Procedimiento para Presentar, Evaluar y Determinar Solicitudes de Acomodo

Razonable; Exclusiones 8.1 Quienes pueden presentar una solicitud a. El empleado 0 aspirante a empleo con impedimento que haya completado todos los requisitos necesarios para ser considerado al empleo con la OCIF, esté cualificado y que entienda que su condición lo está afectando para realizar 0 desempeñar alguna de las funciones esenciales del puesto que ocupa. b. Una parte interesada, que puede ser un familiar del empleado, puede presentar una solicitud de acomodo razonable en casos en que el empleado por impedimentos emocionales o condición mental tenga limitaciones para hacerlo. Estas peticiones O alegaciones de parte de familiares del empleado se tomarán como parte de un proceso de solicitud de acomodo. El impedimento por razón de una condición emocional es el único en el cual no se requiere una petición formal hecha por el empleado. C. En el caso de los aspirantes a empleo, éstos notificarán al Director de la Oficina de Recursos Humanos la necesidad de acomodo razonable de tener que tomar un examen para el puesto al cual solicitan 0 durante la entrevista. d. Los Supervisores y Comisionados Auxiliares serán responsables de informar O referir por escrito a la Oficina de Recursos Humanos cualquier petición de acomodo razonable hecha por un empleado o solicitante a empleo. e. Si la persona con impedimentos no solicita el acomodo, la OCIF no está obligada a proveer el mismo. 8.2 Exclusiones a. Las disposiciones del acomodo razonable no aplican cuando la persona con impedimento que solicita el empleo no está cualificada según las disposiciones legales aplicables 0 cuando el acomodo razonable requerido imponga a la OCIF un gasto oneroso, irrazonable 0 indebido, impida la implantación de la política pública de la OCIF 0 cuando la persona sea un peligro para ella misma 0 los otros compañeros de trabajo o cualquier otra excepción que las leyes federales y estatales dispongan. b. La OCIF no podrá preguntar o requerirle a un solicitante de empleo que se haga un examen médico antes de hacerle la oferta de empleo. No podrán hacerse preguntas previas al ofrecimiento de empleo con relación al tipo de 10 impedimento, la naturaleza 0 severidad de un impedimento. Sin embargo, está permitido pedirle al solicitante que demuestre cómo desempeñaría las funciones esenciales del puesto y hacerle preguntas relacionadas a la habilidad del solicitante para realizar funciones específicas del trabajo. C. Están excluidos y no se considerarán personas con impedimentos: los homosexuales, bisexuales, travestis, transexuales, pedófilos, exhibicionistas, desórdenes de identidad sexual que no son producto de impedimentos físicos o cualquier otro desorden de la conducta sexual, apostadores compulsivos, cleptómanos y piromaníacos, adictos activos al uso de drogas ilegales, según se definen éstas en la Ley de Sustancias Controladas federal y/o local, alcohólicos activos y otras condiciones análogas que puedan así determinarse, así como cualquier otro excluido por ley. d. Las excepciones para proteger un adicto son las siguientes: 1. que haya completado un programa supervisado de rehabilitación de usuarios de sustancias controladas o de otra forma se ha rehabilitado exitosamente y no hace uso de las mismas; 2. que esté participando activamente de un programa supervisado de rehabilitación para usuarios de drogas y ha dejado de hacer uso de la sustancia; 3. que se le considera erróneamente como usuario pero no lo es y no hace uso de la sustancia controlada y; 4. que hace uso de sustancias controladas bajo la supervisión directa de un profesional de la salud. 8.3 Procedimiento para solicitar acomodo razonable Toda persona con impedimento cualificada que entienda necesita alguna modificación o ajuste para garantizar el poder desempeñar las funciones esenciales de la plaza que ocupa 0 aspira mientras mantiene los mismos derechos y privilegios que cualquier otro empleado sin impedimento, deberá notificar la situación por escrito al Director de Recursos Humanos siguiendo este procedimiento: a. Completar la solicitud de acomodo razonable que le será entregada en la Oficina de Recursos Humanos y entregarla al Director de Recursos Humanos. b. Someter una declaración por escrito que describa la naturaleza del impedimento al momento de presentar la solicitud; que describa detalladamente el acomodo razonable solicitado y que indique, mediante 11 una explicación, cómo el acomodo atenuaría el efecto de este impedimento para realizar sus funciones. C. Someter una Certificación Médica clara y precisa de un médico cualificado que haya brindado regularmente tratamiento al solicitante por razón de su impedimento, sobre las limitaciones de su condición, ya sean de naturaleza ocupacional o no, y que describa la naturaleza del impedimento al momento en que se presenta la solicitud, así como el acomodo razonable recomendado a la luz de este impedimento. Además, someterá toda la evidencia médica necesaria para establecer las limitaciones relativas a su impedimento y presentar al Director de Recursos Humanos las autorizaciones de relevo para que la OCIF puede tener acceso a la evidencia médica, tanto de facultativos particulares que atienden su condición, así como de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado y/o de la Comisión Industrial, de éstas últimas aplicar. d. Dar su consentimiento por escrito para someterse a aquellas pruebas que resulten necesarias para la adecuada evaluación de su solicitud mediante los médicos O facultativos que la OCIF designe. e. Solicitar al especialista que lo atiende por su condición, que complete el formulario identificado como "Evaluación Médica". Como parte de la evaluación médica, el especialista debe establecer las funciones que el empleado no debe o no puede realizar y estar acompañada de los laboratorios y pruebas que evidencien y sustente el diagnóstico. f. La OCIF podrá, discrecionalmente, referir al empleado solicitante a una evaluación médica independiente cuando así lo estime pertinente. El facultativo medico determinará la gravedad de la condición de salud reclamada. El empleado no podrá negarse a someterse a una evaluación médica con el facultativo que determine la OCIF. De así hacerlo, se entenderá que ha desistido de su interés en un acomodo razonable. g. La persona que solicita el acomodo puede sugerir en su petición el tipo de acomodo necesario 0 apropiado. h. Someter cualquier otro documento médico 0 de otra índole que la Oficina de Recursos Humanos entienda es necesario para evaluar su solicitud y/o determinar el acomodo razonable que se proveerá, de aplicar. i. Será responsabilidad del empleado mantener a la OCIF informada sobre el estatus de su caso ante el Fondo del Seguro del Estado, la Comisión Industrial o cualquier otro organismo pertinente. 