Funciones y Deberes de Secretario(a) Auxiliar de la Secretaría de

Recursos Humanos para la Prevención del Hostigamiento Sexual en el Empleo Las funciones y deberes del Secretario(a) Auxiliar de la Secretaría de Recursos Humanos para la Prevención del Discrimen por Orientación Sexual 0 Identidad de Género y Hostigamiento Sexual en el Empleo son las siguientes: Velar por la implementación, divulgación y cumplimiento de la política pública establecida en este Reglamento. Orientar a todo funcionario y empleado de nuevo ingreso sobre la política pública del DV en torno al Discrimen por Orientación Sexual O Identidad de Género y Hostigamiento Sexual en el empleo y las disposiciones relevantes de este Reglamento O cualquier otro vigente. En esta orientación podrá entregar a los funcionarios y empleados copia de este Reglamento y cualquier otra literatura relacionada con el discrimen y hostigamiento sexual en el empleo, y velará porque cada funcionario y empleado entienda la política pública contenida en este Reglamento y el procedimiento aplicable. Ofrecer orientaciones a todo el personal del DV para mantenerlo al día en todo lo relacionado con hostigamiento sexual en el empleo. 16 Mantener en el expediente del funcionario 0 empleado copia del acuse de recibo de este Reglamento y evidencia 0 registro de asistencia a las orientaciones que se ofrezcan sobre hostigamiento sexual. Divulgar y distribuir periódicamente a los funcionarios y empleados copia de la política pública del DV en torno al hostigamiento sexual en el empleo. Ofrecer orientación sobre el hostigamiento sexual en el empleo a los funcionarios, empleados, aspirantes a empleo, contratistas y visitantes 0 terceras personas no empleadas por O ajenas al DV que lo soliciten, ya sea por sí mismo 0 coordinando con recursos con conocimiento de la materia. Velar porque el DV cumpla con las disposiciones de la Ley Núm. 17, citada, en lo que respecta al hostigamiento sexual en el empleo, la Ley Núm. 69, citada, la Ley Núm. 100, citada, así como cualquier otra disposición de ley aplicable de acuerdo con nuestro ordenamiento legal vigente. Recibir, informar y orientar al funcionario, empleado, aspirante a empleo, contratista visitante 0 terceras personas no empleadas por 0 ajenas al DV que alegue ser víctima de hostigamiento sexual. Esto puede hacerse personalmente 0 por teléfono, si la persona afectada desea mantener el anonimato. Velar por el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la tramitación, investigación y adjudicación de las querellas sobre hostigamiento sexual incoadas al amparo de este Reglamento. Mantener la confidencialidad de todo asunto que le sea encomendado. Dar seguimiento a las querellas sobre hostigamiento sexual radicadas en el DV y velar porque se cumpla con la reglamentación interna al respecto. 17 Recomendar al Secretario las medidas provisionales que procedan para evitar que la persona querellante continúe expuesta a la conducta denunciada o para protegerla de posibles actos de represalia una vez radicada la querella y asegurarse de que las medidas estén en efecto durante el término establecido. 11. Procedimiento para Presentar, Investigar y Adjudicar Querellas Todo funcionario 0 empleado del DV que sea testigo de un acto de Discrimen por Orientación Sexual O Identidad de Género y Hostigamiento Sexual cometido por algún funcionario, empleado, contratista 0 sus representante, cualquier visitante 0 tercera persona no empleadas por o ajena al DV, tiene la obligación de informarlo inmediatamente conforme se indica en el Artículo 11.1 de este Reglamento. El funcionario 0 empleado que tenga conocimiento 0 considere que ha sido objeto de hostigamiento sexual en el empleo, en cualquiera de sus modalidades, tiene el deber de radicar una querella siguiendo el procedimiento aquí establecido, dentro de un término de dos (2) meses de ocurrido el último acto de hostigamiento sexual. Cuando la querella se presenta por un aspirante a empleo, visitante, terceras personas no empleadas por 0 ajenas al DV 0 contratista, se aplica el mismo procedimiento y término. El deber de presentar la querella establecida en este artículo por cualquiera de las personas involucradas, sean empleados o no del DV, es un deber de estricta observancia. El DV promueve que dicha querella sea presentada tan pronto el empleado del DV 0 la persona no empleada entienda que ha sido objeto de la conducta prohibida en este Reglamento. El trámite de la querella se llevará a cabo en forma confidencial y diligente hasta su resolución final. Toda persona que intervenga en el proceso deberá evitar que se prolongue irrazonablemente la adjudicación del asunto en controversia. 