Formalización del contrato

1.1 Disposiciones generales (a) Una vez completado el proceso de negociación, la Corporación procederá con la formalización del contrato de conformidad con la normativa aplicable al contrato. (b) Antes del otorgamiento, la Corporación se asegurará de corroborar los requisitos de contenido del contrato y los documentos complementarios que el contratista deba entregar a la Corporación, a base de la normativa vigente y aplicable al contrato de que se trate. (c) Todo contrato que la Corporación se proponga otorgar se formalizará por escrito y será prospectivo. 1.2 Documentos requeridos para contratar Previo a la formalización del contrato, la Corporación solicitará al contratista los documentos requeridos para contratar, a base de la normativa vigente y aplicable al contrato de que se trate. La Corporación constatará que los documentos que el contratista deba entregar, en cumplimiento con la normativa aplicable al contrato, estén vigentes. Dichos documentos se harán formar parte del contrato. La Corporación solicitará al contratista la entrega de dichos documentos dentro del término razonable que la Corporación establezca para ello en el contrato, salvo el documento que se Guías para la Contratación y Gerencia de Sometido por: Contratos de Servicios Profesionales 0 Consultivos de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: JHAN Página #16 de 30 identifica con el inciso (f) de esta sección, en cuyo caso lo requerirá a la fecha de otorgamiento del contrato 0 antes. La Corporación mantendrá actualizada la lista de documentos requeridos mediante una hoja de cotejo que adopte al efecto. Los documentos requeridos y comunes a todo contrato incluyen, pero no se limitan a, los siguientes: (a) Documentos expedidos por el Departamento de Hacienda i. Dos certificaciones, una sobre ausencia de deuda contributiva 0 sobre existencia de plan de pago, y otra de presentación de planilla de contribución sobre ingresos durante los últimos cinco años; y copia del certificado de comerciante o formulario de solicitud del certificado, a entregarse no más tarde de sesenta (60) días calendario, luego de formalizar el contrato. ii. Si la certificación de presentación de planillas de contribución sobre ingresos indica que el contratista no la rindió en alguno 0 en ninguno de los últimos cinco (5) años, la Corporación no podrá otorgar el contrato hasta tanto el contratista aclare su situación contributiva. La Corporación se regirá de conformidad con las normas establecidas por el Departamento de Hacienda en la Carta Circular Núm. 1300-03-11 o con las normas vigentes a la fecha de formalizar el contrato. (b) Documentos expedidos por el Centro de Recaudación de Ingresos Municipales i. Certificación de Presentación de Planillas de Contribución sobre Propiedad Mueble por los últimos cinco (5) años contributivos, 0 declaración jurada que acredite por qué el contratista no viene obligado a rendirla, de conformidad con la Circular Núm. 1300-03-11 o con las normas vigentes a la fecha de formalizar el contrato. ii. Certificación de Deuda por Todos los Conceptos, Certificación Negativa de Propiedad Mueble, Certificación Negativa de Propiedad Mueble e Inmueble, según apliquen, O existencia de plan de pago. (c) Documentos expedidos por el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos i. Certificación de registro como patrono y de deuda por concepto de, seguro por desempleo, seguro por incapacidad temporal 0 de Seguro Social Choferil, según aplique. (d) Documentos expedidos por la Administración para el Sustento de Menores. Guías para la Contratación y Gerencia de Sometido por: Contratos de Servicios Profesionales O Consultivos de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: JGMN Página #17 de 30 i. Certificación negativa de caso de pensión alimentaria vigente, o certificación de estado de cuenta por concepto de pensión alimentaria, o de plan de pago, cuando el contratista sea un individuo. ii. Certificación de estado de cumplimiento como patrono, cuando el proveedor sea una persona jurídica. (e) Documentos expedidos por el Departamento de Estado, cuando aplique. i. Certificado de existencia o Certificación de Autorización para hacer negocios en Puerto Rico. ii. Certificado de buena pro (Good Standing). (f) Declaración jurada requerida por la Ley Núm. 458 del 20 de diciembre de 2000, según