Responsabilidad de los Administradores

7 Será responsabilidad del Administrador 0 Gerente solicitar los documentos requeridos, así como copia de la póliza de responsabilidad pública y el depósito de la fianza, según establezca el Comité de Arrendamiento. Será responsabilidad del Administrador o Gerente el coordinar con el Supervisón de Conservación y Mantenimiento, una vez se autorice el arrendamiento de un local, la inspección del local junto con el prospecto arrendatario y llenar un formulario tipo "punch list" para que éste sea firmado por el arrendatario; donde éste acepte el local tal y como está. Este formulario se va a incorporar como parte del contrato o documentos requeridos. El mismo indica el estado del local al momento de la entrega, así como cualquier mejora a ser realizada por la Compañía e irá acompañado de fotografías del local. Copia del informe será referida a la División de asesoría Legal para anejarlo al expediente del contrato. Todo administrador 0 gerente mantendrá en un lugar seguro copia de todos los documentos sometidos para la evaluación de los prospectos arrendatarios en un expediente debidamente identificado. El Supervisor de Cobros mantendrá actualizados los abstractos de arrendamiento y presentarán durante los primeros tres (3) días laborables del mes este informe al Gerente de Bienes Raíces Senior y al Director de Bienes Raíces para ser presentados en la reunión de Comité de arrendamiento. La notificación se hará mediante correo interno, correo electrónico o mediante sistemas computadorizados creados 0 adquiridos para esos fines. Los administradores 0 gerentes rendirán un informe mensual dirigido al Gerente de Bienes Raíces Senior y/o al Director de Bienes Raíces. Este consistirá de lo siguiente: i. Informe de Ocupación (Abstracto) ii. Informe de Gestiones Posibles Prospectos Arrendatarios (mercadeo). iii. Informe de Espacios Vacantes