18 11.1. Radicación de la Querella 11.1.1. Trámite El funcionario, empleado, contratista, visitante 0 terceras personas no empleadas por 0 ajenas al DV que entienda que se ha cometido un acto de hostigamiento sexual en su contra puede presentar una querella (verbal 0 escrita) ante el Secretario(a) Auxiliar de Recursos Humanos. Si un Director, Supervisor 0 cualquier funcionario O empleado adviene en conocimiento de un alegado acto de Discrimen por Orientación Sexual o Identidad de Género y Hostigamiento Sexual, éste lo referirá inmediatamente al Secretario(a) Auxiliar de la Secretaría de Recursos Humanos. En la eventualidad de que el Supervisor directo sea el querellado, el querellante podrá rendir su querella ante otro supervisor. La información que éstos reciban debe ser mantenida en estricta confidencialidad. Una vez el Secretario(a) Auxiliar de la Secretaría de Recursos Humanos adviene en conocimiento de la querella verbal 0 escrita podrá orientar al querellante de inmediato sobre sus derechos y los remedios disponibles bajo la ley. La querella se puede presentar de forma verbal primero, pero luego la misma debe hacerse constar por escrito. Si la querella se presenta verbalmente, el Secretario(a) Auxiliar de Recursos Humanos redactará una minuta sobre lo informado por el querellante. El querellante es responsable de redactar la querella, la cual tiene que estar firmada. El hecho de que una querella no se juramente no constituye impedimento, por sí solo, para que se lleve a cabo una investigación de los hechos 19 alegados y se proceda a tomar cualquier medida provisional u otra acción que corresponda. Una vez el Secretario(a) Auxiliar de la Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos reciba la querella completa según se indica en la Sección 11.1.4 se la notificará al Secretario y al querellado personalmente 0 por correo certificado con acuse de recibo no más tarde de tres (3) días laborables a partir de la fecha en que se recibe la querella. En los casos en que el Secretario determine que debe inhibirse, delegará en el Sub-Secretario O cualquier otro funcionario que éste designe, su participación en el proceso. Los aspirantes a empleo, contratistas, visitantes o terceras personas no empleadas por 0 ajenas al DV radicarán la querella ante el Secretario(a) Auxiliar de la Secretaría de Recursos Humanos y se seguirá el procedimiento establecido en este Reglamento. El Secretario, a iniciativa propia y por escrito, puede ordenar una investigación sobre la conducta de un funcionario, empleado, contratista, visitante 0 terceras personas no empleadas por 0 ajenas al DV por alegado Discrimen por Orientación Sexual O Identidad de Género y Hostigamiento Sexual. En esta etapa el Secretario 0 el funcionario delegado para ello también podrá, a iniciativa propia, tomar todas aquellas medidas que entienda necesarias para proteger a cualquier persona de futuros actos constitutivos de hostigamiento sexual. 11.1.2. Desestimación de la Querella a Solicitud del Querellante En aquellos casos en los cuales la persona querellante quiera desistir de la querella presentada, deberá notificarlo, de forma escrita y firmada, al Secretario(a) Auxiliar de la Secretaría de Recursos Humanos, quien a su vez debe orientar al 20 querellante sobre el particular en el término no mayor de dos (2) días laborables a partir del recibo de la notificación del desistimiento, excepto por causas justificadas. Como parte de la orientación, el Secretario(a) Auxiliar de Recursos Humanos le notificará al querellante que tiene cinco (5) días laborables a partir del día en que recibió la orientación para reinstalar su querella, advirtiéndole que de no hacerlo se entenderá desistida y se procederá a archivar la misma, sin trámites ulteriores. Esta notificación constará por escrito y la persona querellante deberá firmar una hoja de acuse de recibo de la misma. Lo anterior no es impedimento para que el Secretario motu proprio continúe con la investigación de la querella. 