Alcance del Reglamento

Las disposiciones de este Reglamento son aplicables a todo empleado de la Autoridad y a toda persona particular que intervenga directa O indirectamente en los procesos de subastas de la Autoridad. Artículo D: Definiciones A. Acta Relación escrita de lo sucedido, discutido O acordado en una reunión O evento. B. Adenda/Addendum/Apéndice Suplemento escrito promulgado por la Autoridad a la Invitación de una Subasta, la cual podrá incluir, sin limitarse a: cambios para añadir O aclarar términos y condiciones, especificaciones a un contrato, cambios de fecha, cancelaciones, O cualquier otro documento relacionado con la subasta. 2 C. Adjudicación de Contrato Selección, hecha por la Autoridad, de una de las ofertas sometidas por los licitadores en respuesta a un Aviso de Subasta, u otra solicitud publicada por la Autoridad conforme con este reglamento. D. Análisis de Subasta Evaluación de las ofertas de los licitadores, de acuerdo con los criterios establecidos en los Pliegos de la Subasta. E. Acto de Apertura de la Subasta Acto público en el cual se abren los sobres que contienen las ofertas de los licitadores en una subasta en la fecha y hora establecida. F. Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico (la Autoridad) Organismo gubernamental creado por la Ley 83 del 2 de mayo de 1941, según enmendada, Ley de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico, para proveer al pueblo de Puerto Rico un servicio de energía eléctrica eficiente, confiable y al menor costo posible que aporte a su calidad de vida e impulse el desarrollo socioeconómico en armonía con el ambiente. G. Aviso de Adjudicación Pronunciamiento por parte de la Autoridad mediante el cual se notifica por escrito a todos los licitadores que participan de una subasta, quién fue el licitador seleccionado. H. Aviso de Subasta Anuncio publicado en un periódico de circulación general o en Internet, O la carta individual de invitación, O cualquier otra comunicación escrita en que se solicitan ofertas para la adquisición de bienes O servicios, para contratos de trabajos O servicios no personales, O para la compra, arrendamiento O venta de propiedad mueble y venta de propiedad inmueble. I. Carta de Aceptación Documento que se emite al suplidor notificando su admisión al Registro de Suplidores de la Autoridad para los productos O servicios que interese proveer. J. Certificación Documentos que firma el Supervisor del Registro de Suplidores de la Autoridad a solicitud del Comité de Subastas. En éste se establecen los siguientes datos en relación con los licitadores que comparecieron a la subasta: tipo de fianza de licitación que presentó, si alguna, monto y fecha de expiración, si pertenece O no al Registro de Suplidores de la Autoridad, si está evaluado en dicho Registro para ofrecer los bienes O servicios requeridos, entre otros. K. Certificación de Cualificación Documento emitido por el Jefe de la División de Suministros en el que le notifica al suplidor los bienes y servicios para los cuales fue cualificado, según las recomendaciones del Comité Evaluador. 3 L. Comité de Evaluación de Suplidores Registrados Grupo designado por el Jefe de la División de Suministros para evaluar y recomendar la aprobación de servicios O equipos especializados y cualificar y certificar a los suplidores. El Comité evaluará, pero sin limitarse a: la calidad de las instalaciones del suplidor, su capacidad legal, técnica, financiera y su reputación en la industria, así como, cualquier otro dato que sirva para evaluar si podrá cumplir de forma cabal con los términos y condiciones que establezca la Autoridad. Este Comité estará compuesto por un representante del Directorado de Planificación y Protección Ambiental, un representante de la División de Suministros, uno del Directorado al cual pertenece el usuario y cualquier otro funcionario que el Jefe de la División de Suministros entienda necesario. M. Conflicto de Interés Cualquier situación que pueda surgir en la que los intereses personales O económicos de empleados de la Autoridad, del gobierno, O de personas O entidades relacionadas con éstos, estén o puedan estar en pugna O resulten adversos a los intereses de la Autoridad. Esto puede incluir, pero sin limitarse a, situaciones en que la persona O personas puedan obtener directa o indirectamente para sí O para un tercero cualquier provecho, utilidad, ventaja, lucro