enmendada. (g) Documento que acredite que el contratista ha obtenido la dispensa necesaria de cualquier entidad gubernamental, cuando se requiera, el cual se hará formar parte del expediente del contrato. (h) Cuando el contrato a formalizar sea con una persona jurídica organizada como una sociedad, la Corporación se asegurará de requerir que todos los socios residentes de Puerto Rico cumplan con la obligación de entregar los documentos requeridos en los incisos (a) al (d) anteriores y cualquiera otro aplicable. Será responsabilidad del contratista proveer todos los documentos requeridos concernientes con cada socio. Los documentos se harán formar parte del contrato. (i) Cuando se proponga formalizar un contrato con una corporación foránea que no haga negocios ni tenga oficinas en Puerto Rico, la Corporación requerirá una declaración jurada debidamente autenticada en la que la corporación foránea haga constar que no tiene responsabilidades contributivas con el Gobierno de Puerto Rico. La declaración jurada se hará formar parte del contrato. (j) Cualquier otro documento que aplique al contrato de que se trate, de conformidad con la normativa vigente a la fecha del otorgamiento del contrato. 1.3 Contenido del contrato El texto de todo contrato deberá incluir lo siguiente: (a) La disposición legal que faculta a la Corporación a otorgar contratos. (b) El nombre completo del contratista, según consta inscrito en el Registro Demográfico o el Departamento de Estadísticas Vitales del lugar donde procede. Cuando se Guías para la Contratación y Gerencia de Sometido por: Contratos de Servicios Profesionales O Consultivos de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: Jonn Página #18 de 30 contrate con una persona jurídica, tiene que indicarse el nombre íntegro según surge del Registro de Corporaciones o Sociedades del Departamento de Estado O del Departamento de Hacienda, según sea el caso, e identificar la persona que comparece en su representación, para lo que la Corporación podrá requerir la evidencia que lo acredite. (c) Las circunstancias personales del contratista, que incluye el estado civil, la mayoría de edad, el lugar de residencia y la profesión. Si el proveedor(a) es un ente corporativo, deberá suministrar copia certificada de su certificado de incorporación expedida por el Departamento de Estado. (d) El número de seguro social. (e) La fecha de otorgamiento y la fecha de vigencia del contrato. Por regla general, las entidades gubernamentales no podrán otorgar contratos que cubran más de un año fiscal para no comprometer presupuestos futuros. El contrato podrá cubrir dos años fiscales pero se limitará a doce meses y deberá incluir una cláusula que especifique que el período de vigencia será hasta el cierre de año y que se prorrogará hasta cumplir los doce meses calendario, siempre y cuando las partes estén de acuerdo y haya fondos disponibles en la partida presupuestaria apropiada. A modo excepcional, se permitirán contratos gubernamentales multianuales cuando el servicio se pueda obtener de forma más eficiente y económica, y sea imprescindible para garantizar el servicio público. (f) Los servicios u obligaciones que la Corporación requiere. Los servicios que se contraten tienen que estar descritos detalladamente en el texto del contrato. (g) La cuantía máxima a pagarse. (h) La forma de pago, es decir, si se factura basándose en honorarios por horas, por tareas, por fases terminadas o un pago global a la terminación de la prestación de servicios; entre otros, así como las tarifas u honorarios pactados, (i) La partida presupuestaria de la cual se pagarán los honorarios del contratista. (j) Disposiciones que establezcan que la factura deberá ser específica, desglosada y, en el caso de que se facture en honorarios por hora, deberá estar acompañada de un informe que detalle los servicios prestados y las horas dedicadas a la prestación de los servicios. La factura que se someta deberá incluir una certificación que lea: "Bajo pena de nulidad absoluta, certifico que ningún servidor público de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña, es parte 0 tiene algún Guías para la Contratación y Gerencia de Sometido por: Contratos de Servicios Profesionales 0 Consultivos de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: Jump Página #19 de 30 interés en las ganancias o beneficios producto del contrato objeto