Regl. 8351, art. XIX-IX
CELEBRACIÓN DE SUBASTA
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Cite as Reglamento Núm. 8351, Art. XIX-IX
Toda compra de materiales o equipo, arrendamiento de equipo o contratación de servicio, excepto los
servicios profesionales, que exceda la cantidad de cuarenta y nueve mil novecientos noventa y nueve
(49,999) dólares por año fiscal, conllevará la celebración de una subasta formal. Se entenderá que el
proceso de subasta se ha iniciado cuando la División de Compras de la OAP presente una requisición o
solicitud escrita a la Junta de Subastas.
A. Contenido de la requisición 0 solicitud para la celebración de subasta:
1. Descripción exacta de lo que se interesa adquirir.
2. Justificación de la compra 0 arrendamiento.
3. Especificaciones detalladas de lo solicitado Las especificaciones especiales de cualquiera de
los materiales, impresos, equipos y servicios se redactarán cuando sea necesario en consulta
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con un especialista en la materia. La obligación primaria en el cumplimiento de esta norma
recaerá en la oficina, división, sección o unidad de trabajo que originó la solicitud o
requisición.
B. Pliego de subasta:
El pliego de subasta es el grupo de documentos que se entregará a los licitadores interesados en
cotizar. Esto incluye la convocatoria, especificaciones, instrucciones, términos y condiciones de
la subasta.
1. Convocatoria a Subasta (Invitación)
a) Publicación de Subastas:
En los casos en que, por las disposiciones de este Reglamento, se requiera el
procedimiento de Subasta Formal para la compra, la OAP enviará invitaciones a subasta,
por el medio más conveniente, al mayor número de suplidores. Copias adicionales de estas
invitaciones serán mantenidas a la disposición de cualquier otro suplidor que desee
concurrir a la subasta y que no esté incluido en la lista de suplidores.
La invitación a subasta para compras en cantidades estimadas iguales a o mayores de
cincuenta mil ($50,000) dólares por año fiscal por partida se notificará mediante anuncio
de subasta, por lo menos durante dos (2) dÃas, en un periódico de circulación general en
Puerto Rico diez (10) dÃas antes de la fecha lÃmite para someter licitaciones.
b) PerÃodo mÃnimo para el envÃo de invitaciones:
1) La fecha de publicación de las invitaciones a subasta será fijada con suficiente
antelación a la fecha en que se celebrarán las subastas.
2) Se considerará que las invitaciones han sido cursadas con suficiente antelación cuando
las mismas se hayan enviado con no menos de diez (10) dÃas consecutivos antes de la
fecha de la subasta o acto de apertura, además, de:
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i. Un margen de dos (2) dÃas consecutivos para que las invitaciones lleguen al
destinatario.
ii. Un margen de dos (2) dÃas consecutivos para que las ofertas enviadas por los
licitadores sean recibidas en la OAP.
iii. En caso de solicitudes de compra con especificaciones altamente técnicas, el
tiempo que razonablemente sea requerido por los licitadores para analizar y
someter su oferta. Este periodo no será menor de cinco (5) dÃas consecutivos.
c) Cierre de Licitaciones: El Secretario de la Junta de Subastas o su representante autorizado
fijarán la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones y la fecha, hora y lugar exacto
donde se abrirán los pliegos de proposiciones.
1) Enmiendas a la convocatoria- Las enmiendas tendrán que ser aprobadas por la Junta de
Subastas. Solamente podrán efectuarse enmiendas a la convocatoria de la subasta, si
éstas se efectúan antes del acto de apertura. La convocatoria enmendada será
notificada por el Secretario de la Junta, mediante un apéndice, en la misma forma que
se notificó la convocatoria original.
2) Cancelación de la convocatoria- Las cancelaciones tendrán que ser aprobadas por la
Junta de Subastas. La cancelación tendrá que hacerse en cualquier momento antes del
acto de apertura. La cancelación la notificará el Secretario de la Junta en la misma
forma que notifica la convocatoria. En casos especiales y siempre que las
circunstancias lo justifiquen, podrá cancelarse la invitación en cualquier momento.
2. Instrucciones generales, términos y condiciones de la subasta:
El Secretario de la Junta se asegurará que en todas las subastas formales que se convoquen, se
incluyan las instrucciones generales, asà como las especiales, si alguna. Las instrucciones
servirán de guÃa para la preparación y entrega de las ofertas. Se deberá indicar a los licitadores
que la OAP no estará comprometida por trámite alguno o adjudicación, hasta tanto se haya
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firmado el correspondiente contrato u orden de compra en forma final y firme. Las
instrucciones generales serán similares para todas las subastas formales.