O ganancia por razón de su actuación O ejercicio indebido de su influencia O posición. N. Contrato de Construcción Acuerdo para realizar O desarrollar obra nueva, remodelación O restauración de estructura. O. Contrato (Acuerdo de Compra, Orden de Compra u Orden de Venta) Los documentos que establecen los términos y condiciones acordados entre la Autoridad y el licitador seleccionado para proveer los bienes O servicios objeto del Aviso de Subasta u otra solicitud expedida por la Autoridad en conformidad con este Reglamento. Un Acuerdo de Compra, Orden de Compra u Orden de Venta, se considerarán contratos al amparo de este Reglamento. P. Criterios de Evaluación Términos incluidos en los Pliegos de la Subasta que se utilizarán para evaluar, clasificar y recomendar el rechazo O la adjudicación de una subasta. Q. Daños Directos Son los que resultan del acto u omisión negligente O culposa O de la violación de un contrato, son los daños previstos O que se puedan prever al tiempo de constituirse la obligación y que sean consecuencia necesaria de su incumplimiento. 4 R. Daños Indirectos O Consecuentes Son aquellos que razonablemente no se contemplan entre las partes al momento de ejecutar el contrato y que no son previsibles. Daños remotos e imprevisibles son, también, daños indirectos O consecuentes. S. Delegado Funcionario en quien el Jefe de la División de Suministros delega expresamente alguna de las funciones de compra de la Autoridad. T. Director Ejecutivo Director Ejecutivo de la Autoridad de Energía Eléctrica. U. Emergencia Suceso O combinación y acumulación de circunstancias que no necesariamente se limita a una circunstancia imprevista y que exige una actuación inmediata, que de no atenderse, puede resultar en detrimento O perjuicio de la gestión de servicio público que rinde la Autoridad y puede ocasionar daños graves a la construcción y/o daños a la vida, salud O propiedad de las personas, O al ambiente O que puede interrumpir O afectar adversamente la oferta de servicios al público O las instalaciones de la Autoridad. Se entiende por emergencia, además, la situación donde se perdería toda oportunidad, de no actuarse de inmediato, de adquirir los suministros necesarios, afectándose adversamente las operaciones de la Autoridad, así como, cualquier situación en que la Autoridad pueda correr el riesgo de perder fondos para financiar proyectos necesarios para el servicio a sus clientes. V. Especificaciones Descripción clara, completa y precisa de los bienes O servicios requeridos. Establecen las características esenciales físicas y funcionales y los requisitos mínimos de la Autoridad. W. Expediente de Subasta Conjunto de documentos que incluye, pero no se limita a, lo siguiente: 1. Requisición de Compra (solicitud de bienes O servicios) O Solicitud de Venta 2. Invitación a Subasta 3. Instrucciones a los licitadores, O la referencia al lugar donde pueden encontrarse O accederse, según aplique. 4. Especificaciones, Términos y Condiciones de los bienes O servicios que se interesan adquirir 5. Lista de suplidores invitados a la subasta 6. Ofertas recibidas 7. Registro de Asistencia a la Presubasta (si es requerida) 8. Registro de Asistencia a la Apertura de Subasta 5 9. Hoja de Análisis Preliminar de Licitaciones 10. Evaluación técnica 11. Memorando de adjudicación emitido por el Comité de Subastas 12. Aviso de Adjudicación 13. Notificación al usuario y al licitador seleccionado para formalizar el contrato 14. Copia del Contrato 15. Informes de seguimiento de entrega 16. Cualquier otro documento esencial relacionado con la subasta y/o expediente electrónico X. Expediente del Suplidor Conjunto de documentos sometidos por el Suplidor, para lograr su ingreso al Registro de Suplidores de la Autoridad. Incluye, también, evaluaciones, auditorías y otra información relacionada con su conducta e historial de cumplimiento contractual. La información de este expediente la utilizará la Autoridad sólo para sus procesos de compra. El mismo no será divulgado a terceros, sin el consentimiento del suplidor, a menos que medie una orden de un tribunal u otro organismo con autoridad competente. Y. Evaluación proceso para determinar si un suplidor cumple con los criterios establecidos por la Autoridad para proveer bienes O servicios especializados. Z. Fianza de Ejecución (Performance Bond)* Garantía requerida al licitador seleccionado para