CUSTODIA, DISPOSICIÓN, ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE LAS

GRABACIONES La custodia y la disposición de las grabaciones digitales estarán a cargo del Administrador del Centro de Información, el Director(a) Ejecutivo(a), y de cualquier otra persona autorizada por el (la) Director(a) Ejecutivo(a), quienes actuarán conforme a lo establecido en este Reglamento. Las grabaciones que resulten del sistema de seguridad y vigilancia electrónica de la Administración se archivarán y mantendrán en el servidor por un período razonable que no excederá de un (1) mes, para dar tiempo a que se reporten actos delictivos, accidentes 0 incidentes en las áreas cubiertas por el sistema de vigilancia y cuyas imágenes pudieron haber sido grabadas por las cámaras de video. Una vez transcurra el plazo establecido (un mes) de grabación, el sistema automáticamente borrará el mes en memoria para continuar grabando el mes en curso. Los resguardos de las grabaciones se guardarán en la bóveda externa de la Administración. Se podrá mantener la grabación de una situación específica por un período mayor de un (1) mes, cuando en la misma haya información o imágenes que puedan servir a: la investigación de actos dirigidos O constitutivos de la comisión de un delito; la acusación de una persona por la comisión de un delito; y/o imponer una medida disciplinaria por la violación al Reglamento Interno sobre Normas de Conducta y Medidas Correctivas de la Administración, en tanto y en cuanto el presente Reglamento lo permita. 8 En estos casos la grabación será guardada en un archivo de seguridad en la oficina del Administrador del Centro de Información. Las grabaciones serán almacenadas hasta que el (la) Directora(a) Ejecutivo(a), con la recomendación de la Oficina de Servicios Legales, determine que las mismas han perdido su utilidad. La disposición de las grabaciones se realizará mensualmente, excepto en los casos en que se necesiten como evidencia de una investigación criminal 0 administrativa o que medie una solicitud de inspección, en cuyo caso se conservarán por el período que sea necesario para cumplir con el objetivo. Si la grabación forma parte de un expediente administrativo se deberá conservar por el mismo periodo en que la agencia viene obligada a conservar el expediente. En el caso de aquellas grabaciones que puedan estar relacionadas o de las cuales puedan surgir demandas en contra de la Administración o de terceras personas, se deberán conservar durante un año desde la fecha del evento. Sólo se podrá disponer de las grabaciones antes mencionadas, con la recomendación de la Oficina de Servicios Legales y autorización escrita del (de la) Directora(a) Ejecutivo(a). En relación a las grabaciones obtenidas a través de las cámaras de seguridad que van a ser utilizadas en procedimientos criminales o administrativos, donde se alegue que algún empleado, visitante o contratista ha violado alguna disposición legal o reglamentación aplicable, se llevará un récord oficial en donde se detalle todo el proceso desde la obtención de la grabación digital hasta la disposición final de la misma.