Responsabilidades de la Oficina de Presupuesto y Finanzas

1. La Oficina de Presupuesto y Finanzas llevará el control de las cuentas por cobrar y será responsable de efectuar gestiones de cobro eficientes. 2. La Oficina de Presupuesto y Finanzas será responsable de mantener un expediente para cada cuenta, entendiéndose por ello para toda obligación económica de pago de la cual la Administración sea acreedora, por cualquier concepto. En este expediente se hará constar la información que exista y se tenga disponible sobre el nombre de la persona deudora; su información de contacto, incluyendo dirección postal y número de teléfono; el concepto o fundamento de la obligación; las cantidades a pagar; fecha en que corresponde hacer los pagos; vigencia 0 término de la obligación de pago; intereses o penalidades aplicables por mora; fecha en que concluye la obligación de pago, cuando ya la misma se conozca; fianza 0 depósito prestado; así como cualquier otra información relevante 0 conveniente disponible sobre la respectiva cuenta. 5 3. En dicho expediente se conservará copia de todo documento disponible relacionado a esa cuenta, incluyendo: contratos, documentos que den lugar, sustenten 0 evidencien cualquier obligaciónde pago a la Administración; fianzas, gestiones de cobro; planes de pago, informes sobre el estado de las propiedades a las que corresponden las cuentas; documentos que evidencien la entrega a la Administración de cualquier propiedad arrendada u ocupada; resoluciones de contratos, informes emitidos por el Comité de Cuentas por Cobrar; documentos considerados al evaluarse la disposición y/o eliminación de cualquier cuenta por cobrar de los libros de la Administración, así como cualquier otro documento que sea pertinente a la respectiva cuenta. 4. La Oficina de Presupuesto y Finanzas llevará también un registro del monto y fecha de todos los pagos que reciba la Administración, los cuales registrará y acreditará a la cuenta correspondiente. 5. Esta Oficina determinará y registrará las deudas en concepto de cánones de arrendamiento, contribuciones territoriales, si aplica, así como cualquier otra partida que constituya el principal de la deuda, conforme a los términos del contrato de arrendamiento O de otro tipo correspondiente, y/o en atención a cualquier disposición de ley o reglamentaria aplicable. La Oficina computará y cargará los cánones de arrendamiento, al igual que las demás partidas concernientes a la tenencia y/o uso de las propiedades, hasta tanto se materialice la entrega de la respectiva propiedad a favor de la Administración. 6. Esta Oficina determinará y registrará los intereses 0 penalidades aplicables a cada cuenta por cobrar, según corresponda de conformidad a los términos contractuales 0 disposiciones legales pertinentes. La Oficina podrá computar y cargar las penalidades e intereses aplicables a toda deuda con la Administración, hasta tanto se salde la respectiva deuda en su totalidad, incluyendo cualquier monto acumulado por estos mismos conceptos de intereses o penalidades. Esta forma de computar no 6 aplicará necesariamente a los planes de pago, en los cuales se podrá convenir y disponer otra cosa. De no haberse pactado contractualmente el interés aplicable en caso de mora, ya sea en los contratos o en los planes de pago, la deuda estará sujeta al interés legal prevaleciente. 7. La Oficina de Presupuesto y Finanzas analizará trimestralmente las cuentas y preparará un informe en el cual éstas deberán ser clasificadas, conforme a las siguientes categorías: Cuentas que han cumplido sus pagos. Cuentas morosas, cuya gestión de cobro inicial le corresponde a la Oficina de Presupuesto y Finanzas. Cuentas morosas referidas a la Oficina de Servicios Legales. Cuentas que se hayan tornado incobrables, por lo que recomienda que las mismas sean eliminadas administrativamente Este tipo de cuenta deberá ser referidaal Comité de Cuentas por Cobrar. Cuentas referidas a los Inspectores de Propiedad para: investigar si la propiedad a la que se refiere está en uso 0 abandonada; localizar al arrendatario u ocupante en caso de que correspondencia dirigida a éste llegue devuelta por el correo; o para cualquier otra gestión necesaria 0 conveniente para viabilizar el proceso de cobro. 