11.1.3. Querellas Frívolas Cualquier funcionario O empleado que, a sabiendas, radique una querella frívola por hostigamiento sexual contra otra persona, estará sujeto a medidas disciplinarias conforme establece el Artículo 14 de este Reglamento. 11.1.4. Contenido de la Querella Toda querella que se presente por motivo de Discrimen por Orientación Sexual o Identidad de Género y Hostigamiento Sexual, deberá cumplir con los siguientes requisitos: 1. Se formulará por escrito. 2. Contendrá los datos personales del querellante: nombre, puesto, lugar de trabajo, dirección postal, teléfono, relación con el querellado, así como una relación de los hechos o actos constitutivos de hostigamiento sexual con claridad y especificidad; la fecha y lugar de ocurrencia de dichos hechos y la fecha en que se somete la querella. 21 3. Identificará por nombre y apellidos a la parte querellada, puesto, la oficina donde trabaja, dirección postal 0 brinda suficiente información que permita identificar a dicha parte. 4. Identificará a los testigos y brindará cualquier otra información pertinente para sustentar la querella. 5. Firma del querellado. 11.1.5. Confidencialidad La querella presentada por cualquier funcionario, empleado, contratista, visitante 0 terceras personas no empleadas por O ajenas al DV, se tramitará e investigará de manera confidencial en el mayor grado posible para proteger la dignidad de las partes involucradas. Cualquier funcionario O empleado, incluyendo el querellante, que revele intencionalmente a personas no autorizadas, la identidad de las partes O divulgue la información recopilada o rendida en el curso de cualquier etapa de la tramitación de una querella por hostigamiento sexual en el empleo, está sujeto a medidas disciplinarias conforme establece el Artículo 14 de este Reglamento. El DV no tomará represalias contra persona alguna que ofrezca información veraz y bien intencionada, sobre un posible acto de Discrimen por Orientación Sexual 0 Identidad de Género y Hostigamiento Sexual. El DV podrá divulgar toda aquella información de conformidad con lo ordenado por algún tribunal con jurisdicción sobre el asunto investigado. 11.2. Investigación de la Querella 11.2.1. Designación de la Investigación El Secretario designará a una persona o grupo para que haga una investigación de los hechos. Sin que se entienda que es una limitación a quien el Secretario determine nombrar como investigador o como parte del grupo, se aclara que el (la) Secretario(a) Auxiliar de Recursos Humanos y los abogados de la División Legal 22 pueden participar como investigadores. Esta designación también podrá incluir cualquier recurso externo capacitado para trabajar con estas situaciones que sea nombrado por el Secretario. El Secretario notificará a las partes la designación del investigador 0 del grupo de investigadores, dentro de los próximos tres (3) días laborables luego de hacer la designación. 11.2.2. Impugnación de la Designación del Investigador Cualquiera de las partes puede impugnar la designación del investigador y solicitar que se asigne un nuevo investigador cuando existan razones para creer que existe un conflicto de interés, parcialidad o cualquier otra situación, por la que entienda que la investigación no se realiza o se pueda realizar con objetividad e imparcialidad. La solicitud debe presentarse por escrito al Secretario no más tarde de dos (2) días laborables después de que la parte reciba la notificación sobre la designación del investigador 0 advenga en conocimiento, durante el transcurso de la investigación, de alguna situación que motive la solicitud de impugnación. El Secretario debe decidir sobre la solicitud dentro de los próximos dos (2) días laborables luego de recibida la solicitud, excepto por causa justificada. En toda querella donde se impugne la designación del investigador, el término que éste tiene para concluir su labor queda interrumpido y no comienza a contar hasta que su designación sea final. 