Para asegurar esta similitud y uniformidad, se adoptará formalmente en un formulario oficial
que preparará el Secretario de la Junta. Las instrucciones generales deberán contener
disposiciones sobre lo siguiente:
a) La invitación contendrá especificaciones completas y descripciones claras de los
suministros y servicios no profesionales que se desean obtener.
b) Indicará claramente los términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos,
cuando éstos sean esenciales para los efectos de la adjudicación a subasta.
c) En las invitaciones a subastas se especificará la fecha, hora y lugar en que se abrirán los
sobres con las ofertas.
d) Toda invitación a subasta contendrá instrucciones especÃficas, respecto a la forma en que
habrán de someterse las ofertas, asà como los términos y condiciones que regirán la
transacción. Estos, y las especificaciones, constituirán la base del contrato.
e) En toda solicitud de precios, se consignarán todos los elementos necesarios para que el
licitador pueda hacer su oferta.
f) Aquellos casos sujetos a condiciones o restricciones especiales deberán contener una nota
a esos efectos, señalando claramente la condición, de manera que permita la tramitación y
evaluación adecuada de la subasta.
g) En los casos que se requiera de los licitadores que sometan alguna certificación o
documentos especiales como parte de su oferta, se establecerán los términos básicos del
requerimiento mediante cláusula al efecto.
h) Cuando se requiera la instalación de equipo, deberá incluirse en las especificaciones una
cláusula al efecto de que la labor a realizarse deberá cumplir con los reglamentos vigentes
y normas comunes de la ingenierÃa y seguridad.
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i) En la convocatoria se consignarán los tipos de descuentos por pronto pago que sean
aceptables al Estado Libre Asociado de Puerto Rico, asà como el término menor de tiempo
que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago.
j) Las referencias a marcas especÃficas de artÃculos se harán únicamente como guÃa o Ãndice
para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artÃculos que se interesa obtener. En
estos casos, los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las
especificaciones indicadas en la invitación a subasta. Podrá cursarse invitación a subasta
para la adquisición de marcas especÃficas cuando se pueda justificar por la experiencia
obtenida o por alguna otra razón que dichas marcas son las que mejor satisfacen las
necesidades de la OAP. Como parte del expediente de compra, se incluirá un informe
donde se expliquen las razones.
k) Se podrá solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones
de una misma rama de comercio, cuando se considere que ello conviene a los mejores
intereses de la OAP, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna
puedan limitar la competencia.
1) El tiempo a fijarse para la entrega de los artÃculos o servicios será razonable, en armonÃa
con las facilidades de que disponga el comercio local, siempre que esto no conflija con las
necesidades de la OAP.
m) Cuando las circunstancias lo ameriten, se requerirá una fianza de ejecución de los
servicios subastados y se hará constar dicho requerimiento en la invitación de subasta.
Esta fianza se requerirá al postor al cual se adjudique la subasta.
n) Los licitadores a quienes se les adjudique el contrato de compra o parte del mismo en un
procedimiento de conformidad con los términos de entrega, especÃficamente y demás
condiciones, la OAP hará un descuento por concepto de daños lÃquidos al momento de
tramitar el pago por cada dÃa consecutivo de retraso. La cantidad a ser descontada se fijará
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en las condiciones e instrucciones especiales para la subasta. Dicha cantidad será
establecida a base de la premura que tengan los productos o servicios para la OAP, la
disponibilidad de los mismos en el Mercado, los gastos y contratiempos que el retraso
pueda ocasionar a la OAP y a cualquier otro factor que se estime pertinente. La cantidad a
ser establecida no será menor del uno por ciento (1%) ni mayor del cinco por ciento (5%)
del importe del pago. Igualmente, la fianza que garantiza la ejecución del contrato
responderá del pago de daños y perjuicios. La suma a pagar por retraso en la entrega de la
mercancÃa en ninguna forma representa una penalidad, y sà daños y perjuicios convenidos
entre ambas partes, para compensar a la OAP de gastos adicionales y otros contratiempos
ocasionados.
o) Cuando todas las especificaciones del material, equipo o servicios a requerirse no se
incluyan en la invitación a subasta, ya sea porque ésta se hizo a través de la Prensa o por
cualquier otro motivo, copia de los documentos relacionados estarán a la disposición en la
OAP y asà se hará constar en la invitación.
p) Se podrá cancelar o enmendar cualquier invitación a subasta, por razones justificadas,
notificando a los licitadores correspondientes antes de la fecha y hora fijadas para la
apertura de la subasta.
