ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NO PROFESIONALES

MEDIANTE SUBASTA PÚBLICA 8.1. Junta de Subastas 8.1.1. Creación y Responsabilidad de la Junta de Subastas Se crea una Junta de Subastas cuyos miembros son nombrados por la Contralora, quien además designa a su Presidente y su Secretario. La Junta de Subastas tiene la responsabilidad de estudiar, evaluar y adjudicar las subastas formales. Además, adopta los procedimientos que sean necesarios para guiar y uniformar su funcionamiento interno. Los miembros de la Junta de Subastas no recibirán remuneración alguna por los servicios prestados como tales. Tampoco se les adjudicará responsabilidad económica por cualquier acción tomada en el desempeño de sus deberes y funciones, excepto cuando ésta haya sido intencionalmente ilegal, 0 incurra en un abuso manifiesto de la autoridad 0 my de la discreción que les confiere este Reglamento. La Junta estará ubicada en el edificio donde ubique la Oficina, 0 de esto no ser posible, donde la Contralora determine. 8.1.2. Composición de la Junta de Subastas La Junta de Subastas se compone de cinco (5) miembros en propiedad y dos (2) miembros suplentes provenientes de las distintas divisiones de la Oficina. La composición se distribuye como sigue: de los miembros en propiedad, tres (3) provendrán de las divisiones de apoyo y dos (2) de las divisiones de auditoría, mientras que de los miembros suplentes, uno provendrá de una división de apoyo y otro de una división de auditoría. Los miembros suplentes son nombrados por la Contralora para que puedan sustituir a los miembros en propiedad en caso de ausencia, y pueden participar en reuniones de la Junta de Subastas sin VOZ ni voto, a menos que estuviesen sustituyendo a algún 31-00-030 miembro en propiedad, en cuyo caso ejercen todas las facultades del miembro que sustituyen. De surgir una vacante de un miembro en propiedad, un miembro suplente puede ser designado para cubrir la misma. En caso de ausencia de un miembro en propiedad de la Junta de Subastas, el Presidente designa al miembro suplente que lo sustituirá. Si la ausencia es del Presidente de la Junta y la misma es por un tiempo prolongado, la Contralora designa interinamente como Presidente a un miembro en propiedad de la Junta de Subastas que no sea el Secretario. Se entiende por "ausencia" que un miembro en propiedad de la Junta de Subastas no puede asistir a una O más reuniones de dicha Junta en que se requiere quórum para evaluar las propuestas de una subasta, discutir las especificaciones 0 condiciones de una subasta 0 tomar alguna decisión final, por razón de enfermedad, disfrute de vacaciones regulares, ausencia prolongada debido a un viaje oficial O yrs asignación especial de trabajo efectuada por la Contralora. 8.1.3. Responsabilidades, Deberes y Poderes de la Junta de Subastas, de su Presidente y de su Secretario a. La Junta de Subastas tiene, entre otras, las siguientes responsabilidades, deberes y poderes: 1. Recibir, evaluar, adjudicar 0 rechazar las ofertas recibidas. 2. Solicitar asesoramiento técnico, legal o de cualquier otra especialidad de los funcionarios o los empleados de la Oficina. 3. Adoptar las normas y los procedimientos de su funcionamiento interno. 4. Evaluar la capacidad de los licitadores para cumplir con las especificaciones de la subasta. 31-00-031 5. Cualquier otro asunto relacionado con la función de compras que la Contralora considere conveniente que la Junta realice. b. El Presidente de la Junta de Subastas tiene, entre otras, las siguientes responsabilidades, deberes y poderes: 1. Mantener el buen funcionamiento de la Junta. 2. Dirigir los procedimientos de la Junta. 3. Representar a la Junta. 4. Convocar y presidir las reuniones. Puede delegar la notificación de la convocatoria al Secretario. 5. Revisar y adoptar las recomendaciones de la Junta. 6. Solicitar a la Contralora los nombramientos de personal para que le brinde apoyo administrativo a la Junta de Subastas en el you ejercicio de sus funciones. Al efectuar dicha designación, entre otros factores, se considerará que los deberes y las funciones de las personas no se relacionen con el proceso de compras. 7. Someter cuantos informes y recomendaciones se le soliciten. 8. Cumplir con todas las funciones y deberes inherentes de su cargo. C. El Secretario de la Junta de Subastas tiene, entre otras, las siguientes responsabilidades, deberes y poderes: 1. Responder al Presidente. 2. Custodiar toda la información contenida en los libros, los récords, los expedientes y los documentos de la Junta. 31-00-032 3. Mantener récord de toda la correspondencia recibida 0 enviada por la Junta. 4. Recibir y abrir la correspondencia de la Junta, distribuirla y custodiarla. 5. Recibir, custodiar y velar por la tramitación adecuada de los expedientes de subastas. 6. Citar a los miembros a las reuniones de la Junta por delegación del Presidente. 7. Notificar las adjudicaciones y los acuerdos de la Junta a las partes interesadas. 8. Certificar los acuerdos y las adjudicaciones cuando éstas se tomen, y cualquier otro documento de la Junta. you 9. Asistir a las reuniones de la Junta para tomar las minutas y levantar las actas sobre los acuerdos y las adjudicaciones. 10. Redactar las actas, las minutas, los acuerdos, las adjudicaciones e informes para la aprobación del Presidente. 8.1.4. Operación de la Junta La Contralora habrá de proveer los mecanismos adecuados para facilitar las operaciones de la Junta e incluye los recursos de personal, equipo y espacio. El Presidente de la Junta determinará las necesidades de personal, tales como: abogados, secretarias, técnicos, mensajeros y cualquier otro personal que sea necesario y notifica a la Contralora para que los asigne. 