Regl. 8576, art. 7
Definiciones
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Cite as Reglamento Núm. 8576, Art. 7
Las definiciones de las palabras utilizadas en este Reglamento serán aquellas
aquí establecidas 0 en su ausencia, las generalmente aceptadas en el derecho general
de obligaciones y contratos, 0 aquellas interpretaciones dadas por nuestros tribunales
de justicia 0 administrativos.
A.
Arrendamiento - - Medio de adquirir bienes, obras 0 servicios para las
Agencias que componen la Comisión mediante el cual una parte se
obliga a ejecutar una obra, o a prestar un servicio, 0 dar el goce 0 uso
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de una cosa por tiempo determinado a cierto precio. Se exceptúa de
este reglamento el arrendamiento de locales 0 edificios.
B.
Acto de Apertura - Se llevará a cabo en cada subasta con el propósito de
que las partes interesadas puedan comprobar qué ofertas se recibieron;
si cumplieron con los requisitos básicos de forma y conocer la cuantía y
modelo de cada oferta cuando proceda.
C.
Adjudicación - - La determinación que emita sobre cada proceso de
adquisición.
D.
Agencias Componentes - Policía de Puerto Rico, Cuerpo de Bomberos de
Puerto Rico, Agencia Estatal para el Manejo de Emergencias y
Administración de Desastres de Puerto Rico y el Sistema de Emergencias
9-1-1.
E.
Artículos - Cualquier mercancía adquirida 0 que se pueda adquirir.
F.
Certificado de Elegibilidad - Certificación expedida por la Administración
de Servicios Generales (ASG) acreditativa del cumplimiento por parte de
un licitador de los requisitos necesarios para pertenecer al Registro Único
de Licitadores.
G.
Compra Medio de adquirir artículos, materiales, equipos, obras o
servicios no profesionales a cambio de un pago en moneda legal 0 a
cambio de la entrega de otro bien de igual o similar valor.
H.
Compra de Emergencia - Es toda compra necesaria para resolver 0
atender una situación antes, durante 0 después de un accidente 0
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desastre causado por el hombre O la naturaleza y que requiera acción
inmediata por estar en peligro la vida, salud y seguridad de la ciudadanía
y en el que se puedan suspender o afectar severamente el servicio
público 0 los fondos asignados estén en alto riesgo de perder la vigencia.
Sólo podrá declararse una emergencia nacional por el Gobernador. El
Comisionado de Seguridad o su representante autorizado podrá decretar
una emergencia mediante comunicación escrita y firmada declarando la
emergencia y los Jefes de las Agencias 0 su representante autorizado,
mediante un acta de justificación firmada, señalando la naturaleza de la
emergencia la cual se registrará en el expediente del suplidor y en el
archivo oficial de la División de Compras de cada Agencia y podrá ser
inspeccionada por cualquier persona a tenor con los procedimientos
establecidos por éstas.
I.
Compras a plazos - Es una modalidad de compras establecida en el
Derecho Civil mediante la cual se adquiere una cosa cuyo uso y goce se
procede a disfrutar inmediatamente y cuyo pago se efectúa a términos
fijos, por partes 0 plazos.
J.
Compra por cotización escrita - Compra mediante subasta informal en
que las ofertas recibidas tienen que ser por escrito y su importe total
estimado exceder de cuatro mil con un centavo ($4,000.01) hasta un
máximo de cincuenta mil dólares ($50,000.00). En la generalidad de los
casos requiere la solicitud de cotizaciones a un mínimo de tres (3)
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proveedores que estén registrados en el Registro Unico de Licitadores de
la Administración de Servicios Generales o según el proceso que
establezca la Comisión.
K.
Compra por cotización verbal - Compra mediante subasta informal en
que, las ofertas recibidas se tramitan por visita personal 0 llamada
telefónica y su importe total estimado es menor de cuatro mil dólares
($4,000.00). En la generalidad de los casos requiere la solicitud de
cotizaciones a un mínimo de tres (3) proveedores que estén resgistrados
en el Registro Unico de Licitadores de la Administración de Servicios
Generales 0 el proceso que establezca la Comisión.
L.
Compra mediante subasta formal - Compra cuyo importe total estimado
excede de cincuenta mil dólares con un centavo ($50,000.01) y su
adjudicación a determinado licitador ha sido procesada y aprobaba por la
Junta de Subastas de la Comisión.
M.
Conflicto de intereses - Aquella situación en la que el interés personal 0
económico del funcionario o empleado, de personas relacionadas con
éste 0 del contratista, está o puede razonablemente estar en pugna con
el interés público.
N.