3. GarantÃas o fianzas- La Junta determinará las garantÃas o fianzas que el licitador deberá
someter, previo otorgamiento del contrato u orden de compra. La Junta determinará el tipo o
por ciento de depósito provisional que deberán prestar los licitadores como garantÃa de su
proposición, en caso de subasta para la disposición de equipo, materiales o herramientas que no
tengan utilidad para la OAP:
a) Fianza de licitación (Bid Bond) La fianza de licitación es un respaldo provisional que
presentará el licitador, con el propósito de asegurarle a la OAP que habrá de sostener su
oferta durante todo el procedimiento de la subasta. La garantÃa de licitación se prestará
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al momento de presentar la oferta. El monto de la garantÃa de licitación será de un cinco
(5%) por ciento del total de la oferta.
b) Fianza de ejecución (Performance Bond) La garantÃa de ejecución es el respaldo del
licitador mediante la cual éste le asegura a la OAP el cumplimiento de su obligación. La
garantÃa solamente la prestará el licitador agraciado con la buena pro de una subasta. El
monto total de la garantÃa de ejecución será igual al quince (15%) por ciento del total de
la oferta.
c) Prestación de la garantÃa La garantÃa se podrá prestar en efectivo, cheque certificado,
giros postales o bancarios, y fianzas expedidas por compañÃas de seguros autorizadas a
hacer negocios en Puerto Rico.
d) Devolución o retención de la garantÃa Toda aquella garantÃa de licitación le será
devuelta a los licitadores, una vez se haya adjudicado la subasta. Toda devolución
deberá hacerse por correo certificado con acuse de recibo o personalmente, debiendo
quedar prueba de la devolución de estos valores en el expediente del licitador. El
licitador quien se haya adjudicado la subasta no podrá retirar su garantÃa de licitación,
mientras no se haya formalizado la adjudicación con la OAP y preste su fianza de
ejecución, conforme a lo aquà establecido. La negativa a prestar una fianza de ejecución
dentro del término de diez (10) dÃas desde la fecha de notificación de adjudicación, dará
margen a ejecutar la garantÃa de licitación. En caso de una impugnación, se retendrá la
garantÃa del postor agraciado y la del que impugna, hasta que se resuelva sobre dicho
asunto. Cuando la Junta acuerde cancelar la subasta o no proceda la adjudicación de ésta
o el otorgamiento del contrato, se devolverán todas las garantÃas de licitación conforme
lo aquà establecido.
e) Marcas y Modelos- En el pliego de la subasta nunca se incluirán referencias a marcas
especÃficas como "marca X" o "igual a". Para considerar las ofertas que se sometan será
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obligación del licitador mencionar la marca del producto 0 equipo y modelo que ofrece,
asà como incluir copia de la literatura del fabricante. Si el licitador que ofrece una marca
especÃfica es el representante exclusivo de la marca que ofrece, es su obligación asÃ
mencionarlo en la oferta, además de indicar el por ciento de descuento adicional que
ofrecerá a la Administración de las ProcuradurÃas si éste compra el artÃculo directamente
a él y no a un distribuidor.
f) Muestras- Cuando asà se requieran; se someterán muestras del producto, según indiquen
los pliegos y libre de costo para la OAP. A menos que dichas muestras no sean
destruidas en las pruebas, se devolverán a petición del Licitador y los gastos de
devolución, si los hubiere, serán por su cuenta.
g) Fecha de entrega- Aunque no se solicite en los pliegos de subasta, será obligación del
licitador informar en su oferta la fecha en que entregará la mercancÃa.
h) Certificación- Los licitadores deberán hacer constar que no se han puesto de acuerdo
con persona particular, corporación o firma para someter varias ofertas bajo nombres
distintos. Deberán certificar además, que ningún empleado, funcionario u otro personal
de la OAP tiene, directa o indirectamente, interés pecuniario en su oferta.
