REPARACIONES

El Área de Administración mantendrá un Registro de Proveedores de Servicios, aprobado por el Director Ejecutivo, el Director del Área de Administración y el Supervisor de Servicios Auxiliares del Consejo. Este Registro cubrirá los siguientes tipos de servicios: a. Mecánica Automotriz b. Electromecánica C. Hojalatería y pintura d. Instalación y reparación de acondicionador de aire para auto Antes de enviar un vehículo a reparar, el Supervisor de Servicios Auxiliares verificará si la reparación a efectuarse está cubierta por alguna garantía. De estar bajo garantía, debe reclamarse ésta antes de realizar otra gestión de reparación. De requerirse la reparación, deberá mediar una requisición de servicio debidamente autorizada y disponerse de una Orden de Compra para obtener el servicio. Antes de enviar la unidad a reparación, debe retirarse del vehículo todo documento perteneciente al Consejo de Educación de Puerto Rico y entregarlo al Director del Área de Administración del Consejo. A estos efectos, la reparación de los vehículos del Consejo seguirá el procedimiento establecido a continuación: 25 a. El peticionario completará el modelo de "Requisición de Materiales, Equipo y Servicio", con la descripción del servicio que necesita. El documento debe incluir la firma del Director o Supervisor de la unidad operacional solicitante. b. Se referirá al Área de Administración la requisición de servicios debidamente cumplimentada. La solicitud incluirá, entre otras, la siguiente información: 1. Marca y año del vehículo 2. Número de la tablilla oficial 3. Lectura del millaje acumulado 4. Unidad de trabajo a la que está asignado el vehículo oficial 5. Descripción de la reparación o servicio requerido C. El Director del Área de Administración evaluará, por medio de sus técnicos automotrices certificados, si el servicio puede ser prestado en el taller de mecánica autorizado por el Consejo o si requerirá la compra de piezas o servicios especializados de un contratista. d. De ser necesaria la compra de piezas o servicios especializados de un contratista, el Supervisor de Servicios Auxiliares efectuará una requisición para adquirir bienes y/o servicios de forma electrónica, la cual será enviada al Director del Área de Administración para su aprobación quién, a su vez, la hará llegar a la Oficina de Presupuesto del Consejo. e. Previo a la adquisición, la Oficina de Presupuesto del Consejo hará la verificación correspondiente para separar los recursos necesarios para efectuar el pago de la adquisición. Para completar el trámite, la requisición deberá ser aprobada por el Director del Área de Administración. 26 f. Una vez certificados los fondos, se procederá a referir el caso al Área de Administración para la evaluación del costo correspondiente. Para estos efectos, se considerará el Historial de Reparaciones del Vehículo Oficial. Este documento incluirá la siguiente información: 1. Número de la orden 2. Modelo, marca y año de la unidad 3. Costo de cada reparación efectuada 4. Día, mes y año en que se entregó el vehículo (luego de cada reparación) 5. Millaje del auto (luego de cada reparación) g. El Director del Área de Administración, posterior a la certificación de los recursos disponibles, tomará en consideración los siguientes elementos para recomendar la reparación propuesta: la cantidad a la que ascienden los gastos acumulados por reparaciones efectuadas al vehículo hasta la fecha de la solicitud de la reparación, y el lugar o lugares donde se efectuaron. También, se verificará que la inversión propuesta está justificada y que el costo de la misma está a tono con el bien a repararse. De igual forma, verificará la descripción de la garantía que ofrece el contratista por la reparación. h. El Director del Área de Administración deberá llevar una Bitácora de cada unidad vehicular que tiene bajo su custodia, de manera que se verifique que la inversión a llevarse a cabo está justificada, que el costo de la misma está a tono con el valor del bien a repararse, y que no existe garantía que deba reclamarse antes de proceder con un desembolso adicional por parte del 27 Consejo. De igual manera, el registro le permitirá conocer el gasto de las reparaciones de la unidad, y el consumo de aceite y gasolina del vehículo. i. El Supervisor de Servicios Auxiliares requerirá un endoso del encargado del taller de mecánica autorizado por el Consejo, respaldando la reparación requisada. Además, el encargado del taller certificará la reparación una vez efectuada, para que se confirme que la misma se llevó a cabo conforme a lo solicitado. j. El Director del Área de Administración cotejará que en los procesos de adquisición se aplique el "Reglamento para la Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios no Personales del Consejo de Educación de Puerto Rico". k. La descripción de las reparaciones, el costo y la factura serán archivados en el expediente del vehículo en el Área de Administración. I. Los encargados de vehículos oficiales se asegurarán de que el comerciante realice la reparación en un período de tiempo razonable. Bajo ningún concepto se permitirá que el suplidor retenga la unidad como presión para obtener pagos adeudados.