Modos de adquirir bienes 0 servicios

A. Mercado abierto 1. En compras hasta $5,000 se solicitará un mínimo de tres cotizaciones por teléfono de forma verbal. 2. En compras de $5,000.01 a $25,000 se solicitará un mínimo de tres cotizaciones por teléfono. En estos casos, se obtendrá una cotización por 5 escrito del suplidor escogido, la cual podrá ser entregada por cualquier medio electrónico, correo regular o personalmente. B. Subasta informal En compras de $25,000.01 a $194,999.99 se solicitará un mínimo de tres cotizaciones por escrito. La entrega de éstas puede ser por cualquier medio electrónico, correo regular o personalmente. C. Subasta formal En compras iguales o mayores a $195,000 se celebrará el proceso de subasta formal según descrito en el Reglamento de Subastas Formales de la Oficina del Contralor Electoral. D. Arrendamiento Cuando la Oficina necesite arrendar un equipo, un vehículo de motor o cualquier otro artículo, se tendrá que seguir 10 dispuesto en los incisos A y B de este Artículo. Para determinar si procede el arrendamiento se tiene que considerar el precio, la utilidad del bien, el almacenaje y el tiempo de uso. E. Internet Cuando la Oficina necesite adquirir un bien por la Internet, se tendrá que seguir lo dispuesto en los incisos A y B de este Artículo. En estos casos la oferta publicada en la Internet servirá de cotización. F. Contratación de bienes 0 servicios recurrentes 1. El suplidor podrá presentar a la Oficina el documento o contrato constitutivo de la transacción, el cual será revisado por el Área de Asuntos Legales. 2. El documento 0 contrato será firmado por el Contralor Electoral o la persona que este designe. 3. Con la firma del contrato, se expedirá una Orden de Compra o Servicio que se extenderá por el tiempo de vigencia de este. 4. El mismo debe tener una vigencia de un período específico que no exceda de un año fiscal. G. Trade-in Se utiliza para adquirir un bien nuevo a cambio de la entrega de otro bien similar usado y previamente tasado. El valor de tasación del bien que se entrega se acredita y la diferencia es pagada en dinero al proveedor. Dicha modalidad se puede utilizar, además, en compras a plazos. En este caso al momento de efectuar la compra se 6 entrega el bien usado y el valor de tasación se acredita al precio de venta. La diferencia se puede pagar completamente o mediante desembolsos parciales por cantidades previamente determinadas y acordadas por un periodo especifico. Solamente se pueden dar en trade-in aquellos bienes que hayan sido declarados excedentes. H. Permuta En esta modalidad de compra se permite entregar un bien a cambio de otro Igual 0 similar en valor sin que medien otras consideraciones para el pago. En algunos casos se puede efectuar parte del pago con un bien y la otra parte en dinero. En aquellos casos en que se determine efectuar una permuta aplica lo siguiente: 1. Se indica el propósito y se justifica la misma; 2. se describen y tasan los bienes a permutarse; y 3. se solicitan las autorizaciones que correspondan. La permuta puede llevarse a cabo cuando se trate de bienes como los siguientes: vehículos de transportación, equipo o maquinaria de imprenta, equipo de MAr microfotografía, computadoras u otros equipos relacionados, equipo de oficina 0 de reproducción, y cualquier otro equipo utilizado por la Oficina. 1. Arrendamiento En aquellos casos en que la Oficina considere la posibilidad de adquirir equipo de oficina 0 de otra naturaleza mediante arrendamiento con opción a compra 0 arrendamiento por un término fijo de tiempo, se debe cumplir con lo siguiente: 1. El tipo de arrendamiento que determine realizar la Oficina debe justificarse por escrito expresando las razones para ello; 2. Se solicitan ofertas, bajo condiciones normales, a un mínimo de tres (3) proveedores; 3. Las ofertas deben ser firmadas por el proveedor o su representante autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una descripción de lo ofrecido y el precio, y cualquier otra información particular que el delegado de compras requiera para el tipo de compra concernida; 4. Las ofertas por escrito se pueden recibir por correo postal, a la mano 0 vía facsímil. También se pueden recibir mediante correo electrónico, siempre y cuando contengan una firma electrónica. 7 J. Compras de Emergencia El Contralor Electoral podrá, de entenderlo necesario, declarar un estado de emergencia y dejar sin efecto el procedimiento de compras que se establece mediante este Reglamento. El estado de emergencia puede surgir por la necesidad Inmediata de piezas de repuesto, accesorios, equipo o servicios suplementarios, necesarios para mantener en buen estado la propiedad y el equipo de la Oficina. Asimismo, la emergencia se puede dar por la ocurrencia de una situación 0 suceso extraordinario 0 improvisto que debe corregirse inmediatamente para evitar daños a la vida 0 a la propiedad 0 por estar en peligro de paralizarse 0 afectarse adversamente el servicio que brinda la Oficina. La proximidad de una de las elecciones 0 un evento electoral se podrá considerar como una situación de emergencia.