11.2.3. Ejecución de la Investigación La investigación de una querella que se presente por motivo de Discrimen por Orientación Sexual o Identidad de Género y Hostigamiento Sexual debe cumplir con lo siguiente: 23 Abarcará todos los hechos denunciados y puede incluir entre otras, la toma de declaraciones juradas, escritas 0 verbales y grabadas, al querellante, al querellado y a todas las personas que tengan conocimiento sobre los hechos alegados 0 posibles testigos que se vayan detectando durante el curso de la investigación. A toda persona a la que se le tome alguna declaración se le tomará juramento y se le harán las advertencias pertinentes. Todas las declaraciones y cualquier otro documento que se recopile formarán parte del expediente de investigación. Se realizará con todo rigor, independientemente de que el hostigamiento haya cesado 0 de que la víctima se haya sometido 0 accedido a las insinuaciones e invitaciones de naturaleza sexual objeto de la querella. Durante la misma no se indagará en el historial 0 comportamiento sexual anterior de los involucrados ni se tomará en cuenta para algún propósito del procedimiento. El procedimiento de investigación se conducirá en la forma más confidencial posible, en salvaguarda de las partes afectadas. 11.2.4. Obligación de Cooperar en la Investigación Los funcionarios, empleados, contratistas, visitantes 0 terceras personas no empleadas por 0 ajenas al DV tienen la obligación de cooperar al máximo con la investigación que se realice en casos de hostigamiento sexual en el empleo. El funcionario O empleado que obstruya una investigación, a sabiendas provea información falsa, en todo 0 en parte, u oculte información pertinente para la investigación 0 adjudicación de una querella sobre hostigamiento sexual, cuando ello le haya sido requerido por una autoridad competente, estará sujeto a medidas disciplinarias, conforme establece el Artículo 14 de este Reglamento. 24 11.2.5. Protección a los Testigos y Colaboradores Durante el curso de los procedimientos, se tomarán medidas para proteger a los testigos y a las personas que colaboren con la investigación, incluyendo el que no conste en el expediente de dicho funcionario 0 empleado su participación en la investigación. Además, el testigo 0 colaborador puede presentar una querella cuando se tomen decisiones sobre su puesto, condiciones de empleo 0 cuando se vea afectado por acciones de supervisores O compañeros de trabajo que estén relacionadas directamente a su colaboración durante la investigación. Estos derechos se le advertirán a los testigos y colaboradores. 11.3. Informe, Recomendaciones y Determinaciones 11.3.1. Término para Rendir al Secretario el Informe de la Investigación Una vez finalizada la investigación de la querella, el investigador rendirá un informe escrito a la División Legal del DV y acompañará el expediente del caso. El informe de la investigación tendrá que presentarse a la División Legal dentro de veinte (20) días laborables desde la designación del investigador. El Secretario podrá extender este término por uno no mayor de diez (10) días laborables adicionales. 11.3.2. Contenido del Informe de la Investigación El Informe de Investigación incluirá: 1. Una relación del contenido de la querella. 2. Una relación detallada de la información y los hallazgos obtenidos de la investigación, enumerando los documentos que consten en el expediente, incluyendo las declaraciones juradas, si alguna. 25 3. La determinación, a base de la información disponible y los hechos alegados, de si existe 0 no causa suficiente para iniciar el procedimiento de medidas disciplinarias u otras aplicables conforme a derecho. 4. Las recomendaciones y observaciones del investigador. 