Contratista - Toda persona 0 grupos de personas, incluidos los
licitadores, que establezcan o interesen entablar una relación contractual
con cada Agencia componente de la Comisión de Seguridad, para la
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venta de artículos, materiales 0 equipos; realizar obras; 0 prestar
servicios no profesionales.
O.
Contrato Pacto, convenio o negocio jurídico en el que las partes se
obligan por escrito a dar alguna cosa, 0 en hacer 0 dejar de hacer
determinado acto, y que es otorgado con el consentimiento de los
contratantes, en relación con un objeto cierto, material del contrato y en
virtud de la causa que se establezca.
P.
Contrato de Selección Múltiple Aquellos contratos para adquirir artículos
donde exista una gran variedad, tipos y modelos y donde no se puede
precisar la cantidad a adquirirse ni qué organismo lo va a utilizar, cuyo
propósito es facilitar a las Agencias Componentes, compras directas
contra los contratos de bienes y servicios que más se ajusten a sus
necesidades.
Q.
Equipo capitalizable - Todos los bienes muebles de naturaleza
relativamente permanente que tienen vida útil de por lo menos dos años
y que pueden usarse repetidamente, sin cambiar de naturaleza 0
consumirse. Tienen un costo por unidad de $500.00 0 más. Ambas
condiciones tienen que darse.
R.
Equipo no capitalizable - Todos los bienes muebles cuyo costo sea
menor de $500.00. Este equipo se enumera para propósitos de control.
S.
Especificaciones - Conjunto de características primordiales de los
artículos, materiales, equipos, obras 0 servicios no profesionales que se
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interesan adquirir y que son señalados como referencia para cada
proceso de adquisición, así como, las características físicas, funcionales,
estéticas y de calidad con que se describen.
T.
Especificaciones Estándar - - Especificación aprobada y adoptada por la
Junta Reguladora de Especificaciones, Estándares y Control de Calidad
para las compras del Gobierno de la Administración de Servicios
Generales 0 la Junta Reguladora de la Comisión.
U.
Fianza de Ejecución O "Performance Bond" - Garantía que se le requiere
a un licitador para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída.
La misma puede ser prestada por compañías de seguros autorizadas a
hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros
0 mediante cheque certificado o giro postal. La misma será desde un
15% hasta un máximo de un 100% dependiendo del equipo 0 servicio
que se esté solicitando y el nivel de riesgo de la adquisición.
V.
Fianza de Licitación o Bid Bond - Respaldo provisional que tiene que
presentar el licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener
su oferta durante todo el procedimiento de subasta. La misma puede ser
prestada por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en
Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros 0 mediante
cheque certificado 0 giro postal. La misma será desde un 15% hasta un
máximo de un 100% dependiendo del equipo 0 servicio que se esté
solicitando.
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W.
Fianza de Pago de Jornal y Materiales Payment Bond - Garantiza que el
proveedor pagará los salarios de los trabajadores y los materiales. La
misma será desde un 15% hasta un máximo de un 100% dependiendo
de los materiales y los servicios que se estén prestando y el nivel de
riesgo de la adquisición.
X.
Licitador 0 Suplidor - Cualquier persona natural 0 jurídica inscrita en el
Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales
que está interesada en participar 0 participe en los procesos de
adquisición de las Agencias Componentes.
Y.
Materiales 0 Suministros - Objetos necesarios para el desempeño de un
servicio 0 para la realización de una obra cuya vida útil generalmente no
excede de dos (2) años y al usarse pueden cambiar de naturaleza 0
consumirse. El costo por unidad generalmente no excede de $100.00.
Z.
Obra - Cualquier trabajo de construcción, reconstrucción, alteración,
ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de
cualesquier estructura.
AA. Ofertas -propuestas que someterán los licitadores interesados en
participar los procesos de adquisición.
BB. Persona - Persona natural, jurídica o grupos de personas 0 asociaciones,
incluidos los licitadores, que interesen entablar con cualquiera de la
Agencias Componentes, una relación contractual, comercial 0 financiera,
0 que han perfeccionado un contrato para la entrega de bienes 0
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prestación de servicios a éstas conforme a las obligaciones contraídas a
través del contrato que medie entre las partes.
CC. Permuta - Medio de adquisición establecido en el Derecho Civil mediante
el cual una parte se obliga a entregar una cosa a la otra parte a cambio
de un pago hecho en especie, otra cosa similar a la recibida, 0 parte en
especial y parte en dinero, el valor de la cosa recibida, se compensará
mediante el pago en dinero, pero ese pago nunca podrá ser mayor que
el valor acreditado a la cosa recibida.
DD. Proveedor - