VALORES RECIBIDOS DESPUES DE EFECTUAR EL INVENTARIO

A. RECAUDACIONES 1. La Sección de Correos mantendrá un registro de valores recibidos en formulario o libro diseñado a esos propósitos. 2. El Secretario Auxiliar de Asuntos Administrativos diseñará los registros, formularios y recibos necesarios para manejar los valores recibidos después de efectuar el inventario y determinará las pautas a seguirse por el personal encargado de llevarlos, cumplimentarlos y expedirlos. 3. El Recaudador Oficial o el Auxiliar, según sea el caso, expedirá un recibo por cada pago recibido y debidamente identificado a tenor con lo requerido por el inciso B. de la Sección XI.. Los recibos serán pre-enumerados; se expedirán en estricto orden numérico, y los dañados no se destruirán, se anularán. Los recibos sólo podrán ser firmados por Recaudadores Oficiales, Auxiliares O Sustitutos. 4. El Jefe de Finanzas será el custodio de los libros de recibos y llevará un control de los mismos. 4 5. Depósito. a. El Recaudador Oficial y los Auxiliares depositarán en la cuenta bancaria los fondos recaudados por ellos el mismo día de su recaudación. Cuando no sea posible, deberán hacerlo el próximo día laborable. Cada cheque, giro y valor similar que reciban los Recaudadores Oficiales y Auxiliares se endosará a favor de la cuenta bancaria mediante un sello de goma que se imprimirá al dorso, completando la información en los blancos indicados, y se identificará de la manera que disponga el Secretario Auxiliar de Asuntos Administrativos para asegurar su procedencia, destino y expediente a que corresponde. b. Para los depósitos en la cuenta bancaria se utilizarán las Hojas de Depósito que usualmente provee el banco. C. E1 Secretario Auxiliar de Asuntos Administrativos diseñará el Sello de Goma, formularios, hojas de depósito, libros y otros documentos necesarios para efectuar, verificar e indentificar los depósitos de fondos consignados. Establecerá un procedimiento de depósito seguro, rápido y verificable, y la manera de recibir e identificar valores en efectivo. 6. El Recaudador Oficial o, en el caso de las Oficinas Regionales, el Recaudador Auxiliar correspondiente, notificará diariamente al Coordinador todos los depósitos efectuados a favor de uno o más querellantes. El Secretario Auxiliar de Asuntos Administrativos dispondrá la información a incluirse en la notificación, asegurándose, por lo menos, de identificar claramente la querella por su número, y a la parte querellante por su nombre completo y su última dirección de récord. B. Localización del Querellante y determinación de la persona con derecho a recibir fondos consignados. 1. El Coordinador, el mismo día que reciba la notificación referida en el anterior subinciso 6. del inciso A., verificará la existencia de una Orden que disponga el pago a favor del querellante, el nombre, el número de seguro social y la última dirección de récord del querellante, y le notificará por correo certificado con acuse de recibo la existencia de fondos consignados para él en el Departamento, que le serán entregados mediante cheque librado por el Departamento a su orden. En dicha notificación le solicitará que indique si prefiere que el cheque se le envíe por correo o se le entregue personalmente y le indicará que podrá informar por teléfono su preferencia, para aligerar la entrega del cheque. 2. Si el querellante prefiere que se le envíe el cheque por correo, el Coordinador le indicará al Oficial Pagador que así lo haga y le suplirá el nombre del querellante y su última dirección de récord. 3. Si el querellante prefiere pasar a recoger el cheque personalmente, el Coordinador le indicará que debe pasar ante el Oficial Pagador y le indicará las identificaciones que deberá presentarle y dónde se encuentra localizado el Oficial Pagador. 4. E1 Coordinador mantendrá un control que le permita identificar las resoluciones pendientes de pago, originadas tanto en la oficina central como en las regionales, relativas a dineros consignados en el Departamento por concepto de querellas. 5 5. Cuando haya muerto el querellante con derecho a recibir fondos consignados, el Secretario entregará dichos fondos a los herederos y al cónyuge supérstite, si alguno, en las cantidades que a cada uno corresponda y a tenor con lo siguiente: a. Si dichos fondos ascienden a mil ($1,000.00) dólares o menos, bastará que los herederos y el cónyuge supérstite acrediten su condición de tales al momento de la muerte del querellante presentando ante el Secretario copia de los siguientes documentos: 1) Partida de Defunción certificada. 2) Partida de Nacimiento de cada heredero certificada. 3) Partida de Matrimonio certificada. 