ORGANIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE COMPRAS

5.1. Responsabilidades de la Sección de Compras de la División de Servicios Generales a. Mantener un control de las órdenes de compras y contratos relacionados con los artículos, los materiales, los equipos O los servicios no profesionales recibidos y pendientes de recibir, de las obras realizadas y de los pagos efectuados contra dichas órdenes y servicios. b. Planificar las compras anualmente, incluidas las que se harán por subasta, que se notifican a la Junta de Subastas. c. Además, desarrollará los procedimientos operacionales y redactará los documentos internos que sean necesarios para la planificación adecuada de las compras. up d. Mantener un expediente para cada proveedor, que contenga información sobre la experiencia que la Oficina haya obtenido en las órdenes de compras y en los contratos que le hayan sido otorgados con anterioridad. Esto, incluye el desempeño o incumplimiento presente y pasado en relación con la entrega 0 el funcionamiento adecuado de los artículos, los materiales, los equipos recibidos, 0 la calidad de los servicios no profesionales recibidos y de las obras realizadas por los contratistas y los proveedores de bienes y servicios no profesionales, incluye información sobre licitadores que hayan incumplido con los términos de alguna subasta. Esta última información la compartirá con la Junta de Subastas. e. Revisar las solicitudes de compras para verificar que las mismas incluyan la descripción 0 las especificaciones de los bienes 0 servicios; 31-00-015 que estén autorizadas por el director de la oficina peticionaria correspondiente, o su representante autorizado; y que incluyan cualquier otra información necesaria para poder continuar con el proceso de compras. f. Preparar y mantener al día un Registro de Licitadores Cualificados de los artículos, los materiales, los equipos, las obras y los servicios no profesionales, conforme se dispone en el Artículo 5.2 de este Reglamento. g. Recibir las requisiciones previamente enumeradas, obtener la debida autorización de fondos y las firmas de aprobación correspondientes mediante medio electrónico. h. Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores de acuerdo a los you procesos de mercado abierto y subasta informal. i. Completar un registro de cotizaciones por cada compra, donde se resuman las cotizaciones recibidas y que se certifique por el Supervisor de Compras. j. Entregar a todo proveedor o contratista que interese someter una propuesta por escrito el formulario de certificación de cumplimiento con el Código de Ética para Contratistas y Proveedores (Código de Ética) de la Oficina, que se requiere por el Artículo 15 de este Reglamento, y copia del referido Código. k. Preparar la orden de compra y enviarla al proveedor 0 contratista, luego de asegurarse de haber recibido de éste la certificación de cumplimiento con el Código de Ética de la Oficina firmada. 1. Asegurar que la cantidad total de la adquisición no exceda la cantidad de fondos aprobados. 31-00-016 m. Establecer e implantar un sistema de seguimiento de la entrega de mercancía para asegurarse de que se cumpla con los términos de entrega negociados. n. Preparar las especificaciones para todas las compras, incluidas las que se hagan por subasta formal. Sin embargo, cuando la preparación de las mismas requiera conocimientos especializados que no estén disponibles en la Oficina, debido a la naturaleza de la compra, esto se le notifica al Director de la División de Servicios Generales para que le notifique el asunto a la Contralora y se tomen las medidas que correspondan. O. Cualquier otra función que le confiera la Contralora, por conducto del Director de la División de Servicios Generales. p. Aceptar 0 rechazar cualquier partida, grupo 0 grupos de partidas de yru cualquier oferta 0 de varias ofertas, así como ordenar cantidades menores a las establecidas según convenga a los mejores intereses de la Oficina por conducto del Supervisor de Compras, siempre que las ofertas no hayan sido condicionadas por los licitadores a una aceptación distinta. También, puede agrupar partidas al adjudicar la subasta formal 0 informal cuando así se estime conveniente. 5.2. Registro de Licitadores Cualificados Se crea un Registro de Licitadores Cualificados, en el cual debe inscribirse aquel proveedor de artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales que interese participar en cualquier proceso de compras que efectúe la Oficina. Para ingresar al Registro de Licitadores Cualificados de la Oficina, los proveedores deben presentar una vez al año los siguientes documentos: 31-00-017 Certificación de radicación de planillas contributivas y certificación de deuda contributiva o certificación de estar acogido a un plan de pago con el Departamento de Hacienda. Copia del Certificado de Registro de Comerciante. Certificación de deuda por concepto de contribución sobre la propiedad. Certificación de deuda emitida por el Departamento del Trabajo del Seguro por Incapacidad y Desempleo, y Certificación de Deuda del Seguro Social para Choferes, según aplique. Certificación de pago de póliza al Fondo del Seguro del Estado, si aplica y certificación de deuda. En los casos de una corporación, debe presentar los estados financieros you compilados para el último afio, si aplica. Si lo entiende necesario, la Oficina puede requerir que dichos estados sean auditados. Certificado de la incorporación 0 autorización para hacer negocios en Puerto Rico emitidos por el Departamento de Estado y certificado de buena pro (good standing), si aplica. Copia de la patente municipal y cualquier licencia 0 permiso para operar el negocio. Certificado de deuda por concepto de pensión alimentaria expedido por la Administración para el Sustento de Menores, si aplica. En aquellos casos en que sea necesario, el proveedor debe presentar copia de las pólizas de seguros que sean requeridas para brindar el servicio (por ejemplo, en el caso de proyectos de construcción). 