de esta factura; y de ser parte o tener interés en las ganancias 0 beneficios producto del contrato, ha mediado una dispensa previa. La única consideración para suministrar los bienes 0 servicios objeto del contrato, ha sido el pago acordado con el representante autorizado de la agencia. El importe de esta factura es justo y correcto. Los trabajos han sido realizados, los productos han sido entregados y los servicios han sido prestados y no se ha recibido pago por ellos." La Corporación no procesará para pago factura alguna que no contenga esta certificación. Un aviso de que ninguna prestación O contraprestación objeto del contrato podrá exigirse hasta tanto éste se haya presentado para Registro en la Oficina del Contralor(a), según lo dispuesto en la Ley Núm. 18 de 30 de octubre de 1975, según enmendada. (k) Una cláusula que obligue al contratista a mantener expedientes separados sobre los servicios contratados, a conservarlos por un período de seis (6) años y a tenerlos disponibles para examen y análisis por parte del personal autorizado de la Corporación y de la Oficina del Contralor(a). (I) Disposiciones para asegurar que la relación contractual entre la Corporación y el contratista no constituye una relación de patrono y empleado; (m) Disposiciones sobre la confidencialidad que se espera del contratista en el manejo de información, y parámetros para la divulgación de información que se genere como producto del contrato con la Corporación. (n) Una cláusula que requiera al contratista cerciorarse de que cualquier subcontratista contratado tenga la capacidad y los conocimientos técnicos necesarios para llevar a cabo el trabajo subcontratado de forma eficiente, conformidad técnica y calidad profesional. Se deben incluir parámetros para la autorización y evaluación de desempeño de los subcontratistas por la Corporación, según aplique al contrato. Además, se debe incluir lenguaje para proteger a la Corporación frente a las actuaciones de los subcontratistas, y establecer que el contrato entre el contratista y el subcontratista no conflige con el contrato entre el contratista y la Corporación. (o) Una cláusula en la que el contratista certifique que ha rendido planillas de contribución sobre ingresos durante los últimos cinco (5) años contributivos, previo al año que se interesa formalizar el contrato, y no adeuda contribuciones al Estado Libre Asociado de Puerto Rico, de clase alguna; o que se encuentra acogido a un plan de pago, Guías para la Contratación y Gerencia de Sometido por: Contratos de Servicios Profesionales o Consultivos de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: JGAR Página #20 de 30 cuyos términos y condiciones está cumpliendo, 0 que, de haber deuda, ha solicitado revisión administrativa 0 ajuste; que ha pagado el seguro por desempleo, seguro por incapacidad no ocupacional temporal, seguro social para choferes y otros empleados y la póliza del Fondo de Seguro del Estado, si aplica, 0 se ha acogido a un plan de pago con cuyos términos y condiciones está cumpliendo, que no está obligado a satisfacer una pensión alimentaria o, que de estarlo, no tiene deuda 0 tiene un plan de pago que está cumpliendo. En aquellos contratos cuyo pago por servicio excede de DIECISEIS MIL DOLARES ($16,000.00) anuales, será necesario incorporar al contrato las certificaciones originales descritas en el Artículo VII de las Guías que apliquen al contrato. El contrato incluirá una cláusula que exprese que dichos documentos se han hecho formar parte del contrato o donde se le concede al contratista un término razonable para obtenerlos. Cuando alguna de las certificaciones de deuda refleje que el contratista tiene alguna deuda, pero esa deuda está en un proceso de revisión por solicitud del contratista O de ajuste, se incluirá una cláusula en la que el contratista haga constar por escrito este hecho, y certifique que, de no proceder la revisión O el ajuste, se compromete a cancelar la deuda mediante retención en los pagos a los que tiene derecho a recibir en virtud del contrato. El contratista deberá presentar, además, una certificación del organismo gubernamental correspondiente a esos efectos. Este requisito es imprescindible para otorgar el contrato y el contratista informará trimestralmente (31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre) el progreso o la denegatoria de la revisión 0 el ajuste