C. Presentación de las ofertas
1. Entrega de las ofertas
Las ofertas y proposiciones serán entregadas, personalmente o por correo, en sobre cerrado
identificando el número de subasta, fecha, hora señalada para la apertura, nombre y dirección
del licitador ante el Secretario de la Junta. Las licitaciones que sean recibidas con
posterioridad a la fecha y hora fijada para la apertura son rechazadas y devueltas sin abrir al
licitador, con una carta explicativa. En los casos en que no aparezca la dirección del remitente
en el sobre, se procederá a abrirlo para obtener los datos que permitan su devolución, pero en
este caso, se le explicará al remitente la razón por la cual se abrió dicho sobre.
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2. Recibo de Licitaciones
a) Las ofertas selladas de los licitadores serán aceptadas por el Secretario de la Junta de
Subastas desde la fecha de envÃo de las invitaciones hasta la fecha y hora lÃmite
establecida para abrir la subasta.
b) Todo licitador someterá evidencia de haber adquirido una fianza provisional equivalente al
cinco por ciento (5%) del total de la propuesta, como garantÃa de que habrá de mantener su
oferta durante todo el proceso de la subasta. Esta deberá ser presentada por una compañÃa
reconocida por el Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor de la OAP. Las fianzas
presentadas por los licitadores no agraciados serán devueltas luego de adjudicada la
subasta.
c) Los sobres sellados de las ofertas radicadas por los licitadores se marcarán con el sello
oficial de la OAP, indicando la fecha y hora en que se recibieron. Toda oferta radicada
será custodiada por el Secretario de la Junta hasta la fecha y hora fijadas por la apertura de
los pliegos de subasta. No se aceptará oferta alguna que se reciba después de la fecha y
hora fijadas para la apertura de los pliegos de subasta. No se aceptará cambio alguno una
vez éstas hayan sido radicadas y aceptadas.
d) Los sobres no se abrirán, bajo ninguna circunstancia, hasta la fecha y hora fijadas para la
apertura. En caso de que alguno de los sobres sellados conteniendo una propuesta se abra
por error, la persona que abra el sobre deberá seguir el siguiente procedimiento:
1) Sellará inmediatamente el sobre asegurándose de que el contenido original quede en
su totalidad dentro de éste.
2) Anotará en la parte exterior del sobre su firma y tÃtulo del puesto que ocupa.
3) Entregará el sobre al Secretario de la Junta, quien anotará en el sobre una explicación
de lo sucedido, el dÃa y la hora en que fue abierto el sobre y su firma.
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4) El Secretario de la Junta levantará un acta para que conste lo sucedido en el libro de
actas.
e) Los funcionarios y empleados de la Oficina de Compras y sus componentes operacionales,
bajo ninguna circunstancia, podrán intervenir directa o indirectamente con los licitadores
en la preparación y entrega de los pliegos de ofertas, ni en forma alguna aconsejar, sugerir
0 influenciar sobre la adjudicación de las subastas.
f) Los pliegos de proposiciones deberán estar firmados en tinta o lápiz indeleble por el
licitador o su representante autorizado.
1) Se podrán considerar ofertas sin firmar si antes de la apertura de la subasta el licitador
afectado, o su representante autorizado, hubiese radicado una carta u otro documento
firmado que justifique la ausencia de tal firma y acepte la responsabilidad
correspondiente.
2) También podrá aceptarse una oferta sin firmar si con los pliegos de ofertas viene algún
documento o carta firmada por el licitador en la cual haga referencia directa a la
proposición.
3. Entregas
En aquellos casos en que no se requiera una entrega especÃfica, los licitadores deberán indicar
en su oferta el término o la fecha dentro del cual entregarán los artÃculos o rendirán el servicio
requerido. La entrega podrá ser una de las condiciones principales en la evaluación de una
subasta, siempre que asà se haga constar en la invitación y si con ello se beneficia el interés
público.
4. Cambio de oferta
Las correcciones o cambios en los pliegos de oferta se efectuarán antes del acto de apertura y
deberán estar debidamente iniciadas por el licitador, de lo contrario quedará invalidada la
oferta para la partida o partidas correspondientes.
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5. Retiro de las ofertas
a) El retiro de una oferta radicada podrá efectuarse mediante petición escrita, hecha antes de
la apertura del acto a subasta.
b) El retiro de ofertas, posterior a la apertura de cualquier subasta, estará condicionado a que
inequÃvocamente pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que no pueda
sostenerse como oferta razonable.
c) El licitador no podrá radicar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para
determinada subasta.
d) Cuando un licitador, sin establecer razones meritorias, insista en el retiro de su oferta o se
negare a aceptar la orden de compra que se emita, se considerará que ha incumplido el
contrato y se le podrá aplicar las sanciones que la OAP estime pertinentes.
