Regl. 8453, art. 1-67 dup2
Conservación y Disposición de los Expedientes
Cite as Reglamento Núm. 8453, Art. 1-67 dup2
Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos
los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados(as)
activo(a)s e inactivo(a)s.
La disposición de los expedientes de los/las empleados(as) se hará
conforme a las siguientes normas:
a.
En el caso de todo(a) empleado(a) que se separe del servicio por
cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un
perÃodo de cinco (5) años. La disposición final se hará conforme a las normas
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del Reglamento para la disposición de documentos públicos que adopte el
Centro.
b.
En el caso de que un(a) empleado(a) que se haya separado del
servicio se reintegre a un puesto en el Centro antes del perÃodo de cinco (5)
años, se reactivará el expediente o se incorporarán los documentos
subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus
servicios. Si otra agencia solicita el expediente del / de la empleado(a) por razón
de que éste/ ésta se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia
el expediente del/de la empleado(a) en un perÃodo no mayor de treinta (30) dÃas
siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del de la
empleado(a) en el servicio público se conserve en un sólo expediente.
C. Si el/la empleado(a) separado(a) solicitara una pensión de un
sistema de retiro del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, tal
sistema podrá solicitar el expediente del (de la) ex-empleado(a) y el Centro lo
remitirá al Sistema. En adelante el sistema de retiro conservará el expediente.
d. En todo caso en que ocurra la muerte de un(a) empleado(a)
activo(a) que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del
Gobierno de Puerto Rico, el Centro conservará el expediente y dispondrá de él
de acuerdo a las normas del Reglamento para la disposición de documentos
públicos que adopte el Centro. En caso de que el/la empleado(a) sea un(a)
participante de dicho sistema de retiro, se enviará el expediente al Sistema de
Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento.
e.
Siempre que se transfiera un expediente de un(a) empleado(a) 0 de
un(a) ex-empleado(a) del Centro a una agencia 0 instrumentalidad del Gobierno
del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, se preparará una certificación de los
documentos que se incluyen en el expediente y la agencia y/o instrumentalidad
que lo recibe, verificará y certificará el recibo de los documentos.
f.
Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco años en el
Centro, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el/la
empleado(a) incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en
que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida
en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del (de la)
empleado(a). El/la custodio de los expedientes certificará la veracidad de la
información y se procederá con el expediente de conformidad con las normas
del Reglamento para la disposición de documentos públicos que adopte el
Centro.
g.
Los documentos y cartas que formen parte del expediente se
conservarán por el tiempo que se conserve el expediente.
h.
Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de
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licencias se conservarán por un perÃodo máximo de cinco (5) años, al cabo de
los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo
récord de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la
Oficina del Contralor.
i.
Los documentos referentes a deudas al erario и obligaciones de
los/las empleados(as) se retendrán en los expedientes.
j.
Se mantendrá un registro en el expediénte del/ de la empleado(a)
de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de
conservación.
CapÃtulo XII: Uso de la propiedad corporativa