por parte del organismo gubernamental. Si la deuda es con el Departamento de Hacienda, incluir una cláusula que obligue al contratista a entregar, junto con la última factura, una Certificación de Deuda del Departamento de Hacienda (Modelo 6096). (p) Disposiciones para asegurar que el contratista será responsable de efectuar los pagos correspondientes a la aportación patronal e individual del Seguro Social Federal a través del Negociado de Rentas Internas Federal. (q) Una cláusula que disponga sobre las retenciones correspondientes establecidas en el Código de Rentas Internas que la Corporación deba hacer al contratista, sea éste una persona natural 0 jurídica residente en 0 fuera de Puerto Rico. Guías para la Contratación y Gerencia de Sometido por: Contratos de Servicios Profesionales o Consultivos de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: Jonn Página #21 de 30 (r) Disposiciones sobre el cumplimiento del contratista con el Código de Rentas Internas de Puerto Rico. (s) Una cláusula en la que el contratista certifique que no ha sido convicto de delitos contra la integridad pública, según definido en el Código Penal, 0 malversación de fondos públicos y que no se ha declarado culpable de este tipo de delito en los tribunales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, en los tribunales Federales 0 los Tribunales de cualquier jurisdicción de los Estados Unidos de América, del deber continuo de informar durante todas las etapas del contrato, y, que de resultar culpable de los delitos antes mencionados, el contrato de servicios profesionales O consultivos quedará resuelto automáticamente. (t) Disposiciones sobre prohibición de discrimen. (u) Una cláusula en la que el contratista acepte que conoce las normas éticas de su profesión y asume la responsabilidad por sus acciones. (v) Una cláusula en la que el contratista se comprometa a regirse por las disposiciones del Código de Ética para contratistas, proveedores de bienes y servicios, y solicitantes de incentivos económicos, Ley Núm. 84 de 28 de junio de 2002, en la que conste la entrega de copia de dicha Ley al contratista, y que lea como sigue: "El CONSULTOR(A) se compromete a cumplir con las disposiciones de la Ley Núm. 84 de 18 de junio de 2002, según enmendada mediante la cual se establece el Código de Ética para Contratistas, Suplidores y Solicitantes de Incentivos Económicos de las Agencias Ejecutivas del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. El CONSULTOR(A) certifica haber recibido copia del referido Código, al momento de suscribirse este contrato." (w) Disposiciones para asegurar el cumplimiento de las partes con la Ley 12 de julio de 1985, según enmendada, conocida como Ley de Ética Gubernamental que cubran, entre otras, i. las normas éticas aplicables a los contratistas y que en las que éste certifique, entre otras, que: 1. no ha sido funcionario(a) O empleado(a) de la Corporación durante los dos (2) años inmediatamente anteriores a la fecha de otorgamiento del CONTRATO. Si el contratista es una persona jurídica, el contratista lo certifica en relación con los socios(as), oficiales, empleados(as), agentes y subcontratistas del contratista. 2. no es empleado(a) público dentro del significado del Artículo 3.3 de la Ley Guías para la Contratación y Gerencia de Sometido por: Contratos de Servicios Profesionales 0 Consultivos de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: Jong Página #22 de 30 Núm. 12 de 24 de julio de 1985, según enmendada. 3. no ha sido funcionario(a) o empleado(a) de la Corporación durante los dos (2) años inmediatamente anteriores a la fecha de otorgamiento del contrato. 4. de así requerirse, ha obtenido la dispensa necesaria de cualquier entidad del gobierno y que dicha dispensa se hará parte del expediente del contrato. 5. no recibe pago o compensación alguna por servicios regulares prestados bajo nombramiento en otra entidad pública, excepto los autorizados por ley. 6. no representa intereses particulares en casos 0 asuntos que impliquen conflictos de intereses, 0 de política pública con la Corporación. 