8. A base del análisis anterior, la Oficina preparará trimestralmente una relación de las cuentas que estime incobrables, lascuales someterá para evaluación y consideración del Comité de Cuentas por Cobrar que se menciona y dispone adelante en este Reglamento. 9. Al finalizar cada año fiscal, la Oficina identificará aquellas cuentas que estime incobrables, de modo de ajustar y atemperar, en sus libros y/o estados, la reserva correspondiente por este concepto. 10. La Oficina de Presupuesto y Finanzas administrará y fiscalizará las gestiones de cobro de las cuentas por cobrar derivadas de los arrendamientos o por cualquier otro concepto. 7 11. La Oficina de Presupuesto y Finanzas será responsable de preparar y recomendar todo plan de pago para la aprobación y firma del Director Ejecutivo de la Administración y/o su representante autorizado. Todo acuerdo de plan de pago 0 ajuste de cuentas deberá constar por escrito y será evaluado en primera instancia por la Oficina de Presupuesto y Finanzas, la cual hará sus recomendaciones al Director Ejecutivo, para la determinación final de éste.La Oficina de Presupuesto y Finanzas deberá tomar en consideración la capacidad económica y situación financiera actual del deudor, así como los mejores intereses de la Administración en obtener el más pronto recobro de las deudas pendientes, por los medios que le resulten más prácticos y económicos.La concesión de un plan de pago estará sujeta la discreción de la Administración, una vez evaluadas las particularidades de cada caso. Los planes de pago no interrumpirán la acumulación de intereses 0 penalidades, a menos que en los mismos se disponga otra cosa. La existencia de un plan de pago tampoco limita la facultad de la Administración de resolver de forma anticipada los contratos de arrendamiento O de otro tipo a los que se refiera el respectivo plan. 12. La Oficina de Presupuesto y Finanzas someterá a la Oficina de Servicios Legales copia de todos aquellos documentos que sean necesarios para que esta última oficinapueda hacer las gestiones de cobro que le correspondan de acuerdo a este Reglamento, incluyendo la presentación y tramitación de acciones en los tribunales. Entre los documentos que deberá producir la Oficina de Presupuesto y Finanzas, de tenerlos disponibles, están: Documentos que evidencien la obligación de pago. Estados de cuentas y/o facturas remitidas. Cartas de cobro y de cancelación de contrato. Cualquier otro documento que sea requerido por dicha Oficina. 13. El personal de la Oficina de Presupuesto y Finanzas encargado 0 que labore con el control de las cuentas por cobrar y de las gestiones de cobro que efectúa esa 8 Oficina, deberá estar disponible para servir como testigo en las reclamaciones judiciales que se presenten para el cobro de las cuentas morosas, así como para atestiguar mediante declaración jurada el conocimiento oficial que tenga y/o que surja de los expedientes correspondientes sobre la respectiva cuenta por cobrar. 14. De la Oficina de Presupuesto y Finanzas recibir alguna notificación del Tribunal Federal de Quiebras, indicando que uno de los deudores u ocupantes de alguna propiedad de la Administración se ha acogido a las protecciones de la Ley de Quiebras, la misma deberá ser enviada al Director de la Oficina de Servicios Legales en 0 antes del transcurso de cinco (5) días a partir de su recibo, junto con la documentación mencionada en el inciso 12 de este Artículo. La Oficina de Presupuesto y Finanzas deberá hacer anotación de la presentación de la petición de quiebra en sus expedientes y descontinuar toda gestión de cobro hacia ese deudor, hasta tanto reciba instrucciones en contrario de parte de la Oficina de Servicios Legales. 15. La Oficina de Presupuesto y Finanzas será responsable de registrar en los libros de contabilidad de la Administración todas las cuentas por cobrar y pagos recibidos para acreditar a éstas, información que deberá mantener actualizada.