11.3.3. Informe de la División Legal Una vez evaluado el informe de la investigación, la División Legal presentará su recomendación al Secretario, basada en los hechos y el derecho aplicable y acompañando el expediente del caso. La División Legal tendrá que presentar su recomendación dentro de un término no mayor de quince (15) días calendarios desde que recibió el Informe de investigación. El Secretario puede adoptar, modificar o prescindir de las recomendaciones que le formule la División Legal tomando en consideración el derecho aplicable, las determinaciones de hecho y la naturaleza o gravedad de la conducta imputada. 12. Determinación del Secretario 12.1. Desestimación de la Querella Si de la evidencia no se puede establecer lo imputado en la querella, el Secretario notificará exclusivamente el resultado a las partes mediante correo certificado 0 a la mano con acuse de recibo. En la notificación se le informará: 1. El derecho del querellante a solicitar reconsideración al Secretario dentro del término de diez (10) días calendario desde la notificación de la determinación u orden. 26 2. Advertencia al querellante de su derecho de acudir en apelación ante el Comité de Apelación del Servicio Público dentro del término de treinta (30) días calendario luego de notificada la decisión final. 3. De no haber solicitud de reconsideración o apelación, se archivará la querella. 12.2. Medidas Relacionadas con Funcionarios O Empleados De existir base razonable para la aplicación de una medida correctiva O disciplinaria, en lo que respecta al procedimiento administrativo, se procederá contra el funcionario o empleado que ha incurrido en conducta prohibida constitutiva de hostigamiento sexual en el empleo y de todo aquel personal que hubiere actuado en contravención a las normas que rigen la materia O incumplido con sus deberes y obligaciones, según se dispone en la sección 12.4 y siguientes de este Reglamento. 12.3. Medidas Relacionadas con Contratistas, Visitantes O Terceras Personas No Empleadas por o Ajenas al DV Cuando se trate de personas por contrato, subcontrato, contratistas independientes O sus representantes, 0 visitantes 0 terceras personas no empleadas por 0 ajenas al DV, el Secretario tomará las medidas correctivas que estén a su alcance y que procedan en derecho. Si el querellado es un contratista e incurriese en la conducta prohibida, se rescindirá su contrato y no se le renovará éste ni se le otorgará contrato posterior alguno con el DV. Todo contrato de servicios misceláneos, consultivos o profesionales deberá incluir una cláusula que establezca que éste queda sin efecto de probarse la querella. 27 Además, el Secretario puede ordenar a cualquier visitante 0 terceras personas no empleadas por 0 ajenas al DV que cometa actos de hostigamiento sexual contra un funcionario 0 empleado del DV que abandone inmediatamente los predios. También puede prohibir la entrada a cualquier persona, visitante 0 terceras personas no empleadas por o ajenas al DV que previamente haya incurrido en actos de hostigamiento sexual contra un funcionario, empleado, visitante, 0 terceras personas no empleadas por 0 ajenas al DV. En estos casos, el Secretario(a) Auxiliar de la Secretaría de Recursos Humanos, en coordinación con la Secretaría de Asuntos Legales, redactará la carta con la acción que proceda para la aprobación del Secretario. Además, notificará a las partes sobre lo resuelto. 12.4. Carta de Intención de Imposición de Medida Disciplinaria a Funcionario o Empleado Si luego de examinar el informe de la División Legal, el Secretario entiende que procede la aplicación de cualquier medida disciplinaria, solicitará al Secretario(a) Auxiliar de la Secretaría de Recursos Humanos, en coordinación con la Secretaría de Asuntos Legales, que prepare la carta de intención de imposición de medida disciplinaria, y se la referirá al Secretario para su consideración. El Secretario le notificará por escrito al funcionario 0 empleado los cargos, mediante entrega personal 0 correo certificado con acuse de recibo. 12.4.1. Contenido de la Carta de Intención de Imposición de Medida Disciplinaria a Funcionarios o Empleados La carta de intención de imposición de medida disciplinaria incluirá: 1. Una relación de la conducta impropia que se le imputa al funcionario 0 empleado. 28 2. Las disposiciones reglamentarias aplicables. 