NORMAS PARA LA SOLICITUD Y OTORGAMIENTO DE

DISPENSAS 1. La dispensa es una autorización dada a una agencia, a modo de excepción, para la contratación de los servicios de adiestramiento y capacitación con una entidad, ya sea pública 0 privada, distinta a la OCALARH. 2. Las solicitudes de dispensas de las agencias se considerarán únicamente si las mismas presentaron su Plan de Necesidades de Adiestramiento, conforme a los términos establecidos en este Reglamento. 3. El adiestramiento 0 actividad de capacitación para la cual se solicita la dispensa deberá estar relacionada a las funciones que realiza el empleado público en su agencia. 4. Previo a que se otorgue una dispensa, la agencia deberá solicitar los servicios de la OCALARH para satisfacer las necesidades de adiestramiento y capacitación, particulares y específicas, o generales y comunes surgidas. Esta solicitud deberá ser realizada mediante el formulario número OCALARH 221, denominado "Solicitud de Adiestramiento" con no menos de cuarenta y cinco (45) días naturales antes de la fecha en que se interese llevar a cabo la actividad de adiestramiento y capacitación, conforme al Artículo IX de este Reglamento. Si la OCALARH no puede satisfacer las necesidades de adiestramiento y capacitación de la agencia, otorgará la dispensa a la agencia para que pueda contratar con una entidad, ya sea pública o privada, distinta a la OCALARH. No obstante la To dispensa así otorgada, es requisito sine qua non que la agencia notifique a la OCALARH, por escrito, no menos de diez (10) días laborables antes de la fecha en que se interese ofrecer el adiestramiento, curso, taller, conferencia, simposio, congreso u otra actividad de capacitación que pretende ofrecer, la siguiente información: a) Título de la actividad de actividad de adiestramiento y capacitación. b) Fecha de la actividad de actividad de adiestramiento y capacitación. c) Horario de la actividad de actividad de adiestramiento y capacitación. d) Lugar donde se llevará a cabo la actividad de adiestramiento y capacitación. e) Listado que incluya los nombres, puesto que ocupa y área, división u oficina a la que pertenece cada participante. 14 f) El costo por participante y costo total de la actividad de adiestramiento y capacitación. g) Justificación para ofrecer la actividad de adiestramiento y capacitación. h) Se debe acompañar las cotizaciones sometidas por la persona, natural o jurídica, con respecto a la actividad de capacitación que pretende ofrecer. i) Evidencia de las acreditaciones de la persona, natural 0 jurídica, que se pretende contratar, que demuestren la especialización y capacidad para proveer la actividad de adiestramiento y capacitación. j) Agenda del contenido de la actividad de adiestramiento y capacitación y convocatoria. g) Según establecido por la Administración de Servicios Generales, Certificado de Elegibilidad del Registro Único de Licitadores de la persona, natural 0 jurídica, que ofrecerá la actividad de adiestramiento y capacitación. k) Cualquier otro documento que respalde el ofrecimiento de la actividad de adiestramiento y capacitación. 5. A modo de excepción, no será necesario que la agencia presente una "Solicitud de Adiestramiento" ante la OCALARH, cuando se trate de necesidades de adiestramiento y capacitación de naturaleza sumamente especializadas. En tales casos, la agencia podrá presentar una solicitud de dispensa, mediante el formulario número OCALARH 222, denominado "Solicitud de Dispensa", con no menos de quince (15) días laborales antes de la fecha en que se ofrecerá la actividad de adiestramiento y capacitación, y deberá incluir la siguiente información: a) Título de la actividad de adiestramiento y capacitación. b) Fecha de la actividad de adiestramiento y capacitación. c) Horario de la actividad de adiestramiento y capacitación. d) Lugar donde se llevará a cabo la actividad de adiestramiento y capacitación. e) Listado que incluya los nombres, puesto que ocupa y área, división u oficina a la que pertenece cada participante. f) El costo por participante y costo total de la actividad de adiestramiento y capacitación. 15 g) Justificación para ofrecer la actividad de adiestramiento y capacitación. h) Se debe acompañar la cotización y/o promoción de la persona, natural 0 jurídica, con respecto a la actividad de adiestramiento y capacitación en la que se interesa participar. i) Evidencia de las acreditaciones de la persona, natural 0 jurídica, que se pretende contratar, que demuestren la especialización y capacidad para proveer la actividad de adiestramiento y capacitación. j) Agenda del contenido de la actividad de adiestramiento y capacitación y convocatoria. k) Según establecido por la Administración de Servicios Generales, Certificado de Elegibilidad del Registro Único de Licitadores de la persona, natural 0 jurídica, que ofrecerá la actividad de adiestramiento y capacitación. 1) Cualquier otro documento que respalde el ofrecimiento del adiestramiento O a la actividad de adiestramiento y capacitación. 6. Toda solicitud de dispensa que carezca o no incluya la información y los documentos necesarios para su evaluación, según aquí enumerados, será devuelta por la OCALARH sin tomar determinación alguna sobre ella, entendiéndose que la solicitud de dispensa fue denegada. 7. Toda solicitud de dispensa presentada fuera del término prescrito será devuelta por la OCALARH sin tomar determinación alguna sobre ella, entendiéndose que la solicitud de dispensa fue denegada. 8. La solicitud de dispensa será presentada únicamente de forma electrónica a dispensas@ocalarh.pr.gov o el medio que la OCALARH anuncie mediante comunicación numerada. 9. Se exceptúa a las agencias de solicitar dispensa a la OCALARH en las siguientes instancias: a) Actividades de adiestramiento libre de costo para el participante y para la agencia. b) Adiestramientos 0 Cursos requeridos por otras agencias a empleados públicos, por virtud de alguna ley. Sin que se entienda como una limitación, entre las agencias que por disposición de ley exigen adiestramientos 0 cursos a los empleados públicos, se encuentran la Oficina de Ética Gubernamental, la Administración de Servicios Generales, la Oficina del Contralor y el Instituto de Cultura 16 Puertorriqueña. No será necesario solicitar dispensa en estos casos solo si los cursos o adiestramientos son llevados a cabo por la propia agencia con recursos internos de la misma. c) Actos o ceremonias libre de costo que no estén dirigidos a capacitar a los empleados públicos. d) Cursos ofrecidos por la Universidades en su currículo regular y que sean conducentes a un grado académico. 10. No obstante lo dispuesto en el inciso (9) anterior, es requisito sine qua non que la agencia notifique a la OCALARH sobre la participación de los empleados públicos en tales actividades de adiestramiento y capacitación para la cual no se requiere solicitud de dispensa, cuya notificación deberá contener la siguiente información: a) Título de la actividad. b) Fecha de la actividad. c) Horario de la actividad. d) Lugar donde se llevará a cabo la actividad. e) Foro 0 método utilizado para llevar a cabo la actividad. f) Listado que incluya los nombre, puesto que ocupa y área, división u oficina a la que pertenece cada participante de la actividad. g) El costo por participante, si alguno. h) Cotización de la actividad. i) Justificación para llevar a cabo la actividad. j) Agenda de la actividad. k) Convocatoria de la actividad. 1) Certificación, por la persona autorizada, de que la información provista es correcta. 17