31-00-018 Cuando lo considere necesario, la Oficina puede requerir información adicional incluida, pero sin limitarse a, estados financieros, referencias bancarias y comerciales, experiencia y años de servicio, lista de contratos otorgados con los gobiernos estatales y municipales, entre otros. Los requisitos del Registro de Licitadores Cualificados descritos en este Artículo no son de aplicación a las compras por Internet siempre que éstas ocurran un máximo de dos (2) veces al año, y cada una de ellas sea por una cantidad no mayor de veinte mil dólares ($20,000.00). Sin embargo, el límite de adquisición anual antes indicado no aplica cuando la compra envuelva libros, subscripciones, membresías y programas de computadoras. Tampoco se exige en las compras a cadenas de tiendas locales 0 firmas multinacionales, las cuales sólo tienen que someter el Certificado de Incorporación 0 la autorización para hacer negocios en Puerto Rico y la certificación de buena pro (goodstanding). emitido por el Departamento de Estado, lo que sea aplicable. you Asimismo, el registro no es aplicable a la compra de pasajes y estadías para propósitos oficiales. Los requisitos dispuestos en este Artículo, tampoco serán de aplicación en los procesos de compras que requieren la adquisición a proveedores que certifiquen que son distribuidores exclusivos 0 cuando el artículo 0 los servicios no se consiguen con algún otro proveedor. La Oficina puede relevar de los requisitos impuestos en este Artículo a aquellos proveedores que estén suscritos al Registro Único de Licitadores establecido por la ASG. En estos casos, es necesario que sometan el Certificado de Elegibilidad expedido por la ASG y que acepten cumplir con el Código de Ética establecido en este Reglamento. 31-00-019 El Supervisor de Compras, previa autorización de la Contralora, puede eximir a un proveedor de la presentación de algunos documentos requeridos en este Artículo. Dicha autorización debe constar por escrito y formar parte del expediente del proveedor. Si un proveedor incumple con los términos de la transacción de compra u ofrece un mal servicio a la Oficina, su nombre puede ser retirado del Registro de Licitadores Cualificados. La razón de la determinación debe constar por escrito y formar parte del expediente del proveedor. 5.3. Solicitudes de Compras Las oficinas peticionarias son responsables de preparar las solicitudes de compras. Las mismas deben incluir especificaciones que permitan establecer competencia entre varios suplidores y marcas. Además, se debe señalar el propósito y el uso específico de los artículos, los materiales, los equipos, las act obras 0 los servicios no profesionales solicitados y cualquier otra característica especial que requiera una evaluación basada en criterios específicos. Dichas solicitudes se radican con suficiente antelación, de manera que no exista conflicto con el tiempo razonable requerido para la notificación, la publicación, el estudio, la adjudicación y la entrega de los artículos, los materiales 0 los equipos, la realización de obras 0 la prestación de servicios no profesionales. En aquellas situaciones en que no se puedan someter con la solicitud de compras especificaciones que permitan amplia competencia, se acompaña la solicitud de compras con una justificación que señale las razones que hacen indispensable que la compra se efectúe de determinada marca o con determinada característica en especial, de manera que si el planteamiento así lo justifica, se pueda efectuar la compra como única fuente de abasto. 31-00-020 Las solicitudes de compras de artículos, equipos, materiales, servicios no profesionales o la realización de obras son aprobadas por el director de la división que las origina o por los representantes autorizados por la Contralora. La Sección de Compras de la Division de Servicios Generales las tramita para la autorización de la Contralora 0 su representante autorizado, de ser necesario. Las solicitudes y cualquier proceso de compras, incluidos los formularios relacionados con los mismos, se pueden llevar a cabo por medios electrónicos siempre y cuando no exista impedimento legal alguno. En tal caso se deben tomar las medidas que sean necesarias para garantizar la seguridad del medio electrónico a utilizarse. El Supervisor de Compras 0 su representante autorizado será responsable de recibir todas las solicitudes de compras y de determinar el mecanismo de compras apropiado. Si la compra es de ciento cincuenta mil dólares con un nm centavo ($150,000.01) en adelante, el Supervisor de Compras por conducto del Director de la División de Servicios Generales o su representante autorizado solicitará a la Junta de Subastas la acción correspondiente. Las oficinas peticionarias no pueden realizar dicha tarea. Todo funcionario de la Oficina autorizado a solicitar 0 aprobar la adquisición de artículos, equipo, materiales, servicios no profesionales y la realización de obras, se guía por criterios de necesidad, utilidad y austeridad. Se aprueba solo la adquisición de artículos, equipos, materiales 0 servicios no profesionales y se autoriza la realización de obras, que sean estrictamente necesarias para las actividades para las cuales han de adquirirse. 31-00-021