31-00-033 8.1.5. Términos Los miembros de la Junta desempeñan sus deberes y ocuparán sus cargos hasta que la Contralora disponga lo contrario. Los miembros en propiedad de la Junta de Subastas y los miembros suplentes se desempeñan en sus funciones hasta que sus sucesores sean nombrados y asuman sus respectivos cargos. Solamente la Contralora podrá sustituir las vacantes que surjan en la Junta de Subastas nombrada al amparo de este Reglamento. 8.1.6. Sello La Junta de Subastas adopta un sello oficial. Existirá una presunción de regularidad, y serán reconocidos como documentos oficiales de la Junta de Subastas, todas las decisiones, las comunicaciones, las certificaciones y otros documentos de la Junta de Subastas cuando estén marcados con el sello oficial. El Secretario es el custodio del sello. ynu 8.1.7. Constitución de Quórum Tres (3) de los cinco (5) miembros permanentes de la Junta constituirán quórum y los acuerdos serán por mayoria de los presentes. 8.2. Procedimiento de Subastas 8.2.1. Pliegos de la Subasta El representante autorizado de la oficina peticionaria prepara los requerimientos y las especificaciones de la subasta y lo entrega al Supervisor de Compras. Este prepara los pliegos después de evaluar los requerimientos y las especificaciones y entrega los mismos al Secretario de la Junta de Subastas para el trámite correspondiente. 31-00-034 El pliego de la subasta es el documento que la Junta de Subastas le entrega a los licitadores interesados en cotizar, en el cual se expresa todo lo necesario o requerido para facilitar a éstos la preparación de sus ofertas. El pliego de la subasta debe contener el aviso, las instrucciones, las especificaciones y las condiciones, según se define a continuación: a. Instrucciones serán las guías que le indicarán a los licitadores cómo preparar sus ofertas. b. Especificaciones conjunto de características físicas, funcionales, estéticas y de calidad de cada producto, material, equipo, obra o servicio que se solicita. c. Condiciones términos conforme a los cuales debe entregarse el bien, ejecutar la obra o prestar el servicio. neto El representante autorizado de la oficina peticionaria debe asegurarse que el pliego de la subasta contenga por lo menos la siguiente información: a. Descripción exacta de lo que se interesa adquirir. b. Especificaciones recomendadas. c. Especificaciones de modelos. d. Condiciones particulares de lo solicitado. e. Justificación sobre la necesidad de la compra, que incluya el uso que se le dará. f. Cualquier otra información que a juicio del representante autorizado de la oficina peticionaria entienda sea de utilidad. 31-00-035 El Supervisor de Compras verifica que el pliego de la subasta contenga toda la información requerida. Ninguna petición de subasta puede procesarse sin la debida certificación de fondos, la cual formará parte de los documentos de la solicitud de subasta. La Junta de Subastas no podrá realizar cambios a las especificaciones 0 a las condiciones especiales en los pliegos sin notificar estos a la Sección de Compras. En estos casos, la Junta de Subastas notifica dichos cambios al Supervisor de Compras para el trámite correspondiente. 8.2.2. Invitación a Subastas Formales 8.2.2.1. Notificación de la Invitación La invitación a subasta para compras con importes estimados en ciento cincuenta mil dólares con un centavo ($150,000.01) o más, se notifica mediante anuncio de subasta, por lo menos durante dos días, en un periódico you de circulación general en Puerto Rico, diez (10) días calendario antes de la fecha límite para recibir licitaciones, y también se publica en la página de Internet de la Oficina. No obstante, cuando se determine utilizar el Registro de Licitadores Cualificados de la Oficina no es necesaria la publicación de anuncios de subasta. En estos casos, la notificación se hace mediante el envío de una invitación a los licitadores certificados por la Oficina. Además, se anuncia en la página de Internet de la Oficina y se especifica que dicha subasta es por invitación. En el expediente de la subasta se mantendrá evidencia del envío de las invitaciones. 31-00-036 8.2.2.2. Término para el Envío de Invitaciones Las invitaciones a la subasta formal se envían por correo certificado con acuse de recibo, con no menos de quince (15) días calendarios de anticipación a la fecha de la subasta. 8.2.2.3. Determinación de Fechas y Horas El Presidente de la Junta de Subastas o su representante autorizado fija la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones, y la fecha, la hora y el lugar exacto donde se abrirán las ofertas de los licitadores. 8.2.2.4. Preparación de las Invitaciones Las invitaciones a subasta formal las prepara la Sección de Compras de la División de Servicios Generales, de acuerdo con los requisitos establecidos en este Reglamento, y se las somete a la Junta de Subastas para su revisión y aprobación. Una vez aprobadas, el Secretario se encarga de la tramitación de you las invitaciones por carta 0 la publicación mediante el anuncio de subasta. 8.2.2.5. Requisitos de la Invitación a Subasta a. Cuando se proceda con la invitación, se requiere que la misma incluya lo siguiente: Especificaciones completas y descripciones claras de los artículos, los equipos, los materiales y los servicios no profesionales que se desean obtener u obras que se desean realizar. Indicar claramente los términos y las condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos son esenciales para efectos de la adjudicación a subasta. 