Regl. 8506, art. 7.4
Responsabilidades de la Secretaria
Cite as Reglamento Núm. 8506, Art. 7.4
La secretaria tendrá las siguientes responsabilidades:
1) Custodiar la información de los expedientes y archivos del Comité.
2) Custodiar el lugar donde se encuentran las proposiciones sometidas por los
licitadores.
3) Mantener el registro de toda la correspondencia recibida 0 despachada para el
Comité.
4) Recibir y custodiar los expedientes de las subastas.
5) Mantener un expediente para cada subasta que se celebre. Dicho expediente
contendrá todos los documentos referentes a la misma, entre ellos, los siguientes:
1) Aviso de Subasta.
2) Hojas de Proposiciones recibidas.
3) Recomendación e informe de la Comité.
4) Notificar por escrito a los Miembros del Comité las convocatorias emitidas por el
Presidente.
5) Notificar las adjudicaciones, así como también los acuerdos del Comité, a los
licitadores.
6) Certificar las adjudicaciones, así como también los acuerdos y cualquier otro
documento del Comité.
7) Levantar las minutas de las reuniones que celebre el Comité. Las mismas deben
incluir la siguiente información:
a. Fecha y propósito de la reunión.
b. Participantes (Miembros del Comité).
C. Hora en que dio comienzo y cerró la reunión.
d. Resumen de los temas discutidos y los acuerdos adoptados por el Comité.
8) Preparar un informe sobre las adjudicaciones de las subastas. El mismo incluirá un
resumen de las proposiciones recibidas y las recomendaciones del Comité.