ASPECTOS GENERALES

4.1. Prohibición de Discrimen por Razón de Género Las normas en la Oficina prohíben el discrimen de clase alguna, entre otros motivos, por razón de sexo. Por tanto, para propósitos de este Reglamento, todo término utilizado para referirse a una persona o puesto se refiere a ambos sexos. 31-00-05 4.2. Definiciones Para propósitos de este Reglamento, se definen los siguientes términos: Artículos: Cualquier mercancía adquirida 0 que se pueda adquirir. Asuntos: Se refiere a aquellos en que el funcionario 0 el empleado haya participado personal y sustancialmente y que ocurrieron mediante decisión, aprobación o desaprobación, recomendación, consejo O investigación particular que involucre partes específicas. No incluye la intervención 0 participación del funcionario o empleado en la promulgación de normas o reglamentos de aplicación general o de directrices e instrucciones abstractas que no aludan a situaciones particulares 0 casos específicos. Ausencia: Se refiere cuando un miembro permanente de la Junta de Subastas no puede asistir a una o más reuniones de dicha Junta en que se requiere quórum para evaluar las propuestas de una subasta, discutir las especificaciones 0 condiciones de una subasta 0 tomar alguna decisión final, por razón de enfermedad, disfrute de vacaciones regulares, ausencia prolongada debido a un viaje oficial 0 asignación especial de trabajo efectuada por la Contralora. 31-00-06 Bien excedente: Aquel que se determine por la Oficina que no es necesario, aunque mantiene un valor económico. Certificado de Certificación expedida por la Administración de Elegibilidad: Servicios Generales (ASG) acreditativa del cumplimiento por parte de un licitador de los requisitos necesarios para pertenecer al Registro Único de Licitadores de dicha entidad. Compra: Medio de adquirir artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a cambio de un pago en moneda legal o a cambio de la entrega de otro bien de igual o similar valor. Conflicto de intereses: Aquella situación en la que el interés personal 0 económico del funcionario 0 empleado, de personas relacionadas con éste 0 del contratista, you está 0 puede razonablemente estar en pugna con el interés público. Contralora: Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Contratista: Toda persona 0 grupos de personas, incluidos los licitadores, que establezcan 0 interesen entablar una relación contractual con la Oficina para la venta de artículos, materiales o equipos; realizar obras; 0 prestar servicios no profesionales. Contrato: Pacto, convenio 0 negocio jurídico en el que las partes se obligan por escrito a dar alguna cosa, O 31-00-07 en hacer o dejar de hacer determinado acto, y que es otorgado con el consentimiento de los contratantes, en relación con un objeto cierto, material del contrato y en virtud de la causa que se establezca. Emergencia: Necesidad inesperada e imprevista causada por calamidades fuera del alcance humano, 0 por cualquier perturbación grave en el orden público en la que se requiere acción inmediata. Esto por alguna de las siguientes razones: (1) estar en peligro la vida 0 la salud de una o más personas, (2) estar en peligro de dañarse o perderse la propiedad pública, (3) estar en peligro de un suspenderse o afectarse adversamente el funcionamiento de la Oficina. También se entenderá por emergencia aquella situación en que la Contralora determine que la oportunidad para adquirir los artículos, los materiales o los equipos; pueda perderse y afectar adversamente el buen funcionamiento de la Oficina. Empleado: Aquella persona que ocupa un cargo 0 empleo en la Oficina que no está investido de parte de la soberanía del Estado. Comprende los empleados públicos regulares e irregulares, los que prestan servicios por contrato 31-00-08 que equivalen a un puesto o cargo regular, los de nombramiento transitorio y aquellos que se encuentran en período probatorio. Equipo capitalizable: Todos los bienes muebles de naturaleza relativamente permanente que tienen vida útil de por lo menos dos años y que pueden usarse repetidamente, sin cambiar de naturaleza O consumirse. Tienen un costo por unidad de $500.00 0 más. Ambas condiciones tienen que darse. Equipo no Todos los bienes muebles cuyo costo sea entre capitalizable: $100.00 y $499.99. Este equipo se enumera para propósitos de control. Especificaciones: Conjunto de características primordiales de los com artículos, los materiales, los equipos, las obras 0 los servicios no profesionales que se interesan adquirir y que son señalados como referencia para cada partida de una solicitud de compra 0 de una subasta, así como, las características físicas, las funcionales, las estéticas y de calidad con que se describen. Fianza de Ejecución Garantía 0 cantidad de dinero que se le requiere a (Performance Bond): un licitador para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del 31-00-09 Comisionado de Seguros 0 mediante cheque certificado o giro postal. Fianza de Licitación Respaldo provisional que tiene que presentar el (Bid Bond): licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros 0 