31-00-037 Especificar la fecha, la hora y el lugar en que se abrirán los sobres con las ofertas. Informar cómo y dónde enviar 0 radicar las propuestas. Advertir que la Junta de Subastas tiene facultad para realizar una inspección ocular de las facilidades de almacén 0 de oficina del licitador, así como del equipo vendido o servicio prestado a clientes anteriores, que sea similar al requerido por la Oficina. Contener instrucciones específicas respecto a la forma en que se habrán de someter las ofertas, así como los términos y las condiciones que regirán la transacción. Éstos, las especificaciones y cualesquiera condiciones especiales, forman parte del contrato y son de estricto am cumplimiento. Incluir todos los elementos necesarios para que los licitadores puedan hacer sus ofertas. Especificar los términos para impugnación de la convocatoria y la adjudicación. Indicar las fianzas de licitación, de ejecución y cualesquiera otras que sean requeridas. b. Aquellas subastas sujetas a condiciones 0 restricciones especiales deben contener una nota a esos efectos para señalar claramente la condición 0 la restricción, de manera que permita la tramitación y la evaluación adecuada de la subasta. c. Aquellas subastas en que se requiera que los licitadores sometan alguna certificación 0 documentos especiales como parte de su oferta deben contener una advertencia a esos efectos. 31-00-038 d. Se acepta sólo una oferta por cada licitador para cada subasta. Si una misma empresa comercial somete varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio o de alguna de sus subsidiarias 0 sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas. e. Cuando se requiera la instalación de equipo debe incluirse en las especificaciones un requerimiento de que la labor a realizarse debe cumplir con los reglamentos vigentes y las normas comunes de la ingeniería y la seguridad. f. Deben indicarse los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables a la Oficina, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. g. Las referencias a marcas específicas de artículos, materiales y equipos, se you hacen únicamente como guía 0 índice para ayudar al licitador potencial a determinar la clase y tipo de artículos, materiales y equipos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores potenciales pueden cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la invitación a subasta. h. Puede cursarse invitación a subasta para la adquisición de marcas específicas cuando se pueda justificar por la experiencia obtenida 0 por alguna otra razón que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de la Oficina. Como parte del expediente de la subasta, se incluirá un informe de la Junta de Subastas donde se expresen las razones para este tipo de invitación. i. Se pueden solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio, cuando se considere que esto conviene a los mejores intereses de la Oficina, pero no se 31-00-039 incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia. j. El tiempo a fijarse para la entrega de los artículos, los materiales, los equipos, las obras 0 los servicios no profesionales debe ser razonable, conforme a la disponibilidad del bien o servicio en el comercio local, siempre que esto no entre en conflicto con las necesidades de la Oficina. k. A los licitadores a quienes se les adjudique el contrato de compra, O parte del mismo, conforme los términos de entrega, especificaciones y demás condiciones e instrucciones especiales contenidos en el mismo, y que incurran en retraso en la entrega, la Oficina le hará un descuento al momento de tramitar el pago por cada día consecutivo de retraso. La cantidad a ser descontada por día se fijará en las condiciones e you instrucciones especiales para la subasta. Dicha cantidad será establecida a base de la premura que tengan los productos 0 servicios para la Oficina, la disponibilidad de los mismos en el mercado, los gastos y los contratiempos que el retraso pueda ocasionar a la Oficina y a cualquier otro factor que se estime pertinente. La cantidad a ser establecida no será menor del uno porciento (1%) ni mayor del diez porciento (10%) del importe del pago. Igualmente, la fianza de ejecución del contrato responderá como pago por cualesquiera daños y perjuicios ocasionados por la tardanza. La suma a pagar por retraso en la entrega de la mercancía en ninguna forma representa una penalidad, y sí una compensación por daños y perjuicios convenidos entre ambas partes, para compensar a la Oficina por gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados. 1. Cuando todas las especificaciones de los artículos, los materiales, los equipos, las obras O los servicios no profesionales a adquirirse no se incluyan en la invitación a la subasta, ya sea porque ésta se hizo a través 31-00-040 de la prensa, página de Internet 0 por cualquier otro motivo, copia de los documentos relacionados estarán a la disposición de los potenciales licitadores en la Oficina y así se hará constar en la invitación. m. Se puede cancelar cualquier invitación a subasta y notificar a los licitadores según se dispone en el Artículo 8.2.18 de este Reglamento. n. Se puede enmendar cualquier invitación a subasta y notificar a los licitadores correspondientes antes de la fecha y la hora fijadas para la apertura de la subasta. O. Cuando se anuncie una subasta donde se requiera que se especifique el costo por unidad de los artículos, los materiales 0 los equipos requeridos, se incluirá un estimado razonable de la cantidad total de los mismos que la Oficina se propone adquirir. Las fianzas de licitación y ejecución que se requieran en tales casos serán por el estimado de la compra. En estos casos el estimado no será obligatorio para la Oficina. 8.2.3. Anuncio de Subasta you En los casos de subastas formales notificadas por un anuncio en un periódico y en la página de Internet de la Oficina, la Junta de Subastas prepara y aprueba el mismo. Una vez aprobado, el Secretario se encarga de hacer la petición a la Oficina de Prensa y Comunicaciones para que gestione la publicación del anuncio en la fecha que haya determinado la Junta de Subastas. El anuncio debe contener, entre otra información, la siguiente: Número de la subasta. Propósito de la subasta. Fecha de publicación de la subasta. Fecha límite, horario y lugar en que se recibirán las propuestas. 