Apertura de la Subasta y Lectura

1. El Supervisor de Compras dirige el Acto de la Apertura de la Subasta. El usuario O su representante puede estar presente como observador, pero no interviene en el proceso. 2. Cuando a la apertura de subasta concurre un solo licitador, el Supervisor de Compras O su designado firman los documentos donde el licitador establece su oferta O cotización. 3. Cuando al Acto de la Apertura de la Subasta no concurre ningún licitador, O los licitadores participantes cotizan en la negativa, el Jefe de la División de Suministros podrá ordenar la reapertura de la misma. 31 4. Al comenzar el Acto de la Apertura de la Subasta el Supervisor de Compras se identifica con nombre completo, puesto que ocupa, identifica la subasta, y establece las normas de conducta. Ningún licitador O invitado está autorizado a grabar O filmar el proceso de apertura de la subasta, tampoco podrá duplicar O sacar fotocopias de los documentos provistos durante dicho proceso. La Autoridad se reserva el derecho de grabar o filmar el acto cuando lo crea pertinente. 5. El licitador O su representante coloca en la mesa de trabajo solamente la copia de las licitaciones que le entregue el Supervisor de Compras y una hoja de anotaciones. 6. El Supervisor de Compras: a. Indica el número de la subasta cuyas ofertas se considerarán, su propósito y el nombre del licitador en cada sobre que va a abrir. b. Permite que los representantes de los licitadores inspeccionen los sobres O paquetes que contienen las ofertas antes de abrirlos. C. Luego de verificar que los sobres estén cerrados y sellados, procede a abrirlos. Una vez abiertos, verifica que contengan todos los documentos requeridos y que estén preparados en tinta O a maquinilla. Conserva en el Expediente de la Subasta los sobres de las ofertas. d. Enumera las ofertas, anota la fecha e iniciales en el sobre, la primera hoja de la Oferta y la(s) hoja(s) que contiene(n) los precios cotizados. De ser requerido, lee en voz alta la siguiente información: 1) número de los renglones para los cuales cotiza 2) precio por renglón 3) fecha y lugar de entrega e. Retiene los originales y permite la inspección de la copia de la oferta a los asistentes. f. Una vez los asistentes al acto terminan de examinar las ofertas, recoge las copias distribuidas, y da por terminado el acto. g. Documenta cualquier incidente pertinente en el proceso de apertura de la subasta. De ser necesario, comunica el asunto al Jefe de la División de Suministros O al Jefe, Subdivisión de Suministros Compras. h. Refiere al Jefe de la División de Suministros para su custodia, mediante conduce, las fianzas de licitación (Bid Bond) sometidas mediante cheque certificado, giro postal O documento bancario, excepto en ventas. Retiene copia 32 del conduce en el expediente y mantiene en el mismo, hasta su determinación, las fianzas emitidas por compañías de seguro.