4) Declaraciones juradas de todos los herederos y el cónyuge supérstite acreditando ser quienes aparecen en las referidas partidas y no conocer a ninguna otra persona que sea heredero, ni la existencia de testamento alguno dejado por el occiso. 5) Certificación de Deuda expedida por el Secretario de Hacienda relativa al occiso. 6) Cualquier otra certificación del registro demográfico o documento que requiera el Secretario. b. En sustitución de los documentos anteriormente enumerados, los herederos y el cónyuge supérstite podrán someter los documentos que a continuación se enumeran, pero si los fondos consignados sobrepasen mil ($1,000.00) dólares, los documentos a someterse serán los siguientes: 1) Copia Certificada del Testamento registrado con declaraciones juradas de todos los herederos y cónyuge supérstite, si correspondiese, de no conocer la existencia de otro testamento posterior ni de otros herederos, O en su defecto, 2) Copia Certificada de la Declaratoria de Herederos emitida por el Tribunal Superior de Puerto Rico u otro Tribunal competente. ms 3) Certificación de Deuda expedida por el Secretario de Hacienda relativa al occiso. 4) Cualquier otro documento que requiera el Secretario. 6. Cuando la persona con derecho a recibir fondos consignados fuera menor de edad no emancipada o estuviera incapacitada, el Secretario procederá de la siguiente manera: a. Entregará los fondos a la persona con patria potestad, O al tutor legítimo, O al tutor debidamente nombrado o aprobado por el Tribunal Superior, según sea el caso, una vez acreditadas tales circunstancias a satisfacción del Secretario mediante la presentación de los documentos enumerados en el subinciso 5. anterior Y, si aplicable, certificación del registro de tutelas, y de cualquier otro documento que requiera el Secretario. b. De no poder determinar con certeza la persona con patria potestad, O el tutor, según sea el caso, O cuando la parte de los fondos que corresponda a menor o incapacitado exceda de dos mil ($2,000.00) dólares, depositará los fondos, O la parte que al menor o incapacitado corresponda, según sea el caso, en la correspondiente sala del Tribunal Superior a nombre del menor O incapacitado con derecho a ellos. 7. El Secretario dispondrá las guías, formularios y procedimientos necesarios para facilitar la implantación de los subincisos 5. y 6. anteriores, y delegará en el Secretario Auxiliar de Asuntos Legales los trámites necesarios a estos fines. 6 C. Entrega de fondos al querellante: 1. Una vez localizado el querellante, o la persona con derecho a recibir fondos consignados para el querellante, el Coordinador, mediante formulario diseñado a esos fines, notificará al Secretario Auxiliar de Asuntos Legales y a la División de Finanzas. 2. El Oficial Pagador Especial, cuando reciba dicha notificación, procederá a librar el correspondiente cheque a tenor con las pautas establecidas y a enviarlo o entregarlo al querellante O a la persona con derecho a recibir dichos fondos. 3. Librado el cheque, procederá a anotar el desembolso en los libros o formularios correspondientes. D. Cheques extraviados, destruidos o mutilados. 1. Cuando un cheque expedido por el Oficial Pagador Especial se extravie o fuese mutilado o destruido, el querellante, o la persona con derecho a recibir el pago, podrá solicitar la emisión de un nuevo cheque mediante formulario que le será suplido por el Departamento. 2. En caso de mutilación O destrucción parcial del cheque original, se presentará el cheque, O todos los pedazos de éste que tenga el querellante o la persona con derecho a recibirlo, junto con dicho formulario. 3. En caso de extravío del cheque, el querellante, O la persona con derecho a recibirlo, presentará una declaración jurada donde acredite la pérdida y sus circunstancias, junto con dicho formulario. 4. Los formularios de solicitud de emisión de nuevo cheque serán aprobados por el Jefe de la División de Finanzas. 5. E1 Oficial Pagador Especial, al recibir el referido formulario de solicitud, procederá a verificar si el cheque no ha caducado. En este caso, verificará si no ha sido pagado por el banco, ordenará la suspensión de pago, expedirá un nuevo cheque en sustitución, y practicará las correspondientes anotaciones en libros y registros. Si el cheque reclamado ha sido pagado por el banco, devolverá el formulario de solicitud de emisión de nuevo cheque al Jefe de la División de Finanzas. El Jefe de la División de Finanzas coordinará con los Secretarios Auxiliares de Asuntos Administrativos y Asuntos Legales las investigaciones y acciones a tomar. 6. E1 Secretario Auxiliar de Asuntos Administrativos diseñará los formularios y registros correspondientes al procedimiento de cheques extraviados, mutilados O destruidos.