31-00-041 Fecha, hora y lugar en que se abrirán las propuestas. Instrucciones específicas de dónde localizar 0 cómo obtener copia de la invitación a la subasta, incluida la dirección física y el lugar específico donde se entregarán las invitaciones y el teléfono. Fecha y hora del último día para recoger las invitaciones. Si se ha determinado celebrar una reunión pre-subasta, se indicará la fecha, la hora, el lugar y si la asistencia es compulsoria. Se indica que toda propuesta debe someterse acompañada de una fianza de licitación equivalente al diez porciento (10%) de la propuesta, 0 cualquier porciento razonable que estime la Junta de Subastas. you En aquellos casos en que se determine que las invitaciones no se enviarán por correo, así se advertirá. Se indica en letras mayúsculas la siguiente advertencia: LA OFICINA DEL CONTRALOR SE RESERVA EL DERECHO DE CANCELAR UNA SUBASTA 0 PARTE DE LA MISMA ANTES 0 DESPUÉS DE SU ADJUDICACIÓN CUANDO ASI LO ESTIME NECESARIO PARA PROTEGER LOS MEJORES INTERESES DE ESTA INSTITUCIÓN. 8.2.4. Radicación de Ofertas en Subastas Formales Las ofertas de los licitadores deben ser entregadas en la Recepción del edificio principal de la Oficina en sobres, de papel, cartón u otro material resistente, sellados de tal manera que no se puedan abrir sin rasgar 0 causar marcas a dichos sobres. Estas se aceptan desde la fecha indicada en el anuncio de subasta o en la carta de invitación, hasta la fecha y la hora límites establecidas para recibir las ofertas 0 para la apertura y lectura de las ofertas recibidas, según aplique. Las ofertas recibidas se mantienen bajo la custodia del Secretario de la Junta. 31-00-042 Los sobres sellados con las ofertas radicadas por los licitadores se marcan con el sello oficial de la Oficina e indican la fecha y la hora en que se recibieron. Toda oferta radicada es custodiada por el Secretario de la Junta de Subastas hasta la fecha y la hora fijadas para la apertura de las ofertas. Los sobres sellados no serán abiertos, bajo ninguna circunstancia, hasta la fecha y la hora fijadas para la apertura. En caso de que una persona abra por error algún sobre, ésta debe cumplir de inmediato con lo siguiente: Cerrar y sellar de nuevo el sobre sin examinar ni leer su contenido, y asegurarse de que todos los documentos originales queden en su totalidad dentro de éste. Anotar en la parte exterior del sobre la fecha, su nombre, firma y título del puesto que ocupa. Entregar el sobre al Secretario de la Junta de Subastas, quien anota en el sobre una explicación de lo sucedido, el día y la hora en que fue abierto el und sobre y lo firma. El Secretario de la Junta de Subastas levanta un acta para que conste lo sucedido en el libro de actas. Toda propuesta debe entregarse acompañada por una fianza de licitación equivalente al diez porciento (10%) del total de la propuesta 0 el porciento razonable determinado por la Junta de Subastas conforme a la cuantía, como garantía de que habrá de mantener su oferta durante todo el proceso de la subasta. Ésta debe ser prestada por una compañía autorizada por el Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor de la Oficina 0 mediante cheque certificado o giro postal. Las fianzas prestadas por los licitadores no agraciados luego de adjudicada la subasta serán devueltas por la División de Finanzas y Presupuesto conforme se dispone en el Artículo 10 de este 31-00-043 Reglamento. Las fianzas en cheque certificado o giro postal deben hacerse a nombre de la Oficina del Contralor, para luego ser reembolsadas cuando proceda. No se aceptan fianzas en efectivo. En compras de equipo el licitador debe ofrecer información en su propuesta que demuestre que el equipo ofrecido cuenta con servicios de reparación y mantenimiento en Puerto Rico, y que las piezas y los materiales que éste utiliza se pueden obtener fácilmente en el mercado local. Además, incluye 0 indica lo siguiente: El costo anual del contrato de servicio y de mantenimiento on-site entra en vigor al finalizar el período de garantía y de servicio. Los servicios que incluyen en el contrato correspondiente. you El servicio de mantenimiento se prestará con un tiempo de espera de no más de un día entre la solicitud del servicio y la prestación del mismo, excepto en casos en que una espera mayor se justifique a satisfacción de la Oficina. Cualquier gasto que incurra la Oficina por motivo de una demora injustificada en la reparación del equipo será reembolsado por el proveedor. Todos los documentos que componen las ofertas de los licitadores deben estar firmados en tinta indeleble por el licitador o su representante autorizado. El licitador tiene que inicialar toda corrección, borradura 0 tachadura que se haga en los documentos incluidos con su oferta. De no hacerlo, la corrección, la borradura 0 la tachadura que se realice en su oferta no será considerada. Lo anterior sólo aplica a la oferta para una partida en particular y no anulará el resto de las ofertas para otras partidas, salvo que se trate de una oferta de "todo 0 nada", 0 por precio global. 31-00-044 Se pueden considerar ofertas sin firmar, si antes de la apertura de la subasta el licitador afectado o su representante autorizado radica una carta u otro documento firmado que justifique la ausencia de tal firma y acepte la responsabilidad correspondiente. También se puede aceptar una oferta sin firmar, si con la oferta viene algún documento o carta firmada por el licitador en la cual haga referencia directa a la proposición. No se aceptará licitación alguna que, en la totalidad de los documentos que la compongan, tenga más de cinco (5) tachaduras, aunque todas se hayan inicialado. La Junta de Subastas no considerará ninguna oferta que añada, 0 elimine especificaciones 0 no cumpla con las condiciones solicitadas en el pliego de la subasta. you 8.2.5. Tipos de Ofertas en Subastas Formales a. Ofertas Alternas Los licitadores podrán someter una oferta principal y una 0 varias ofertas alternas, por artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales de calidad similar y a distintos precios, cuando en la invitación a subasta se haya