6. Licitaciones tardÃas
No se tomará en consideración licitación alguna recibida después del dÃa y la hora en que se
cierre la subasta. Las ofertas recibidas vÃa facsÃmile o mediante correo electrónico no serán
tomadas en consideración, excepto por autorización expresa de la OAP a este respecto,
expedida con antelación a la apertura de la subasta.
Las ofertas recibidas, una vez vencido el periodo lÃmite establecido, serán devueltas al
licitador, sin abrir, con una carta explicativa.
D. Apertura de las ofertas
1. El dÃa fijado para la apertura de las proposiciones, se requerirá de todos los presentes que
firmen un registro de asistencia, anotando el nombre de la firma o corporación a quien
representan y el puesto que desempeñan en la misma.
2. El Secretario declarará abierta la subasta a la hora, fecha y lugar indicado en la invitación
de subasta, y procederá a abrir los pliegos de las proposiciones.
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3. El Secretario verificará la corrección de las proposiciones, comprobará que se haya
cumplido con los requisitos de rigor y hará que se lean en VOZ alta.
4. Cualquier asistente a los actos de apertura podrá examinar, en presencia del Secretario,
cualquier documento relacionado con la subasta sometida por los licitadores, después que
la oferta contenida de dicho documento haya sido abierta y leÃda.
a) El Secretario de la Junta determinará la forma y manera en que los interesados podrán
examinar la información, sin que se afecte el desarrollo normal de las labores.
b) Toda información relacionada con una subasta será retenida por la Oficina y formará
parte del expediente de la compra.
1) No se permitirá, bajo ninguna circunstancia, el efectuar cambios o modificaciones
a una oferta después de haber sido abierta y leÃda.
2) La cancelación de una licitación por parte del licitador, después de iniciada la
apertura de los pliegos de licitación y sin que se muestren razones justificadas para
ello, se considerará como incumplimiento de contrato y la Oficina podrá eliminar a
dicho licitador del registro de licitadores cualificados y tomar la acción legal que
considere pertinente.
E. Análisis de la subasta
La Junta de subastas preparará un extracto de las licitaciones recibidas que incluirá, entre otras, la
siguiente información:
1. El nombre del licitador;
2. El nombre del artÃculo;
3. La oferta sometida;
4. La fecha de entrega prometida;
5. Los términos y condiciones del contrato;
6. Las observaciones pertinentes a la subasta;
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Al evaluar las cotizaciones, la Junta considerará, además del precio de los artÃculos solicitados, la
calidad y cualquier otro factor pertinente a la selección más adecuada, de tal forma que se logre
una sana administración pública. Además, tomará en consideración lo siguiente: si el postor
cumple con las especificaciones; la calidad y adaptabilidad relativa de los materiales, efectos,
equipos o servicios; la responsabilidad económica del licitador y su pericia, experiencia,
reputación de integridad comercial y habilidad para prestar servicios; y el tiempo de entrega o
ejecución que se ofrezca. Se considerarán también aquellos elementos pertinentes para la toma de
una decisión, incluyendo la entrega por el licitador de todos los documentos requeridos por la
Junta para ingresar en el Registro de Licitadores.
La Junta podrá, de entenderlo necesario, solicitar ayuda, asesoramiento y consejo de peritos en la
materia.
F. Recomendación de Adjudicación
La Junta pasará juicio sobre las distintas cotizaciones y recomendará la adjudicación de la subasta
al postor que cumpla con todos los requisitos y que, a juicio de sus miembros, sea más
conveniente a los intereses de la OAP.
Estas recomendaciones son de carácter confidencial y no deberán en forma alguna trascender al
público. Al recomendar la adjudicación se deberá considerar la Ley Núm. 103 de 24 de junio de
1977, según enmendada, la cual dispone la concesión de un por ciento de preferencia en las
compras de productos extraÃdos, fabricados o ensamblados en Puerto Rico. La adjudicación de la
subasta se efectuará dentro del término de cinco (5) dÃas laborales a partir de la apertura de la
subasta, salvo que por la naturaleza del bien a adquirirse se requiera un término mayor. El
Secretario de la Junta vendrá obligado a llevar un record de todo lo que ocurra durante la
adjudicación y además, levantará un acta al respecto.