12 8.4 Evaluación de la Solicitud y Determinación de la OCIF a. Para la evaluación y tramitación de toda solicitud de acomodo razonable, será requisito completar previamente un expediente de cada caso. Ninguna solicitud se tomará en consideración hasta tanto se cuente con un expediente de trabajo. b. Se atenderán y dará prioridad a los casos tomando en consideración la gravedad demostrada en la condición de salud y las limitaciones del empleado para realizar las funciones esenciales del puesto; las características y necesidades individuales de cada caso en particular y la naturaleza del trabajo, y el efecto económico que tendrá el acomodo razonable sobre la operación de la OCIF. C. Se determinará a base de la información médica si la naturaleza de la condición es de carácter parcial, permanente O parcial temporero. Si es de carácter temporero, deberá conocerse la duración estimada de la incapacidad. Toda persona a quien se le determine un acomodo razonable temporero 0 parcial, deberá someterse a un proceso de seguimiento y terminada dicha incapacidad regresará a su puesto. d. Cuando se determine que el acomodo razonable se concederá trasladando al empleado a otro puesto, dicha transacción se efectuará conforme a las normas y reglamentación vigentes en la administración de los recursos humanos, aplicable al caso. Por ejemplo: cumplir periodo probatorio, tener los requisitos mínimos del puesto y autorización de las agencias pertinentes para ocupar el puesto. En casos de cambio de puesto 0 traslado, los puestos a ofrecerse serán al mismo nivel del puesto que ocupa el solicitante 0 de un nivel inferior. El empleado deberá estar cualificado para ocupar el puesto. No se considerarán puestos que conlleven ascenso, de existir uno igual 0 inferior. Si el empleado es ubicado en un puesto al mismo nivel que el que ocupaba antes O en un puesto diferente al que ocupaba antes, pero con funciones sustancialmente distintas a las que realizaba anteriormente, se le asignará el periodo probatorio requerido a la clase de puesto que pase a ocupar. Del empleado no aprobar el período probatorio por razones exclusivas de ejecutorias, regresará al puesto que ocupaba antes del acomodo razonable. Los puestos de empleados que queden vacantes como resultado de un acomodo razonable no serán cubiertos de forma permanente mientras el empleado se encuentre en el periodo probatorio del puesto al que fue cambiado. e. Se ponderará, junto con el supervisor del empleado, las posibles alternativas, de considerar viable el acomodo razonable. 13 f. La Oficina de Recursos Humanos preparará un Informe al Comisionado que incluya los hallazgos del análisis efectuado, de la condición, conforme a los documentos médicos, entrevistas y visitas realizadas así como las recomendaciones. Dicho Informe será de carácter confidencial. g. De estimarlo pertinente, el Director de Recursos Humanos podrá solicitar asesoramiento al abogado asignado de la Agencia y la posición del Oficial de Presupuesto y/o personal encargado en la División de Finanzas. h. La determinación de la concesión o denegación del acomodo razonable estará a cargo del Comisionado. i. De no considerar alternativa alguna, se informará por escrito al empleado, al supervisor inmediato del empleado y al Comisionado Auxiliar. Se le notificará la razón para la denegatoria y de la oportunidad de solicitar una vista informal, según se establece en el Artículo 11 de este Reglamento. j. Del empleado, no estar de acuerdo con el acomodo razonable concedido, la negativa tendrá que anotarse en el expediente del caso y la razón para no aceptar el mismo. La OCIF tendrá discreción para tomar en cuenta otra alternativa. k. No será considerado como una persona con impedimento cualificada, aquel empleado que rechace un ofrecimiento de acomodo razonable de la OCIF y como consecuencia de esto no pueda realizar las funciones esenciales del puesto. I. Si el rechazar el acomodo razonable ofrecido interfiere con que la persona pueda desempeñar las funciones esenciales del puesto, no podrá considerarse al empleado como una persona con impedimento cualificada. m. La OCIF no proveerá ajustes o modificaciones que sean primordialmente para el uso personal del empleado 0 solicitante tales como espejuelos o audífonos. n. Un empleado puede rechazar un ofrecimiento de acomodo razonable por razones médicas que justifiquen tal acción. Este tendrá un término de hasta diez (10) días laborables para someter las justificaciones médicas, a partir de la fecha en que le sea notificado el ofrecimiento de acomodo razonable. 8.5 Expedientes La Oficina de Recursos Humanos abrirá un expediente por cada caso de solicitud de acomodo razonable. Le asignará un número de identificación o control y lo identificará como de "no acceso". Toda información y documentos relacionados a la solicitud de acomodo razonable serán para uso exclusivo del Director de Recursos Humanos, la 14 División Legal 0 el Comisionado. Este expediente será confidencial. La Oficina de Recursos Humanos será responsable por la custodia de los expedientes.