- Procedimiento Hasta Quinientos Dólares ($500.00)

Si se trata de una solicitud de bienes o servicios y la cuantía envuelta fluctúa entre un centavo ($0.01) y quinientos dólares ($500.00) se procederá de la siguiente manera: 1. Solicitud La unidad que genera la solicitud en la agencia, cumplimentará el formulario provisto para ello asegurándose de incluir la siguiente información: a. Especificaciones b. Condiciones C. Propósito d. Certificación de Fondos 2. Expediente de Subasta Informal A1 recibir la solicitud, el Comprador revisará, aprobará y procesará ésta abriendo el correspondiente expediente de subasta informal, de acuerdo al sistema establecido por el Administrador. 3. Selección de Licitadores E1 Comprador seleccionará del Registro de Licitadores de la Administración, aquellos que de acuerdo a la necesidad del momento sean más prácticos. Excepto en aquellas áreas geográficas donde el licitador registrado no puede hacer sus entregas, la compra se podrá hacer entre aquellos licitadores responsables en dichas áreas. En estos casos también hay que cumplir con los procedimientos de compra en lo que respecta a la cuantía de dinero. -46- 4. Solicitud de Cotizaciones en Igualdad de Condiciones E1 Comprador cumplimentará el formulario correspondiente en el cual indicará la información a suministrar a cada licitador y procederá a solicitarle por teléfono sus cotizaciones. E1 Comprador tendrá que suministrar en forma idéntica a cada licitador, las especificaciones y condiciones que se solicitan y el término dentro del cual tendrán que hacer sus ofertas para que sean susceptibles de considerarse. 5. Oferta Los licitadores podrán hacer sus ofertas simúltáneamente a la solicitud 0 posteriormente por teléfono, dentro del tiempo establecido por el Comprador el cual será igual para todos. 6. Resumen de Ofertas y Adjudicación Una vez se haya vencido el término fijado por el Comprador para hacer las ofertas, éste procederá a adjudicar. Utilizando para ello el formulario provisto por la Administración, desglosará de las ofertas recibidas la siguiente información: a. Asunto y número de la subasta informal; b. Nombre, dirección y teléfono de cada licitador a quien 11amó para pedirle cotización; C. Nombre de la persona en el negocio a quien le solicitó cotización; d. Fecha y hora en que le pidió la cotización a cada licitador; -47- e. Tiempo que le dio a cada licitador para someter su oferta; f. Término dentro del cual cada licitador hizo su oferta, si la hizo; g. Si cotizó, precio y condiciones; h. Adjudicación incluyendo: 1) el nombre del licitador 2) fundamento para adjudicar a) No se podrá adjudicar la subasta informal si la oferta más baja 0 mejor excediere de quinientos dólares ($500.00) en cuyo caso tendrá que efectuar el procedimiento correspondiente. i. Fundamento para rechazar las otras ofertas; j. Certificación del Comprador a los efectos de que les suministró la misma información a todos; k. Fecha y firma del Comprador. 7. Adjudicación E1 Comprador adjudicará la Subasta Informal a favor del licitador que someta oferta responsable dentro de las especificaciones, términos y condiciones solicitados, siempre que ésta constituya una fuente segura de abastos, que el precio no exceda de quinientos dólares ($500.00) y los términos ofrecidos sean los más ventajosos para el Gobierno, de acuerdo a las normas establecidas en el "Reglamento de Subastas" de la Administración. E1 Comprador certificará la adjudicación que haga, utilizando para ello, el formulario oficial provisto por la Administración. -48- 8. Aviso de Adjudicación a. A Todos los Licitadores E1 Comprador notificará por teléfono la adjudicación hecha al licitador agraciado. b. A1 Licitador Agraciado Una vez el Comprador notifique por teléfono la adjudicación a su favor, el licitador agraciado tendrá que confirmar su aceptación antes de la entrega de la orden de compra la cual podrá emitirse simultáneamente con la notificación de adjudicación. 9. Contrato E1 contrato consistirá de los siguientes documentos: a. La solicitud original aprobado por el Comprador, b. El Resumen de ofertas y adjudicación C. Copia de la orden de compra que será acreditativa de la formalización del contrato. 1) E1 Comprador podrá emitir la orden de compra simultáneamente a la adjudicación pero no podrá entregar ésta al licitador agraciado hasta tanto no le entregue su oferta confirmada por escrito.