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G. Rechazo 0 Aceptación de Ofertas
1. Oferta única- En los casos en que se reciba una oferta de un solo licitador, la Junta podrá
adjudicarle la subasta, siempre que considere que tal oferta es justa y razonable y cumpla con
las especificaciones. Si la Junta adjudica la subasta a dicho licitador, deberá hacer constar en el
acta que compareció un licitador solamente y que la oferta se considera justa.
2. Empate de oferta- Dos (2) o más ofertas se considerarán empatadas cuando sean idénticas en
precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en los pliegos de especificaciones. Si
dos (2) o más ofertas resultan ser las más bajas por ser idénticas en precios, especificaciones y
demás condiciones, se decidirá la adjudicación por sorteo entre los licitadores afectados, o por
la oferta más baja que surja entre los licitadores involucrados.
3. Subasta declarada desierta- En caso de que la subasta se declare desierta, la Junta podrá
determinar la celebración de Lina nueva subasta o recomendar la adquisición se efectúe en
mercado abierto. La junta tendrá la facultad para no adjudicar y declarar desierta la subasta sólo
cuando:
a) Estime que no se ha obtenido la competencia adecuada.
b) La oferta más baja en precios está por encima del estimado del artÃculo, servicios u
obra a efectuarse.
c) Los licitadores carezcan de responsabilidad.
d) La naturaleza o calidad de lo subastado no se ajuste a los requisitos.
e) Los precios cotizados se consideren irrazonables.
f) Cuando las especificaciones que se disponen en los pliegos de cotizaciones resulten
insuficientes o inadecuadas.
g) Se estime que, al asà hacerlo, se benefician los intereses de la OAP.
4. Rechazo de oferta más baja en precio- La Junta podrá rechazar la oferta más baja en precio
cuando:
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a) Tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la propuesta no ha
dado atención o cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados
anteriormente.
b) No cumple con las especificaciones, requisitos y términos de la subasta.
c) La oferta no sea razonable en opinión de la Junta, en cuyo caso ésta hará una clara
exposición de por qué considera que la propuesta no es razonable.
d) La Junta tenga suficientes elementos de juicio para concluir que la compra al postor
más bajo no beneficiará a los mejores intereses de la OAP. Esa posición deberá estar
debidamente justificada.
H. Notificación de Adjudicación
1. Notificación a los licitadores La Junta notificará por escrito, mediante resolución, su
determinación sobre la adjudicación. La resolución será firmada por el Secretario en la
adjudicación. La misma enviará copia de dicha resolución a todos los licitadores participantes.
Además, les advertirá del derecho que tienen de impugnar la determinación de la Junta,
otorgándoles un periodo de cinco (5) dÃas laborales, a partir de la fecha de la notificación.
Al licitador agraciado se le informará la fecha, hora y sitio en que se entregará el contrato o
documento necesario, fianza y cualquier otra información pertinente. Deberá someter los
documentos solicitados, no más tarde de diez (10) dÃas calendario, contados a partir de la
fecha de haber recibido dicha notificación.
La notificación contendrá la advertencia de que la OAP se reserva el derecho de cancelar
cualquier adjudicación antes de la formalización del contrato u orden de compra. Contendrá
además, la advertencia de que si el postor agraciado no cumple con las condiciones expuestas
se someterá a las penalidades establecidas por ley y reglamento.
2. Notificación a la División de Compras La Junta enviará copia de la resolución sobre la
adjudicación y sus recomendaciones a la División de Compras. De no haber impugnaciones,
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la División de Compras procederá a extender la orden de compra al suplidor que fue
favorecido. Una vez otorgada la misma, cesará toda responsabilidad de la Junta con respecto a
las condiciones de entrega, verificación de la calidad, condiciones, garantÃas o insatisfacción
por servicios.
I. Cambios a la Adjudicación
En caso de surgir una cancelación, cambio u ocurrir una situación inesperada e imprevisible con
relación a la adjudicación de una subasta, la Junta de Subastas deberá ser notificada
inmediatamente. Esta deberá reunirse y determinará el curso a seguir.
La adjudicación podrá cancelarse por causas inesperadas e imprevisibles, cuando los fondos
obligados para la transacción no sean suficientes o cuando hubieran sido liberados para otro
propósito.
La Junta de Subastas, la OAP y cualquier otra entidad o dependencia gubernamental relacionada
directa o indirectamente, quedarán exentos de toda responsabilidad, en tales casos.