incluido una disposición a tales efectos. b. Oferta Básica Los licitadores cotizan basándose en precios unitarios para cada una de las partidas en que deseen participar. C. Oferta de "Todo 0 Nada" - Aquella en que un licitador establece precios más bajos para una o más partidas, grupo de partidas o la totalidad de ellas, condicionados a que todas le sean adjudicadas. A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la oferta adicional "Todo o 31-00-045 Nada" no impide que la Oficina pueda aceptar los precios individuales, contenidos en la oferta básica por precios unitarios. d. Oferta por Precio Global - Se cotiza sobre la base de precio global (lump sum). El licitador puede ofrecer una rebaja sobre el precio global cotizado, basándose en precios unitarios, siempre que se le adjudiquen todas las partidas para las cuales cotiza. No obstante, a menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la Junta de Subastas puede considerar y aceptar las partidas individuales de cualquier oferta y descartar el precio global, si así convine al interés público. e. Oferta de Precio Estimado - No se aceptan ofertas basándose en precios estimados que puedan variar luego en la facturación una vez adjudicada la subasta, a menos que en la invitación a subasta se haya incluido una you disposición 0 cláusula que establezca las condiciones en que serán aceptados cambios en precios. 8.2.6. Prohibiciones a Funcionarios y Empleados Los funcionarios y empleados de la Oficina, bajo ninguna circunstancia, pueden intervenir directa 0 indirectamente con los licitadores en la preparación y la entrega de las ofertas ni en forma alguna aconsejar, sugerir 0 influenciar sobre la adjudicación de las subastas. 8.2.7. Entregas en Subastas Formales En aquellos casos en que no se requiera una entrega específica, los licitadores deben indicar en su oferta el término 0 la fecha dentro de la cual entregan los artículos, los materiales, los equipos, las obras 0 los servicios no profesionales requeridos. 31-00-046 8.2.8. Retiro de Ofertas en Subastas Formales a. El retiro de una oferta radicada puede efectuarse mediante petición escrita, hecha en cualquier momento antes de la apertura del acto de subasta. b. El retiro de ofertas, posterior a la apertura de cualquier subasta, esta condicionada a que pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que no pueda sostenerse como oferta razonable. c. El licitador no puede radicar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta. d. Cuando un licitador, luego del acto de apertura de una subasta formal, insista en el retiro o la cancelación de su oferta 0 se niegue a aceptar la orden de compras que se emita, sin establecer razones meritorias, se considera que ha incumplido el contrato, se le confisca la fianza, se elimina del registro de licitadores y se le podrán aplicar otras sanciones 0 solicitar remedios que la Contralora estime pertinentes, en armonía con lo you dispuesto en el Artículo 13 de este Reglamento. 8.2.9. Modificaciones de Ofertas en Subastas Formales a. Las ofertas pueden ser modificadas sólo antes de la apertura, mediante comunicación escrita, en sobre cerrado identificado con el número de la subasta, la fecha, la hora señalada para la apertura y el nombre y la dirección del licitador, y radicada con el Secretario de la Junta de Subastas. b. En la comunicación escrita se deben indicar las razones que motivan la modificación de la oferta. C. Toda modificación de oferta es abierta en la fecha y la hora señalada para la apertura de la subasta original. 31-00-047 d. Las modificaciones de las ofertas son inadmisibles si se radican luego de la fecha y hora de la apertura de la subasta. 8.2.10. Licitaciones Tardías en Subastas Formales a. No se toma en consideración licitación alguna recibida después del día y la hora que se establezcan como límite para someter licitaciones. b. Las ofertas recibidas por Internet 0 facsímil no son tomadas en consideración, excepto en aquellos casos que la Oficina lo autorice previamente en la invitación a subasta. C. Las ofertas recibidas, una vez vencido el período límite establecido, serán devueltas al licitador, sin abrir, con una carta explicativa. 8.2.11. Reuniones Pre-Subasta ymu La Junta de Subastas podrá celebrar reuniones pre-subasta con el propósito de brindar orientación detallada a licitadores potenciales. Las mismas sirven para contestar y aclarar cualquier duda que pueda surgir. De celebrarse, les aplicará lo siguiente: De ser posible, la reunión pre-subasta se celebrará no menos de cinco (5) días laborables antes de la fecha límite para someter las ofertas. Cualquier aclaración que la Junta de Subastas entienda deba hacer con relación a las especificaciones incluidas en la Invitación a Subasta será retroactiva a la fecha de la misma. La Junta de Subastas tiene la facultad de determinar si la asistencia de los licitadores potenciales a dichas reuniones será compulsoria, como requisito para participar en el proceso de subasta formal. Además, tiene la facultad de determinar si éstas deben ser grabadas. 31-00-048 En las ocasiones en que se determine que la asistencia será compulsoria, los licitadores potenciales firman un Registro de Asistencia e identifican la compañía a la cual representan. El Secretario de la Junta preparará un Acta de la reunión pre-subasta, la cual incluirá entre otras cosas, el nombre de los licitadores potenciales presentes y las compañías representadas por éstos y todas las aclaraciones y los acuerdos tomados en la reunión. Se enviará copia del Acta vía facsímile o, por petición, mediante correo electrónico a los licitadores potenciales. En aquellos casos en que la asistencia no sea compulsoria se le advertirá a los licitadores que de no comparecer a la reunión no podrán levantar en un proceso de impugnación de subasta ningún asunto de los allí discutidos ya que su ausencia se entiende como una renuncia de tal derecho. 