ARCHIVOS Y REGISTROS DE LA JUNTA

El Secretario de la Junta trabajará en coordinación con el Oficial de Junta para que los archivos y registros de la Junta estén organizados y conservados de acuerdo los requerimientos de la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico, según enmendada. A. Expediente Individual de Aspirantes La Junta mantendrá el expediente individual de cada aspirante o solicitante de licencia en un folio o sobre individual bajo la custodia del Departamento de Estado. Los expedientes individuales de cada aspirante serán confidenciales. Estarán disponibles únicamente para la Junta en la realización exclusiva de sus funciones, de acuerdo a la Ley y este 16 Reglamento, para el Secretario de Estado en sus funciones oficiales y para aquella entidad gubernamental, estatal o federal, que solicite copia del mismo como parte de un proceso investigativo, mediando subpoena. Además, estarán disponibles para revisión o se podrán emitir copias de documentos incluidos en el mismo, a petición del aspirante a quien corresponde el expediente. Será responsabilidad del Oficial de Junta asegurarse que la persona que solicita las copias sea el aspirante, solicitándole identificación expedida por el Gobierno de Puerto Rico o el Gobierno Federal con foto y firma. También se proveerá copia a un tercero si media autorización juramentada ante notario suscrita por el aspirante. Cada expediente contendrá, sin limitarse a, la siguiente información, según esté disponible: 1. Nombre, fecha de nacimiento, número de licencia de conducir, dirección física y postal, número de teléfono, correo electrónico y foto. 2. Fecha de radicación de la(s) solicitud(es). 3. Exámenes de reválida que haya tomado y calificaciones obtenidas. 4. Certificaciones de su preparación académica, con copia de diploma o certificación oficial (Universidad donde estudió, grado obtenido y año), fecha(s) en que la Junta determine la acción que corresponda a su solicitud. 17 5. Resumé detallado o curriculum vitae que incluya experiencia obtenida. Cursos de educación continuada y sus créditos correspondientes requeridos por la Ley y este Reglamento. Una vez expedida la licencia solicitada, el Expediente Individual pasará a formar parte del Expediente Permanente. B. Registro Oficial La Junta mantendrá un Registro Oficial público que contendrá una relación de las Licencias que emita autorizando a un solicitante a ejercer la profesión de Relacionista. El Registro Oficial se detallará en orden de número de Licencia y por orden alfabético de apellido, según establecida al momento de aprobación de la Ley y este Reglamento. La Junta publicará anualmente una lista del Registro Oficial, incluyendo únicamente el nombre profesional y número de Licencia. Copia de esta lista se enviará al Secretario de Estado y al Presidente de la Asociación. Los nombres de los profesionales serán accesibles al público mediante el Registro en Línea de las Juntas Examinadoras en la página oficial del Departamento de Estado en la Internet, www.estado.pr.gov, o cualquier otra página o registro que se cree en el futuro. Si el Relacionista así lo autoriza a la Junta por escrito, la lista del Registro Oficial publicada en línea podrá contener su dirección y/o número telefónico y/o correo electrónico. 18 C. Expediente Permanente La Junta mantendrá un Expediente Permanente para cada Relacionista para quien se haya emitido una Licencia conforme a las disposiciones de la Ley. Los Expedientes Permanentes de cada Relacionista serán confidenciales. Estarán disponibles únicamente para la Junta en la realización exclusiva de sus funciones, de acuerdo a la Ley y este Reglamento, para el Secretario de Estado en sus funciones oficiales y para aquella entidad gubernamental, estatal o federal que solicite copia del mismo como parte de un proceso investigativo, mediando subpoena. Además, estarán disponibles para la revisión o se podrán emitir copias de documentos a petición del Relacionista a quien corresponda el expediente. Será responsabilidad del Oficial de Junta asegurarse que la persona que solicite las copias sea el Relacionista, solicitándole identificación expedida por el Gobierno de Puerto Rico o el Gobierno Federal con foto y firma. También se proveerá copia a un tercero si media autorización juramentada ante notario suscrita por el Relacionista. Este Expediente Permanente contendrá, como mínimo, la siguiente información: 1. La información incluida en el Expediente Individual del Relacionista. 2. Número de Licencia de Relacionista, con la fecha de expedición y vencimiento de la misma. 19 3. Fecha de inclusión en el Registro Oficial. 4. Información de aprobación de la Junta. 5. Espacio para cualquier anotación. Será responsabilidad de cada Relacionista notificar a la Junta por escrito de cualquier cambio de dirección, número de teléfono, correo electrónico, o cualquier otra información contenida en su Expediente Permanente en un término de treinta (30) días a partir del cambio. D. Registro de Colegios y Universidades Reconocidas 1. La Junta podrá mantener en sus archivos un registro de todos los colegios, universidades y currículos de relaciones públicas que hayan sido reconocidos y aprobados por el Consejo de Educación de Puerto Rico o la Middle State Association of Colleges and Universities. 2. La Junta podrá mantener en sus archivos un registro con toda la documentación necesaria respecto los colegios y universidades, cuyos currículos hayan sido reconocidos y aprobados por la Asociación de Relacionistas Profesionales de Puerto Rico y/o la Public Relations Society of America u otras organizaciones profesionales 20