadas, o que no es necesaria la intervención directa de una persona natural o jurídica para su realización. DD. Subasta Formal: Procedimiento de compra cuando la cantidad es igual a, o excede los cincuenta mil ($50,000) dólares anuales en el que se requiere el envío a la entrega a los posibles licitadores de invitaciones a subastas, escritas, con los detalles de los términos y condiciones de la transacción a realizarse, con indicación del día y la hora en que vence el período para recibir ofertas. En dicho procedimiento también se requiere el envío de las ofertas en sobres sellados y la apertura y lectura de las ofertas en sobres sellados y la apertura y lectura de las ofertas recibidas en el día y la hora previamente indicadas, ante los licitadores previamente indicados, ante los licitadores presentes. La adjudicación la aprueba la Junta de Subastas. 7 EE. Subasta Informal: Procedimiento de compras en el que se podrá requerir solicitud de precios en mercado abierto, siempre y cuando el importe total, y durante el año fiscal vigente, es igual a, o excede los veinticinco mil ($25,000) dólares pero no excede los cuarenta y nueve mil novecientos noventa y nueve ($49,999) dólares.