mediante cheque certificado O giro postal. Fraccionamiento: Se entiende por fraccionamiento cuando para un mismo destino, sobre un mismo bien, servicio u obra, y con el presupuesto disponible, a you sabiendas se emite más de una orden a uno o varios licitadores, ninguna de la cuales excede la cuantía máxima autorizada a la Sección de Compras. Funcionario: Aquella persona que ocupa un cargo 0 empleo en la Oficina que está investido de parte de la soberanía del Estado. Junta de Subastas: La Junta de Subastas de la Oficina del Contralor del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. El organismo administrativo autónomo y separado de la Oficina encargado del estudio, 31-00-010 la evaluación y la adjudicación de las subastas formales, cuyas funciones se establecen en este Reglamento. Licitador: Cualquier persona natural 0 jurídica inscrita en el Registro Único de Licitadores de la ASG 0 el Registro de Licitadores Cualificados de la Oficina que esté interesada y disponible para participar en subastas. Materiales 0 Objetos necesarios para el desempeño de un suministros: servicio 0 para la realización de una obra cuya vida útil, por lo general, no excede de dos años y al usarse pueden cambiar de naturaleza 0 consumirse. El costo por unidad, por lo general, no excede de $100.00. ym Mejor Postor: Licitador que presenta una propuesta u oferta, la cual no necesariamente cotiza el precio más bajo, pero sí cumple con todas las especificaciones y condiciones requeridas por la Oficina, siempre y cuando responda a los mejores intereses de esta. Mercado abierto: Procedimiento para adquirir bienes 0 servicios no profesionales cuyo importe total estimado excede de un centavo ($0.01) hasta cincuenta mil dólares ($50,000.00), O que se utiliza cuando la adquisición de los mismos esté exenta por ley o reglamento de subasta informal 0 formal. Requiere la solicitud de cotizaciones verbales O 31-00-011 escritas a un mínimo de tres (3) proveedores, salvo las excepciones establecidas en este Reglamento. Obra: Cualquier trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de cualquier estructura. Oficina peticionaria: Cualquier unidad operacional de la Oficina que solicite la compra o la adquisición de materiales, equipos o servicios no profesionales. Persona: Persona natural, jurídica o grupos de personas o asociaciones, incluidos los licitadores, que interesen entablar con la Oficina una relación you contractual, comercial 0 financiera, 0 que han perfeccionado un contrato para la entrega de bienes 0 prestación de servicios a la Oficina conforme a las obligaciones contraídas a través del contrato que medie entre las partes. Procedimiento Procedimiento competitivo de compra autorizado Extraordinario de Solicitud de por la Contralora 0 su representante cuando se Propuestas Selladas: estima que el proceso de subasta para una compra específica no es práctica o ventajosa, o requiere un proceso de negociación. Proveedor: Persona que suministra artículos, materiales, equipos, obras 0 servicios no profesionales. Quórum: Se refiere al número de miembros de la Junta de 31-00-012 Subastas que se requiere asistan a las reuniones para que la Junta se encuentre formalmente constituida y pueda proceder a tomar decisiones finales. Recepción: Área localizada en la sede principal de la Oficina, designada para recibir documentos y atender visitantes. Regalo: Incluye, entre otros, dinero, bienes, o cualquier objeto, oportunidad económica, propina, concesión, beneficio, descuento 0 atención especial. Registro de Lista de proveedores que mantiene la Oficina 0 Licitadores Cualificados: Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales, los you cuales han cumplido con los requisitos y las normas establecidas para participar en el proceso de compras. Servicios no Aquellos servicios que no requieren profesionales: conocimientos 0 habilidades especializadas, 0 donde no es necesária la intervención directa de una persona natural 0 jurídica para su realización. Subasta formal: Procedimiento que se utiliza para compras cuyo importe total estimado excede de ciento cincuenta mil dólares con un centavo ($150,000.01). 31-00-013 Subasta informal: Procedimiento que se utiliza para compras en que el importe total estimado excede de cincuenta mil dólares con un centavo ($50,000.01) hasta un máximo de ciento cincuenta mil dólares ($150,000.00). Supervisor de Funcionario designado por la Contralora para Compras: realizar las gestiones de compras. Transacción: Acto de una o más personas para lograr la acción y el efecto de negociar mediante la compra y la venta o la permuta de géneros, mercaderías o valores para lograr u obtener algún provecho, you conveniencia, interés o fruto. Unidad familiar: Comprenden los miembros del núcleo familiar y aquellos cuyos asuntos financieros están bajo el control del funcionario, ex-funcionario, empleado o ex-empleado. Urgencia: Necesidad inesperada, imprevista y apremiante de adquirir un bien 0 servicio para poder realizar una actividad 0 cumplir con un trabajo que requiera acción inmediata, y que no refleje falta de planificación. 31-00-014