8.2.12. Fianzas y Garantías you Todas las fianzas y las garantías que reciba la Junta de Subastas como parte del proceso de las subastas formales se entregan a la División de Finanzas y Presupuesto de la Oficina para su custodia y eventual disposición conforme se establece en este Reglamento. La División de Finanzas y Presupuesto adoptará los procedimientos necesarios para el recibo y el control de las mismas. 8.2.13. Acto de Apertura de Subastas Formales Los licitadores que deseen participar del acto de apertura deberán estar en el salón donde se celebrará el mismo a la hora indicada para el comienzo. Aquellos que lleguen luego de iniciado el acto, perderán la oportunidad de entrar y participar del mismo. 31-00-049 8.2.14. Registro de Asistencia El día fijado para la apertura de las ofertas se requiere que todos los presentes firmen un registro de asistencia, anoten el nombre de la firma o corporación a quien representan, el puesto que desempeñan en la misma y cualquier otra información que le sea requerida. 8.2.15. Proceso de Apertura 8.2.15.1. Función de la Junta de Subastas La Junta de Subastas no se constituirá en el Acto de Apertura. La misma estará representada por el Presidente 0 su representante autorizado, y por el Secretario. 8.2.15.2. Deberes del Presidente de la Junta de Subastas en el Acto de Apertura you El Presidente, 0 su representante autorizado, debe estar presente en el acto de la apertura de la subasta para dirigir los procedimientos, y determina si se grabarán los mismos. Al iniciar el acto de apertura, éste se presenta a los asistentes y declara abierta la subasta a la hora, la fecha y el lugar indicado en la invitación a subasta. Además, ejerce las siguientes funciones: Informa el número de la subasta cuyas ofertas se van a abrir Indica el asunto de la subasta Identifica a los licitadores presentes, o a sus representantes, según sea el caso Coteja los sobres que contienen las ofertas para verificar que cada uno esté sellado Lee el remitente de cada uno de los sobres Verifica el nombre del remitente contra el listado de sobres recibidos Abre los sobres de las ofertas en presencia de los asistentes 31-00-050 Lee de cada oferta, por partida, la siguiente información: Número de la partida para la cual se ha ofrecido cotización Precio ofrecido por la partida Fecha de entrega ofrecida, cuando proceda Marca y modelo ofrecido, cuando proceda Verifica que las ofertas cumplan con toda la documentación solicitada como requisito. El Presidente de la Junta de Subastas determina la forma y la manera en que los interesados pueden examinar cualquier documento relacionado con la subasta sometido por los licitadores, después que la oferta contenida en dicho documento haya sido abierta y leída, sin que se afecte el desarrollo normal de las labores. No se permite que se sometan escritos para evaluar ofertas o cuestionar las ofertas de los otros licitadores. Una vez todos los asistentes al acto de apertura hayan examinado las ofertas se am dará por concluido el mismo, y se indicará la hora de cierre. Toda información relacionada con una subasta es retenida por la Oficina y forma parte del expediente de la compras. 8.2.15.3. Obligaciones del Secretario con Posterioridad al Acto de Apertura Con posterioridad al acto de apertura, y no más tarde de cinco (5) días laborables del mismo, el Secretario de la Junta de Subastas viene obligado a preparar un Acta de Apertura que contiene la siguiente información: Número y asunto de la subasta. Fecha, hora y lugar de la apertura. Número de ofertas recibidas. 31-00-051 Cantidad de licitadores que cotizaron para una 0 más partidas, 0 cuántos no cotizaron. Copia del Registro de Asistencia del acto de apertura. Certificación de la persona que tuvo a su cargo el acto de apertura, a los efectos de que la información leída públicamente fue aquella requerida por el Reglamento. La persona que estuvo encargada del acto de apertura anota sus iniciales en todas las ofertas. Informe sobre cualquier incidente ocurrido durante el acto de apertura, o cualquier otro asunto que la persona encargada del mismo crea pertinente informar a la Junta. you El Acta de Apertura debe ser firmada por la persona que tuvo a su cargo el acto de apertura. Si se hubieran grabado las incidencias del acto de apertura, se conserva intacta la grabación identificada bajo la custodia del Secretario de la Junta de Subastas por un período no menor de seis meses. Si la subasta en cuestión se encontrase bajo revisión de la Contralora 0 de un Tribunal, la grabación se conserva hasta que se emita una decisión final y firme. Tanto la Contralora como el Tribunal podrán solicitar una transcripción de la grabación, la cual deberá ser certificada por la persona que la realice. Una vez completada y firmada el Acta de Apertura, el Secretario de la Junta de Subastas la conserva como parte del expediente de la subasta. 8.2.16. Cancelación de Oferta en Subastas Formales La cancelación de una oferta por parte del licitador, después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación y sin mostrar razones justificadas para 31-00-052 esto, se considera como incumplimiento de contrato. La Oficina podrá tomar la acción legal que estime pertinente. 8.2.17. Rechazo de Ofertas en Subastas Formales Se pueden rechazar cualquiera o todas las ofertas en una subasta, durante cualquier etapa de su proceso anterior a la emisión de órdenes de compras, cuando ocurra cualquiera de las siguientes circunstancias: Uno o más licitadores no cumplan con algunos de los requisitos, especificaciones o condiciones estipuladas. Se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada. Los precios obtenidos sean irrazonables. No haya suficientes fondos disponibles para pagar los artículos, materiales, juto equipos, obras o servicios no profesionales de la oferta más baja en precio. Las ofertas demuestren que los licitadores controlan el mercado del producto solicitado, y se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios irrazonablemente altos. En estos casos, los licitadores concernidos están sujetos a las penalidades que se establecen en el Artículo 13 de este Reglamento. Caso fortuito. El licitador de la oferta escogida ha incumplido en proveer servicios 0 entrega de bienes en contratos u ordenes de compras en la Oficina. El incumplimiento puede ser en término de tiempo de entrega y calidad de los servicios 0 productos 0 falta de solución a inconvenientes causados por el propio licitador. 