asegurar el cumplimiento específico con los términos y condiciones del contrato. Se utilizará el formulario provisto por la Autoridad. La fianza estará vigente durante el término del contrato, incluyendo el periodo de garantía de los bienes O servicios. AA. Fianza de Licitación (Bid Bond) Garantía requerida a los licitadores para asegurar que no retirarán ni modificarán su oferta antes de que se adjudique la subasta y que si se le adjudica, formalizará el contrato. Se utiliza el formulario provisto por la Autoridad. BB. Fianza de Pago (Payment Bond)* - Garantía requerida al licitador seleccionado en contratos de construcción y en otros servicios no personales con el propósito de garantizar el pago de jornales, materiales y servicios a sus empleados, a suplidores O terceras personas. Las fianzas antes mencionadas pueden ser en forma de cheque certificado O garantía de una compañía de seguros reconocida para hacer negocios en Puerto Rico y que sea aceptada en la Autoridad. Toda fianza será emitida por una entidad con una cualificación no menor de "BB+", según A.M. Best, y autorizada para hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 6 CC. Fianza del Suplidor (Supply Bond)* Garantía requerida al licitador seleccionado para asegurar la entrega de productos, materiales y equipos según los términos y condiciones del contrato y permanecerá activa, según los mismos. Para determinar el monto de esta fianza se utilizará el análisis de riesgos de la Oficina de Administración de Riesgos, las normas vigentes y la aprobación 0 recomendación del Jefe de la División de Suministros: DD. Fórmula de Costo de Ciclo de Vida (Criterio LCC) y Norma de Eficiencia Energética (EER) Se adopta en virtud de la Ley 69 del 8 de junio de 1979 para regular la adquisición de equipo cuyo uso requiera el consumo de energía eléctrica O de combustible. EE. Historial del Suplidor Datos de la ejecución del suplidor O contratista en la prestación de servicios a la Autoridad. FF. Instrucciones a los Licitadores Directrices y guías a los licitadores O compradores en caso de venta, relacionados con la preparación de documentos para participar en el proceso de subasta. GG. Invitación a Subasta Documento que se publica en un periódico de circulación general en Puerto Rico O a través de la página electrónica de la Autoridad, según fuere el caso, en el que se solicitan ofertas para la adquisición de bienes y servicios bajo los términos y condiciones que se especifican, O documento en el que se solicitan ofertas en ventas de bienes muebles e inmuebles. HH. Juez Administrativo Persona designada por el Director Ejecutivo conforme a derecho, para resolver una Moción de Reconsideración. 11. Ley para la Inversión Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña, Ley 14-2004, según enmendada, que establece la aplicación de las normas de preferencia en las compras por subasta realizadas por entidades gubernamentales, de productos manufacturados, ensamblados 0 producidos en Puerto Rico, según certificados por la Junta para la Inversión en la Industria Puertorriqueña. JJ. Licitador Persona natural O jurídica que somete ofertas en respuesta a la publicación O Invitación a Subasta. KK. Licitador(es) Seleccionado(s) o Agraciado Licitador(es) a quien(es) se le adjudica una subasta O parte de ésta. 7 LL. Moción de Reconsideración Solicitud para que se reconsidere la determinación O adjudicación de una subasta, en conformidad con este Reglamento y con las disposiciones de la Ley 170, supra. MM. Oferta O licitación- Documentos que presenta un licitador en respuesta a una Invitación a Subasta. Incluye su propuesta para contratar y el costo de los bienes y servicios que proveerá O realizará. La misma tiene que ser clara y completa. NN. Oficial Comprador Jefe de la División de Suministros de la Autoridad, su representante O delegado. OO. Pliegos de Subasta Los documentos entregados por la Autoridad a los licitadores y que constituyen la base para someter ofertas. El Pliego consta de cuatro secciones, las cuales pueden estar contenidas en dos O más documentos: las instrucciones, términos y condiciones, las especificaciones y la Invitación. PP. Postor más bajo evaluado (lowest responsible bidder) Licitador cuya oferta cumple sustancialmente con las especificaciones, términos y condiciones de la Subasta y, a su vez, es la más baja en costo. QQ. Proyecto Prioritario Proyecto