3. Los hechos relevantes. 4. La medida disciplinaria a imponerse. 5. Las leyes, reglamentos o normas que se consideran infringidas. 6. Una divulgación al funcionario O empleado de su derecho a solicitar una vista administrativa informal, dentro del término de diez (10) días calendario a partir de la notificación. Además, se informará que si el funcionario O empleado no solicita la vista administrativa informal dentro del término fijado, 0 de no comparecer a la vista administrativa señalada, se darán por admitidos los hechos imputados. 12.5 Vista Administrativa Informal a Solicitud del Funcionario o Empleado De solicitarse la vista administrativa informal, el Secretario referirá la solicitud a la Secretaría de Asuntos Legales para que coordine y notifique la misma. La Vista Administrativa Informal se efectuará no más tarde de quince (15) días laborables desde la solicitud de la misma. En ésta, el funcionario 0 empleado tendrá la oportunidad de presentar su versión de los hechos en controversia, así como aquella evidencia pertinente al caso. La notificación para la Vista Administrativa Informal se enviará al funcionario 0 empleado con no menos de siete (7) días calendario de antelación a la celebración de ésta. De existir causas que justifiquen la suspensión de la vista, se notificará al funcionario 0 empleado con no menos de tres (3) días calendario de antelación a su celebración. 29 La Vista Administrativa Informal no deberá ser suspendida, excepto si el funcionario 0 empleado lo solicita por escrito con expresión de las causas que justifican la solicitud de suspensión. Dicha solicitud debe someterse por lo menos tres (3) días calendario antes de la fecha señalada para la vista. El Secretario puede conceder una segunda y última oportunidad en un término razonable, si el funcionario 0 empleado por razones justificadas, indica estar impedido de comparecer a la vista. Si el funcionario 0 empleado estuviese suspendido de empleo y no de sueldo, el tiempo a extenderse debe ser descontado de su licencia de vacaciones 0 enfermedad, según aplique. La Vista Administrativa Informal se celebrará ante un representante autorizado por el Secretario. De celebrarse la misma ante un representante autorizado, éste le rendirá un informe escrito sobre el particular al Secretario con sus recomendaciones. Este informe se considera confidencial. 12.6. Determinación del Secretario sobre la imposición de Medidas Disciplinarias Luego de celebrada la Vista Administrativa Informal, O habiéndose renunciado a ella expresa 0 implícitamente por inacción del funcionario O empleado, si el Secretario considera que se debe proseguir con la acción disciplinaria, procederá a formular y notificar por escrito al funcionario o empleado los cargos correspondientes y la acción disciplinaria en su contra, ya sea suspensión de empleo y sueldo, destitución 0 la imposición de cualquier otra acción disciplinaria que proceda al funcionario O empleado. En la notificación se advertirá del derecho a apelar ante la Comisión de Apelación del Servicio Público en el término correspondiente para ello, conforme al Artículo 12.7 de este Reglamento. Cualquier empleado 0 aspirante de empleo que considere que ha sido víctima de discrimen por razón de sexo (género) en el empleo, podrá además de las 30 sanciones de carácter administrativas que se puedan imponer en el DV, 0 sin tener que agotar los remedios administrativos, llevar una acción civil por los daños pecuniarios que el acto le haya causado. Cualquier sanción que establezcan los foros judiciales, no será sustituto ni impedimento para imponer las sanciones administrativas que correspondan, si alguna. El Secretario notificará a la Oficina de Capacitación y Asesoramiento en Asuntos Laborales y de Administración de Recursos Humanos (OCALARH) los nombres de los funcionarios y empleados que son destituidos del DV. 12.7. Apelación Cualquier funcionario 0 empleado afectado por la determinación final del Secretario, podrá apelar dicha determinación ante la Comisión de Apelación del Servicio Público dentro del término de treinta (30) días calendario a partir del recibo de la notificación.