MÉTODOS ALTERNOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS NO PROFESIONALES 7.1. Trade-in Se utiliza para adquirir un bien nuevo a cambio de la entrega de otro bien similar usado y previamente tasado. El valor de tasación del bien que se entrega se acredita y la diferencia es pagada en dinero al proveedor. 31-00-026 Dicha modalidad se puede utilizar, además, en compras a plazos. En este caso al momento de efectuar la compra se entrega el bien usado y el valor de tasación se acredita al precio de venta. La diferencia se puede pagar completa o mediante desembolsos parciales por cantidades previas determinadas y acordadas por un período específico. Sólo se pueden dar en trade-in aquellos bienes que hayan sido declarados excedentes. 7.2. Permuta En esta modalidad de compra se permite entregar un bien a cambio de otro igual o similar en valor sin que medien otras consideraciones para el pago. En algunos casos se puede efectuar parte del pago con un bien y la otra parte en dinero. En aquellos casos en que se determine efectuar una permuta aplica lo siguiente: cuto Se indica el propósito y se justifica la misma Se describen y tasan los bienes a permutarse Se solicitan las autorizaciones que correspondan. La permuta puede llevarse a cabo siempre y cuando responda a un fin público y se trate de bienes como los siguientes: vehículos de transportación, equipo 0 maquinaria de imprenta, equipo de microfotografía, computadoras u otros equipos relacionados, equipo de oficina 0 de reproducción, y cualquier otro equipo utilizado por la Oficina. 7.3. Arrendamiento En aquellos casos en que la Oficina considere la posibilidad de adquirir vehículos de motor, equipo de oficina 0 de otra naturaleza mediante 31-00-027 arrendamiento con opción a compra o arrendamiento por un término fijo de tiempo, se debe cumplir con lo siguiente: El tipo de arrendamiento que determine realizar la Oficina debe justificarse por escrito y expresar las razones para esto. Se solicitan ofertas a un mínimo de tres (3) proveedores, salvo aquellos casos en que no se conozcan 0 no existan suficientes, 0 por circunstancias extraordinarias que justifiquen obtener ofertas de un número menor de proveedores. Las ofertas deben ser firmadas por el proveedor o su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, y cualquier otra información particular que la Sección de Compras de la División de Servicios Generales requiera para el tipo de compra concernida. you Las ofertas por escrito se pueden recibir por correo, a la mano y por facsímil. También se pueden recibir por Internet, mediante correo electrónico, siempre y cuando contengan una firma electrónica. 7.4. Procedimiento Extraordinario de Solicitud de Propuestas Selladas Este procedimiento alterno a las subastas, se utiliza cuando la Contralora o su representante autorizado estime que el proceso de subasta para una compra específica contemplada por la Oficina no responde a los mejores intereses 0 las necesidades de la Oficina. La Contralora 0 su representante autorizado podrán autorizar compra mediante Solicitud de Propuestas Selladas en casos excepcionales. Dicha autorización, y las circunstancias que justifican el uso de dicho procedimiento, deben constar por escrito y conservarse en el expediente correspondiente. 31-00-028 La autorización de la Contralora o de su representante autorizado, en coordinación con la Sección de Compras establecen las normas y los requisitos que habrán de aplicarse para la adjudicación. En caso de dudas, se aplicarán los procedimientos dispuestos en este Reglamento para la adjudicación de una subasta, salvo que la Contralora disponga otra cosa. La Sección de Compras procede a solicitar las propuestas por invitación y con cualificación de los licitadores invitados. Una vez recibidas las propuestas, la Contralora designará un Comité Evaluador para estudiar las que se reciban para esa compra en particular. El Comité se compondrá de tres (3) miembros, de los cuales al menos uno conozca la materia 0 haya participado de procesos relacionados con la misma. Las propuestas se reciben en sobre sellados y contienen toda la información necesaria para que el Comité pueda tomar una decisión responsable, como por am ejemplo, los factores de evaluación técnica, el precio y la calidad del bien 0 servicio no profesional a ofrecerse. Se llevan a cabo reuniones con los proponentes que hayan presentado las mejores propuestas. El precio no será necesariamente el factor principal para llegar a una determinación y sí la mejor oferta respecto al servicio 0 bien que se necesita de acuerdo a los mejores intereses de la Oficina. A todos los proponentes se les dará un trato igual y justo respecto a cualquier oportunidad de discusión 0 revisión de propuestas. Se revisan las propuestas después de haber sido sometidas y antes de la adjudicación para obtener las ofertas mejores y finales. En el proceso de las discusiones no se revelará información alguna derivada de las propuestas sometidas por los demás proponentes. 31-00-029