7. el deber de lealtad completa para con la Corporación, lo que incluye la obligación de divulgar todas las circunstancias de sus relaciones con clientes y terceras personas, y cualquier interés que pudiera influir en la Corporación a la fecha de otorgar el contrato. ii. las prohibiciones aplicables a la Corporación y a los empleados(as) y funcionarios(as) de la Corporación identificadas en el Artículo III de las Guías, que incluyen, entre otras, las siguientes: 1. "Ningún funcionario(a) o empleado(a) público autorizado para contratar a nombre de la agencia ejecutiva para la cual trabaja podrá llevar a cabo un contrato entre su agencia y una entidad O negocio en que él 0 algún miembro de su unidad familiar tenga O haya tenido durante los últimos cuatro (4) años antes de ocupar su cargo, directa O indirectamente, interés pecuniario." 2. "Ninguna agencia ejecutiva podrá llevar a cabo un contrato en el que cualquiera de sus funcionarios O empleados 0 algún miembro de las unidades familiares de éstos tenga o haya tenido durante los últimos cuatro (4) años antes de ocupar su cargo, directa o indirectamente, interés pecuniario, a menos que el Gobernador(a), previa recomendación del Secretario de Hacienda y del Secretario de Justicia, lo autorice." 3. "Ningún funcionario(a) o empleado(a) público que tenga la facultad de aprobar O autorizar contratos podrá evaluar, considerar, aprobar O autorizar un contrato entre una agencia ejecutiva y una entidad 0 negocio en que él 0 Guías para la Contratación y Gerencia de Sometido por: Contratos de Servicios Profesionales O Consultivos de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: Brow Página #23 de 30 algún miembro de su unidad familiar tenga o haya tenido durante los últimos cuatro (4) años antes de ocupar su cargo, directa o indirectamente, interés pecuniario." 4. "Ningún funcionario(a) O empleado(a) público podrá otorgar 0 autorizar un contrato con persona privada 0 sabiendas de que esta persona a su vez, esté representando intereses particulares en casos O asuntos que involucren conflictos de intereses o de política pública entre la agencia gubernamental contratante y los intereses particulares que representa dicha persona privada." A esos efectos, toda agencia gubernamental requerirá de toda persona privada con quien contrate la inclusión de una cláusula contractual en la que dicha persona privada certifique que no está incursa en un conflicto de intereses 0 de política pública conforme a lo descrito en este inciso. 5. "Ninguna agencia ejecutiva contratará con 0 para beneficio de personas que hayan sido funcionarios(as) o empleados(as) públicos de dicha agencia ejecutiva, hasta tanto hayan transcurridos dos (2) años desde que dicha persona haya cesado en sus funciones como tal. El Gobernador podrá expedir dispensa en cuanto a la aplicabilidad de esta disposición siempre que tal dispensa resulte en beneficio del servicio público. Esta prohibición no será aplicable a contratos para la prestación de servicios ad honorem." (x) Una cláusula que disponga sobre la facultad de cancelación del contrato inmediatamente, sin previo aviso, en caso de negligencia, abandono de deberes 0 incumplimiento de las condiciones del contrato por parte del contratista. (y) Una cláusula que disponga sobre la facultad de resolución del contrato por la Corporación mediante notificación con treinta (30) días de anticipación, 0 en un término menor, dependiendo del tipo de servicio contratado y la duración del contrato. (z) Una certificación firmada por el (la) Gerente de Planificación y Presupuesto de la Corporación sobre la disponibilidad de fondos requeridos para sufragar el contrato. (aa) Cualquier otra cláusula requerida por la normativa aplicable para el otorgamiento del contrato. 1.4 Firmas requeridas en los contratos Salvo cuando se trate de servicios de auditoría, todo contrato deberá estar Guías para la Contratación y Gerencia de Sometido por: Contratos de Servicios Profesionales O Consultivos de la Corporación del Proyecto ENLACE del Caño Martín Peña Aprobado por: Jonp Página #24 de 30 firmado por el contratista, si es una persona natural, o por el individuo que represente al contratista si es una persona jurídica; y por el Director(a) Ejecutivo(a) y el Presidente(a). La Junta de Directores podrá delegar en el Director(a) Ejecutivo la firma de contratos, sujeto a los parámetros y a los procedimientos que la Junta determine y consten en una resolución al efecto. Todo contrato de auditoría deberá estar firmado por el contratista, si es una persona natural, O por el individuo que represente al contratista, si es una persona jurídica, y por el Presidente(a) de la Junta.