Procedimiento Hasta Cuatro Mil Dólares ($4,000.00)

Cuando se trate de una solicitud de bienes o servicios cuya cuantía fluctúa entre dos mil dólares y un centavo ($2,000.01) y cuatro mil dólares ($4,000.00), se procederá de la siguiente manera: 1. Solicitud Original En el formulario provisto para ello por la Administración, la unidad que tenga la necesidad hará constar, cumplimentará y someterá lo siguiente: a. Especificaciones O descripción exacta de lo que se interesa excepto en los casos expresamente señalados en este reglamento; -53- b. Condiciones bajo las cuales se interesa; C. Propósito y uso al cual se destinará lo solicitado; d. Certificación de fondos disponibles, separados y obligados. 2. Expediente Cuando el Comprador reciba la solicitud de adquisición, iniciará el trámite abriendo un expediente el cual enumerará de acuerdo al sistema que a esos efectos establezca el Administrador, y en el cual a medida que vayan surgiendo irá incluyendo todos los documentos. 3. Selección de Licitadores A1 hacer la determinación de los licitadores a los que les habrá de solicitar ofertas, el Comprador tendrá la obligación de pesar los siguientes criterios, cuando procedan: a. Verificará de que estén en el Registro de Licitadores; b. Se asegurará de que estén ubicados cerca o fácilmente accesible al sitio de la necesidad del Gobierno; o disponibles a trasladarse a dicho sitio con premura. Excepto en aquellas áreas geográficas donde el licitador registrado no puede hacer sus entregas, la compra se podrá hacer entre aquellos licitadores responsables en dichas áreas. En estos casos también hay que cumplir con los procedimientos de compra en lo que respecta a la cuantía de dinero. -54- 4. Modo de Solicitar las Cotizaciones Una vez el Comprador verifique 0 corrija y cumplimente la solicitud en forma completa y correcta procederá a solitar cotizaciones, de la siguiente manera: a. Invitación En fecha simultánea, el Comprador enviará a todos los licitadores que haya seleccionado, quienes no podrán ser menos de tres (3), la Invitación a Subasta Informal. Dicho envío se hará en un sobre cerrado que estará identificado en su exterior como "Invitación a Subasta Informal". 1) Contenido La Invitación a Subasta Informal tendrá que contener claramente lo siguiente: a) las especificaciones de lo solicitado; b) las condiciones que regirán el contrato en su día; c) todos los requisitos y formalidades que tendrán que cumplimentar de adjudicárseles la subasta informal. b. Término para Cotizar En la Invitación, el Comprador fijará el término dentro del cual los licitadores someterán sus ofertas. Dicho término lo fijará, de acuerdo a sus necesidades y programación de trabajo y el mismo empezará a contar a partir de la fecha del envío de la Invitación. -55- C. Advertencia sobre Apertura A1 fijar la fecha y hora última para presentar las ofertas, el Comprador indicará el lugar donde procederá a abrir los sobres de ofertas y que la apertura será pública. 5. Ofertas Los licitadores harán sus ofertas por escrito en el formulario provisto para ello por la Administración y las entregarán en sobres cerrados que identificarán en su exterior con el número de la Subasta Informal y con el nombre del Comprador correspondiente. La entrega de las Ofertas se efectuará en la forma en que haya establecido el Comprador al solicitarlas. 6. Apertura En la fecha, hora y sitio fijado, el Comprador procederá a abrir los sobres de ofertas recibidas. Si hubiere comparecido algún licitador, el Comprador leerá éstas y las pondrá a la disposición de los presentes. 7. Resumen de Ofertas En el formulario provisto para ello, el Comprador desglosará las ofertas recibidas, de acuerdo a la siguiente información: a. Fecha y hora en que se recibió cada oferta; b. Nombre del Licitador; C. Precio; d. Señalará si cumplió O no con las especificaciones, términos y condiciones; e. Cualquier otra información que crea pertinente incluir y que haya considerado determinante en la adjudicación. -56- 8. Adjudicación E1 Comprador adjudicará la Subasta Informal a favor del licitador que someta oferta responsable dentro de las especificaciones, términos y condiciones solicitados, siempre que ésta constituya una fuente segura de abastos, que el precio no exceda de cuatro mil dólares ($4,000.00) y los términos ofrecidos sean los más ventajosos para el Gobierno, de acuerdo a las normas establecidas en el "Reglamento de Subastas" de la Administración. E1 Comprador certificará la adjudicación que haga, utilizando para ello, el formulario oficial provisto por la Administración. 9. Aviso de Adjudicación E1 Comprador de acuerdo a su discreción, podrá informar verbalmente a favor de quien adjudica la Subasta Informal, pero irrelevante de que lo informe o no, dentro de las veinticuatro (24) horas, utilizando el formulario provisto por la Administración, notificará a todos los licitadores que sometieron cotizaciones la adjudicación final y las razones para rechazar las ofertas no agraciadas. 10. Contrato E1 contrato consistirá de los siguientes documentos: a. La Solicitud original; b. La Oferta agraciada; C. El Aviso de Adjudicación; d. Copia de la Orden de Compra 1) Expedición de la Orden de Compra E1 Comprador, de acuerdo a su discreción y a las necesidades de su agencia podrá acompañar el Aviso al licitador agraciado con la Orden de Compra. -57-