31-00-053 En estos casos la notificación de la determinación se hace conforme se dispone en el Artículo 8.2.18 de este Reglamento. Además, de ser necesario, la Oficina adoptará de las siguientes alternativas aquella que considere más beneficiosa en armonía con las circunstancias particulares de cada situación: Anunciar una nueva subasta. Negociar la compra con cualquier licitador en mercado abierto, conforme se dispone en el Artículo 6.1 de este Reglamento. La Junta de Subastas puede excusar u obviar cualquier informalidad o desviaciones menores en las ofertas recibidas, tales como desviaciones de las especificaciones, términos y condiciones, que no estén en conflicto con el uso, em el funcionamiento y la calidad de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales, siempre que con ello se beneficie el interés público. En dicho caso, los fundamentos para tal curso de acción deben expresarse por escrito. 8.2.18. Cancelación de Subastas Formales La Junta de Subastas puede cancelar una subasta formal, en cualquier etapa de la misma, inclusive después de adjudicada, si determina que hay un error en las especificaciones 0 que no se han cumplido con los requisitos establecidos en este Reglamento. También puede cancelar una subasta formal si determina que su cancelación beneficia los mejores intereses de la Oficina. En tales casos se hace lo siguiente: Cuando la cancelación se lleva a cabo antes del acto de apertura de las licitaciones, la Junta de Subastas por conducto de su Secretario, gestiona con la Oficina de Prensa y Comunicaciones de la Oficina, la publicación de un anuncio al respecto en el mismo periódico que publicó el aviso y en la 31-00-054 página de Internet de la Oficina. Además, notifica la cancelación por escrito a todos los licitadores que hayan sometido una propuesta antes de la cancelación y dispone que a éstos se les devolverán sus propuestas, sin abrir, junto con la carta que notifica la cancelación. Cuando la cancelación se hace después del acto de apertura de las licitaciones, la Junta de Subastas, por conducto de su Secretario, debe notificar a todas las partes su determinación por escrito. Todas las notificaciones de cancelación se hacen por escrito y deben enviarse mediante correo certificado con acuse de recibo, 0 entregarse personalmente con acuse de recibo, e indicar los fundamentos para la cancelación y el recurso legal disponible para revisión de dicha decisión conforme se dispone en la Sección 3.16 de la Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988, Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Estado Libre Asociado de you Puerto Rico, según enmendada. En el expediente de la subasta se mantendrá copia de las cartas de notificación de cancelación que se envían a los proveedores. 8.2.19. Adjudicación de Subastas Formales 8.2.19.1. Convocatoria a Reunión de Adjudicación Luego de celebrado el Acto de Apertura, la Junta de Subastas convocará a una reunión en la cual quede constituida. El Secretario de la misma levanta un Acta de Adjudicación con todas las incidencias que suceden en ella. La Junta puede solicitar la comparecencia de cualquier funcionario que entienda necesario para que le asesore y ayude de surgir dudas durante el proceso de deliberación. 31-00-055 8.2.19.2. Norma General de Adjudicación La adjudicación de las subastas formales se hará al licitador más responsivo a la solicitud de compras, cuya oferta reuna dos requisitos esenciales: a. Que cumpla con las especificaciones, las condiciones. y demás requisitos establecidos en el pliego de subastas. b. Que sea el mejor postor. La Junta de Subastas toma en consideración, además, si el precio 0 costo es razonable, competitivo y comparable con el mercado, la calidad ofrecida, las especificaciones sometidas, los descuentos ofrecidos por pronto pago, la responsabilidad económica del licitador, el tiempo de entrega o la ejecución que se ofrezca, el tiempo y la experiencia previa del licitador en Puerto Rico en relación con los los artículos, losc materiales, los equipos, las obras o los servicios no profesionales objetos de la subasta, y las experiencias obtenidas and con los licitadores en contratos anteriores, en cuanto al cumplimiento con los términos de los contratos. 8.2.19.3. Reglas Específicas de Adjudicación Además de la norma general de adjudicación, se toman en consideración los siguientes factores adicionales: a. Ley de Preferencia Para la adjudicación de las subastas formales se consideran las disposiciones de la Ley 14 2004 y la Ley Núm. 109 de 12 de julio de 1985, según enmendadas, las cuales establecen cierta preferencia en las compras de mercadería, provisiones, suministros, equipo y materiales producidos, manufacturados 0 ensamblados en Puerto Rico. Dicha preferencia debe ser reclamada por los licitadores, mediante la correspondiente identificación en sus propuestas, lo cual se hará constar en la invitación a subasta. 