- Interpretación de Palabras y Frases

1. En General Las palabras y frases usadas en este reglamento se interpretarán según su contexto y el significado sancionado por el uso corriente y común. Las voces usadas en este reglamento en el tiempo presente incluyen también el futuro; las usadas en el género masculino incluyen también el femenino y el neutro; salvo -3- los casos en que tal interpretación resultare absurda; el número singular incluye el plural y el plural incluye el singular. 2. En Particular: Abreviaciones y Definiciones Las palabras y frases usadas en todo el reglamento serán definidas en este inciso. Aquellas que sólamente se utilicen en una sección del reglamento 0 que para mayor claridad sea menester ello, se definirá en la sección correspondiente. Las siguientes palabras y frases usadas en este reglamento tienen el significado que a continuación se expresa: 1) Administrador - E1 Administrador de la Administración de Servicios Generales 0 su representante autorizado. 2) Administración - La Administración de Servicios Generales. 3) Administrador Auxiliar - E1 Administrador Auxiliar del Area de Compras, Servicios y Suministros de la Administración. 4) Agencia Peticionaria - Toda agencia del Gobierno que por ley esté obligada a utilizar los servicios de la Administración O aquellas que no estando obligadas a hacerlo lo soliciten voluntariamente, en cuyo caso se someten a la reglamentación y controles establecidos por la Administración. La Administración se considerará como otra agencia peticionaria. -4- 5) Compra - Monto total de necesidades afines agrupadas que deben adquirirse por cualquier medio en una misma transacción 0 momento por tener un mismo propósito, suplidores comunes 0 que así convenga al interés público. 6) Comprador Cualquier Comprador del Gobierno, ya tenga nombramiento de Delegado Comprador 0 Subdelegado Comprador. 7) Día - Día laborable. 8) Emergencia (Urgencia) Ambos términos se considerarán sinónimos en este reglamento. Se entenderá por emergencia O urgencia aquella situación que ocasione unas necesidades públicas inesperadas e imprevistas y que requieran una acción inmediata de parte del Gobierno por estar en peligro la vida, la salud O la seguridad de sus ciudadanos 0 por estar en peligro de suspenderse 0 afectarse el servicio público 0 la propiedad del Gobierno; O si el término para usar los fondos está a punto de vencer y toda oportunidad para adquirir los bienes, obras y servicios deseados pueda perderse afectando adversamente el interés público. 9) Gobierno El Gobierno de la Rama Ejecutiva del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, excluyendo las corporaciones públicas y los municipios y cualquier agencia que por ley esté exenta de la jurisdicción y control de la Administración al efectuar todas sus gestiones de adquisición de bienes, obras y servicios. -5- 10) Lujo - Todo aquel bien, obra O servicio que se adquiera en el Gobierno en contravención a las normas establecidas en el "Reglamento de Adquisición" de la Administración; y a las normas de austeridad y control establecidas por el Secretario de Hacienda. 11) Area - E1 Area de Compras, Servicios y Suministros de la Administración. 12) Contratista - Cualquier persona O entidad que tenga un contrato con el Gobierno. 13) Orden - Documento escrito que emite la Administración 0 el Comprador, requiriendo al contratista a iniciar, continuar, detener, entregar, terminar, prestar un servicio O construir un bien O una obra objeto de un contrato. -6- SECCION B: FUNCIONES Y OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRACION Y DE LAS AGENCIAS ARTICULO 8. De la Administración La Administración será responsable de coordinar con los Delegados Compradores las compras del Gobierno. En el desempeño de estas funciones, la Administración efectuará las gestiones que se disponen en este artículo. 1. Adiestramiento La Administración viene obligada a ofrecer adiestramiento a los Compradores. Para ello establecerá y mantendrá un programa de adiestramiento dividido en dos partes: a. Adiestramiento Original Este adiestramiento se ofrecerá a todos los nuevos candidatos conforme se establece en este reglamento. b. Adiestramiento Contínuo En este adiestramiento se explicarán nuevas normas y procedimientos, de haber surgido; se refrescarán los conocimientos sobre las existentes; se discutirán problemas y errores cometidos y el uso y tramitación de nuevos formularios y procedimientos. 