Normas Generales para la Contratación

1. La contratación de servicios profesionales y consultivos se regirá por los criterios de necesidad, utilidad y austeridad que deben regir el desembolso de fondos públicos y los principios rectores de la ética gubernamental y la sana administración pública. 2. Para convenir los honorarios a ser pagados, la Oficina del Contralor Electoral tomará en consideración si la tarifa es razonable y la compensación que corresponde a los servicios es comparable con otras dependencias o agencias del gobierno y del sector privado. También, de ser necesario, podrá considerar los honorarios sugeridos por las distintas asociaciones profesionales, cuando estas tengan disponible dicha información. 3. Los servicios profesionales y consultivos se rendirán mediante contrato MAr escrito, prospectivo y formalizado entre el Contralor Electoral y la persona natural o jurídica contratada para prestar dichos servicios. Las partes se comprometen a someter el contrato al Registro de Contratos de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, a tenor con lo dispuesto en la Ley Núm. 18 de 30 de octubre de 1975, según enmendada. Ninguna prestación o contraprestación podrá exigirse hasta tanto se haya registrado el contrato en la Oficina del Contralor de Puerto Rico. 4. La relación entre el contratista y la Oficina será de contratista independiente. El contratista no tendrá derecho a los beneficios de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado, ni licencia por vacaciones ni enfermedad, ni otros beneficios marginales. 5. La Oficina sólo reducirá y retendrá el 7% en su origen del pago por servicios prestados(a la cantidad facturada que exceda de $1,500.00), salvo presentación de relevo de hacienda al respecto. Será responsabilidad del 5 contratista hacer los pagos de contribución sobre ingresos y pagos del seguro social. 6. Toda persona natural 0 jurídica que sea evaluada para prestar servicios, mediante contrato, a la Oficina del Contralor Electoral deberá certificar en el contrato, que no está prestando servicio a personas naturales o jurídicas que tengan interés en algún asunto bajo consideración de la Oficina del Contralor Electoral, aparte del interés general que como ciudadanos pueda tenerse en los asuntos públicos. 7. Los contratos de servicios profesionales y consultivos se otorgarán, como regla general, por un término no mayor de un (1) año fiscal. En circunstancias especiales podrán otorgarse contratos que cubran dos (2) años fiscales diferentes, siempre que el periodo total del mismo no exceda de doce (12) meses. No obstante, cuando la naturaleza del servicio contratado requiera que el acuerdo se extienda por más de un (1) año fiscal O un periodo que excede doce (12) meses, en estos casos, se deberá incluir una cláusula que especifique que el contrato se considerará renovado al comienzo de cada año fiscal, siempre y cuando las partes estén de acuerdo y haya fondos disponibles en la partida de servicios profesionales y consultivos. Además, deberá incluirse una cláusula que permita a la Oficina MAr del Contralor Electoral resolver el mismo, dentro de un periodo de treinta (30) días contados a partir de la fecha de notificación por escrito, sin derecho a compensación adicional a la devengada hasta el momento. 8. Los pagos por concepto de servicios profesionales y consultivos se efectuarán, previa autorización de la factura debidamente certificada por el Contralor Electoral, o la persona en quien este delegue, en pagos mensuales, excepto que en el contrato disponga expresamente otro término para el pago. 9. Los contratos de servicios profesionales y consultivos que se formalicen con personas pensionadas o retiradas de algunos de los sistemas de retiro del Gobierno de Puerto Rico, se ajustarán a lo dispuesto en la Ley Núm. 40 de 15 de junio de 1959, los Reglamentos y Carta Circulares aplicables emitidas por la Oficina de Capacitación y Asesoramiento en Asuntos Laborables y de 6 Administración de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 10. Ningún contrato se procesará con fecha retroactiva. La efectividad o vigencia de los contratos no podrá ser anterior a la fecha en que el contrato se formaliza por las partes contratantes. 11. En los contratos relacionados a los servicios de publicidad, se consignarán las directrices establecidas por la Oficina del Contralor de Puerto Rico y el Departamento de Hacienda en torno a los descuentos, comisiones o beneficios que reciban las agencias de publicidad como resultado de dicho contrato, a fin de que tales beneficios sean transferidos a la Oficina del Contralor Electoral. 12. Ninguna persona que haya sido convicto o se haya declarado culpable por delito contra el erario, la fe y función pública o que dichos delitos sean actos constitutivos de corrupción o malversación de fondos 0 propiedad pública, sea en jurisdicción federal o estatal, podrá ser contratado por la Oficina del Contralor Electoral por los periodos dispuestos en la Ley 458- 2000, según enmendada. 13.A la persona o entidad contratada se le requerirá que presente facturas en forma detallada, certificadas y que indiquen en las mismas las horas trabajadas, la cuantía y los servicios prestados. La factura deberá ser MAr presentada dentro de los treinta (30) días siguientes a los que se facturan, o cualquier otro plazo que se establezca en el contrato. La Oficina del Contralor Electoral se reserva el derecho de auditar la factura, pedir más información al contratista e incluso que se presente copia del trabajo realizado. 14. La Oficina del Contralor Electoral no contratará a ninguna persona que haya sido funcionario o empleado de la Oficina del Contralor Electoral, hasta tanto no hayan transcurridos dos años de haber cesado sus funciones en la Oficina. Esta disposición no aplica a la contratación de servicios ad honorem (sin remuneración) o cuando a discreción de la Directora(o) Ejecutiva(o) de la Oficina de Ética Gubernamental, medien circunstancias excepcionales que hayan sido evaluadas con anterioridad al otorgamiento del contrato. 7 15. En los contratos que se requiera la presentación de las distintas certificaciones emitidas por las agencias gubernamentales, si por algún motivo la agencia gubernamental no puede emitir los mismos al momento que el contratista los solicita, se procederá con la formalización del contrato una vez el contratista acredite que ha hecho las gestiones presentando copia de los formularios de solicitud sometidos a la agencia concerniente. Dichos formularios deberán tener el sello oficial del organismo que está procesando las certificaciones. Dentro de los sesenta (60) días calendarios siguientes a la fecha en que se formalice el contrato, el contratista deberá presentar los documentos que correspondan. De lo contrario, la Oficina del Contralor Electoral procederá con la cancelación del contrato y el cobro de cualquier deuda mediante la retención en los pagos que habrá de recibir bajo el contrato. El Director de Asuntos Legales tendrá la facultad, de entenderlo necesario, de ofrecerle al contratista, sea una persona natural 0 jurídica, la opción de que la Oficina del Contralor Electoral podrá realizar las gestiones para conseguir cualquier certificación de no deuda ante las agencias del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico que sea requerida para la otorgación del contrato, mediante la autorización previa del contratista y previo el pago de los derechos correspondientes. 16.Si el contratista está incluido en el Registro Único de Licitadores, la Oficina del Contralor Electoral verificará que tenga el Certificado de Elegibilidad al MAr día a la fecha del otorgamiento del contrato, y de estarlo, se tendrán por presentadas todas las certificaciones requeridas.