definido como tal por el Director Ejecutivo enmarcado en unos criterios generales, pero sin limitarse a: desarrollo de infraestructura, continuidad del servicio y nueva generación. RR. Registro de Suplidores de la Autoridad de Energía Eléctrica Base de Datos electrónicos O físicos de personas naturales O jurídicas acreditadas por la Autoridad de Energía Eléctrica para suplir bienes O servicios para la operación, mantenimiento, reparación y administración de las actividades realizadas en la Autoridad. SS. Requisición de Compra Documento originado por el usuario para solicitar la adquisición de bienes O servicios. TT. Reunión Presubasta- Reunión previa a la apertura de una subasta que se celebra con los licitadores interesados, para aclarar términos, condiciones y especificaciones incluidas en la Invitación a Subasta. UU. Reunión Presubasta Compulsoria Reunión citada antes del Acto de la Apertura de la Subasta para discutir proyectos en los que la Autoridad entienda que los posibles licitadores tienen que estar presentes para que reciban detalles del alcance de los trabajos a subastarse y aclarar dudas, si 8 alguna. La no asistencia es razón suficiente para ser declarado No- Respondiente. W. Servicios Especializados Aquellos para los cuales la Autoridad requiera una evaluación adicional, según el Procedimiento para la Evaluación de los Suplidores del Registro de Suplidores de la Autoridad de Energía Eléctrica, vigente. WW. Solicitud de Aclaración de Invitación a Subasta Solicitud presentada por un suplidor a la Autoridad para aclarar, explicar O interpretar cualquier materia contenida en la Invitación a Subasta. XX. Solicitud de Venta Documento que se utiliza para solicitar la venta de bienes muebles e inmuebles, según formulario provisto por la Autoridad. YY. Solicitud para Ingreso al Registro de Suplidores de la Autoridad de Energía Eléctrica - Documento O registro electrónico, provisto por la Autoridad, que completan los suplidores interesados en ingresar al Registro de Suplidores de la Autoridad. ZZ. Subasta Proceso para la realización de obras O adquisición de bienes y servicios O venta de bienes, mediante la publicación de las especificaciones, términos y condiciones al público en general, con el propósito de adquirirlos al menor costo posible (en caso de venta al mejor precio). Este proceso es uno competitivo, abierto y sin limitaciones, con excepción de los criterios y requisitos técnicos y administrativos establecidos por la Autoridad. La participación en estos procesos es abierta y sin restricciones hasta el momento de cierre O tiempo límite para someter ofertas O licitaciones. Promueve la libre competencia en igualdad de condiciones y garantiza la pureza de los procedimientos. AAA. Supervisor de Compras Funcionario de la División de Suministros responsable de procesar las compras. BBB. Suplidor (Contratista) Persona natural O jurídica que suple materiales, bienes O servicios, O soluciones según los términos y condiciones establecidos por la Autoridad. CCC. Suplidor Certificado Persona natural O jurídica registrada que fue evaluada y recomendada por el Comité de Evaluación de Suplidores Registrados y aprobada por el Jefe de la División de Suministros para suplir bienes O servicios especializados. 9 DDD. Suplidor Excluido Persona natural O jurídica, registrada O certificada que la Autoridad excluye permanentemente del Registro de Suplidores de la Autoridad de Energía Eléctrica por acciones contrarias a la ética, moral, cumplimiento O disciplina establecida por las leyes estatales, federales, internacionales O por las reglas de conducta O condiciones especiales comerciales establecidas por la Autoridad para todos sus suplidores. EEE. Suplidor Registrado Suplidor que completa la información requerida en la Solicitud para Ingreso al Registro de Suplidores de la Autoridad de Energía Eléctrica y que luego de evaluarse la solicitud, información y documentos y aceptarse por la Autoridad, ingresa al Registro de Suplidores. FFF. Términos y Condiciones Disposiciones generales, técnicas, comerciales y jurídicas con las cuales tiene que cumplir el licitador para que su oferta sea respondiente. GGG. Usuario Empleado de la Autoridad que solicita la compra de bienes O servicios y realiza la evaluación técnica de las ofertas. HHH. Venta Transferencia de la titularidad de bienes muebles e inmuebles mediante un contrato de compraventa.