31-00-056 b. Rechazo de la Mejor Oferta La Junta de Subastas puede rechazar la mejor oferta cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la misma no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia, del Gobierno de Puerto Rico. También se puede rechazar, cuando no cumpla estrictamente con las especificaciones, las condiciones especiales, los requisitos y los términos de la subasta o que la calidad ofrecida es inferior a la solicitada. c. Término de Entrega como Factor Importante El término de entrega se considera un factor importante para decidir la adjudicación a favor de un postor que haya ofrecido los artículos conforme a las especificaciones y condiciones generales y cuyos precios sean razonables. d. Adjudicación por Partidas La Junta de Subastas puede aceptar o puto rechazar cualquier partida, grupo 0 grupos de partidas de cualquier oferta 0 de varias ofertas, así como ordenar cantidades menores a las establecidas, según convenga a los mejores intereses de la Oficina, siempre que la/s oferta/s no haya/n sido condicionada/s por los licitadores a una aceptación distinta. Se puede también adjudicar la subasta englobando partidas cuando así se estime aconsejable y conveniente al interés público. e. Oferta Única En los casos en que se reciba una oferta de solo un licitador, ésta puede ser aceptada por la Junta de Subastas, siempre que se considere justa y razonable. La Junta puede rechazar la única oferta recibida, aunque reúna los requisitos de la subasta, si el precio ofrecido es irrazonable 0 si el licitador no es confiable de acuerdo a los criterios de la Junta. 31-00-057 f. Empate de Ofertas Dos 0 más ofertas se consideran empatadas cuando sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en la invitación a subasta. En casos de empate en la mejor oferta, la Junta de Subastas puede: Decidir el empate a base de la experiencia que haya obtenido con los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados antes por cualquier dependencia del Gobierno. Adjudicar la misma por sorteo en presencia de los licitadores que hayan resultado empatados. En caso de que los representantes de los licitadores no comparezcan, el sorteo puede efectuarse ante testigos imparciales. En casos excepcionales adjudicar la subasta en partes iguales siempre que you se obtenga la aprobación escrita de éstos. Anunciar al momento una nueva subasta donde sólo participen los licitadores empatados. 8.2.20. Fianza de Ejecución Todo licitador agraciado debe someter evidencia de haber adquirido una fianza de ejecución equivalente al quince porciento (15%) del total de la propuesta, como garantía de que habrá de cumplir con el contrato. Ésta debe ser prestada por una compañía reconocida por el Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor de la Oficina o mediante cheque certificado 0 giro postal. Las fianzas en cheque certificado 0 giro postal deben hacerse a nombre de la Oficina del Contralor. No se aceptan fianzas en efectivo. Esta fianza debe ser presentada al Supervisor de Compras 0 su representante autorizado no más tarde de la fecha en que se formalice el contrato 0 se emita la orden de compras. Una vez recibida la fianza, el Supervisor de Compras 0 su representante 31-00-058 autorizado deberá entregarla a la División de Finanzas y Presupuesto para su custodia. 8.2.21. Descuentos por Pronto Pago Se estimularán descuentos por pronto pago y la Sección de Compras de la División de Servicios Generales debe asegurarse que los mismos sean aprovechados. Los documentos de compras que conlleven la concesión de un descuento por pronto pago serán marcados con un sello que lea Descuento, para que el pago se procese dentro del término establecido en la concesión. En aquellas órdenes de compras que conlleven la concesión de un descuento, el período de descuento se computa desde la fecha en que el embarque final de los artículos, los materiales, los equipos, las obras 0 los servicios no profesionales sea entregado, inspeccionado y aceptado, los servicios sean rendidos, las obras sean finalizadas y aceptadas y las facturas correspondientes um certificadas sean presentadas para el pago por el contratista. La fecha de pago será la que aparezca en el cheque emitido. 8.2.22. Término para adjudicar las Subastas Formales La Junta de Subastas debe adjudicar las subastas formales dentro de quince (15) días laborables desde la apertura de la subasta. En aquellas situaciones en que se requieran conocimientos especializados para adjudicar una subasta, el término para adjudicarla puede extenderse hasta veinte (20) días laborables. En tal caso, en el libro de actas de la Junta de Subastas deben indicarse las razones que fundamentan la extensión. Además, la Contralora puede autorizar que se extiendan dichos términos previa petición fundamentada de la Junta de Subastas. 31-00-059 La adjudicación de una subasta formal no obliga a la Oficina hasta que se otorgue el contrato, 0 se emita y se notifique la orden de compra. 8.2.23. Notificación de Adjudicaciones de Subastas Formales Las adjudicaciones de subastas formales se notifican por escrito a todos los licitadores que concurran a las mismas mediante escrito titulado Aviso de Adjudicación, el cual contiene la siguiente información de forma concisa: Los nombres de los licitadores en la subasta y una síntesis de sus propuestas. Los factores o criterios que se tomaron en cuenta para adjudicar la subasta. Los defectos, si alguno, que tuvieron las propuestas de los licitadores no agraciados. El plazo y la fecha límite para solicitar la reconsideración a la Junta de you Subastas y la revisión judicial conforme se dispone en la Sección 3.19 de la Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1988. Se indica que la solicitud de reconsideración ante la Oficina no es indispensable para solicitar revisión judicial, pero que si se opta por solicitar reconsideración deben cumplir estrictamente los requisitos que se expresan en el Artículo 11 de este Reglamento. Las adjudicaciones también se publican en la página de Internet de la Oficina. Las notificaciones pueden hacerse por entrega personal con acuse de recibo o por correo certificado con acuse de recibo. La Junta de Subastas notifica por escrito al Supervisor de la Sección de Compras cuando se cumpla el término correspondiente para que se inicie el 31-00-060 proceso de contratación 0 se emitan las órdenes de compra contra dicha subasta.