1) Frecuencia Este adiestramiento se efectuará cuantas veces sea necesario. 2. Información La Adminsitración está obligada a mantener informados / -7- a los Compradores de toda la actividad de compras en el Gobierno, de todos los contratos vigentes y de todas las normas pertinentes a su gestión de compra. Para asegurarse de cumplir fielmente esta obligación, la Administración someterá a los Compradores copia completa de todos los contratos vigentes de suerte que éstos tengan su información al día. 3. Asesoramiento La Administración ofrecerá asesoramiento constante en casos de consultas verbales 0 escritas de los Compradores. 4. Fiscalización La Administración se asegurará de que la operación de compras se lleve a cabo correctamente. Para asegurar esto, la Administración hará intervenciones en los trabajos de los Compradores. a. Sitio donde llevarla a cabo Esta fiscalización se llevará a cabo 1) En la propia agencia del Comprador 2) En la Administración b. Forma de efectuar la Fiscalización La fiscalización se llevará a cabo de dos formas, dependiendo del sitio: 1) Mediante intervenciones directa esporádicas en los trabajos del Comprador en su agencia, y 2) Mediante evaluaciones de las órdenes recibidas en la Administración. -8- a) Evaluación de las órdenes A1 evaluar las órdenes, será obligación de la Administración verificar lo siguiente: (1) Si la persona que expidió la orden es el Comprador autorizado (2) Si la orden está debidamente cumplimentada y aprobada (3) Si se está emitiendo contra el contrato vigente, que cubra el asunto de la orden (4) Si el Comprador se excedió del límite autorizado (5) Si fraccionó emitiendo varias órdenes para el mismo asunto el mismo día O en días sucesivos. 5. Coordinación con el Departamento de Hacienda a. Tarjeta de Firma La Administración será responsable de someter al Departamento de Hacienda inmediatamente después que las personas nombradas se registren, el original de la tarjeta de Registro, firmada por el Comprador correspondiente. b. Actualización de Listas A1 inicio de cada año fiscal, la Administración revisará y cotejará sus listas con 1a información del Departamento de Hacienda para asegurarse que las mismas coincidan. Este cotejo de listados se hará aunque no se hayan hecho nombramientos durante ese año. -9- ARTICULO 9. De las Agencias Las agencias vienen obligadas a facilitar, colaborar y coordinar toda adquisición de bienes, obras y servicios en el Gobierno. A tales efectos, tendrán que cumplir con lo siguiente: 1. Facilitar Funciones de los Compradores Los jefes de agencias establecerán los mecanismos necesarios para facilitar la adecuada supervisión de los Subdelegados Compradores por el Delegado Comprador, así como establecer los mecanismos para facilitar las funciones de todos los Compradores. E1 jefe de agencia será responsable de que las compras que se hagan en su agencia sean en armonía con esta reglamentación. 2. Estimados de Necesidades Los jefes de agencias serán responsables de someter los estimados de consumo de sus agencias completos, correctos y a tiempo a fin de asegurar la mayor economía para el Gobierno, en cuanto a calidad y prontitud en el servicio. Los jefes de agencias tendrán que proveer los mecanismos adecuados para que internamente se coordine la producción de la información necesaria y la misma sea sometida al Delegado Comprador para su evaluación y preparación del Informe a someterse a la Administración, por el jefe de la agencia. 3. Control en la Emisión de Ordenes de Compra Los jefes de agencias no permitirán que ningún empleado -10- O funcionario emita órdenes de compra hasta tanto el Administrador le expida nombramiento de Comprador. También será responsabilidad de los jefes de agencias velar porque ninguno de sus empleados O funcionarios solicite de ningún licitador la entrega de bienes, prestación de servicios o ejecución de obra sin haberse emitido previamente una orden por el Comprador de la agencia. 4. Control en los pagos Los jefes de agencias velarán porque sus oficiales pagadores no efectúen pago sobre órdenes de compra emitidas por personas que no tienen nombramiento de Comprador O teniéndolo se exceda de la cuantía autorizada. -11- PARTE SEGUNDA SOBRE COMPRADORES SECCION A: NORMAS GENERALES