- Procedimiento Hasta Dos Mil Dólares ($2,000.00)

Al solicitar precio y condiciones para bienes o servicios cuya cuantía fluctúe entre quinientos dólares y un centavo ($500.01) y dos mil dólares ($2,000.00) se procederá conforme a lo que aquí se establece. 1. Solicitud La unidad que genere la solicitud en la agencia, cumplimentará el formulario provisto para ello asegurándose de incluir la siguiente información: a. Especificaciones C. Propósito b. Condiciones d. Certificación de Fondos -49- 2. Expediente de Subasta Formal A1 recibir la Solicitud, el Comprador revisará, aprobará y procesará ésta abriendo el correspondiente expediente de subasta informal, de acuerdo al sistema establecido por el Administrador. 3. Selección de Licitadores E1 Comprador seleccionará del Registro de Licitadores de la Administración, aquellos que de acuerdo a la necesidad del momento, sean los más idóneos, tomando como guía los criterios de ubicación, accesibilidad y capacidad. Excepto en aquellas áreas geográficas donde el licitador registrado no puede hacer sus entregas, la compra se podrá hacer entre aquellos licitadores responsables en dichas áreas. En estos casos también hay que cumplir con los procedimientos de compra en lo que respecta a la cuantía de dinero. 4. Solicitud de Cotizaciones en Igualdad de Condiciones E1 Comprador cumplimentará el formulario correspondiente en el cual indicará la información a suministrar a cada licitador y procederá a solicitarles por teléfono sus cotizaciones. E1 Comprador tendrá que suministrar en forma idéntica a cada licitador, las especificaciones y condiciones que se solicitan y el término dentro del cual tendrán que hacer sus ofertas para que sean susceptibles de considerarse. Si un licitador lo requiere, le podrá entregar copia de dicho formulario cumplimentado, conteniendo las especificaciones, condiciones y términos de la subasta informal -50- 5. Oferta Los licitadores podrán hacer sus ofertas simultáneamente a la solicitud 0 posteriormente por teléfono dentro del tiempo establecido por el Comprador, el cual será igual para todos. E1 licitador que interese su oferta sea considerada para adjudicación, tendrá que confirmarla dentro del término que fije el Comprador. 6. Resumen de Ofertas y Adjudicación Una vez se haya vencido el término fijado por el Comprador para hacer las ofertas escritas, éste procederá a evaluarlas y adjudicar en armonía a la reglamentación vigente. Para facilitar y hacer constar la adjudicación, el Comprador desglosará las ofertas, cumplimentando para ello el formulario provisto por la Administración en el cual se incluirá la siguiente información: a. Asunto y número de la subasta informal; b. Nombre, dirección y teléfono de cada licitador a quien llamó para pedirle cotización; C. Nombre de la persona en el negocio a quien le solicitó la cotización; d. Fecha y hora en que le pidió la cotización a cada licitador; e. Forma, fecha y hora última que le dio a cada licitador para confirmar por escrito su oferta; f. Término dentro del cual cada licitador hizo su oferta, si la hizo; -51- g. Fecha en que se recibió de cada licitador la confirmación de su oferta; h. Si cotizó, precio y condiciones; i. Adjudicación, incluyendo: 1) Nombre del licitador agraciado y 2) Fundamento para adjudicar a) No se podrá adjudicar la subasta informal si la oferta más baja O mejor excede de dos mil dólares ($2,000.00) en cuyo caso tendrá que efectuarse el procedimiento correspondiente a la cuantía. 3) Fundamento para rechazar las ofertas no agraciadas. j. Certificación del Comprador a los efectos de que le suministró la misma información a todos y k. Fecha y firma del Comprador. 7. Adjudicación E1 Comprador adjudicará la Subasta Informal a favor del licitador que someta oferta responsable dentro de las especificaciones, términos y condiciones solicitados, siempre que ésta constituya una fuente segura de abastos, que el precio no exceda de dos mil dólares ($2,000.00) y los términos ofrecidos sean los más ventajosos para el Gobierno, de acuerdo a las normas establecidas en el "Reglamento de Subastas" de la Administración. E1 Comprador certificará la adjudicación que haga, utilizando para ello, el formulario oficial provisto por la Administración. -52- 8. Aviso de Adjudicación a. A Licitadores Agraciados E1 Comprador notificará por teléfono la adjudicación al licitador agraciado. b. A los Licitadores No Agraciados E1 Comprador notificará por teléfono a los licitadores no agraciados el fundamento para el rechazo de sus ofertas. Si alguno de ellos así lo solicitare, se le podrá confirmar la decisión por escrito. 9. Contrato E1 Contrato consistirá de los siguientes documentos: a. Solicitud original aprobado por el Comprador; b. Oferta escrita del licitador agraciado; C. Resumen de ofertas y Adjudicación; d. Copia de la Orden de Compra.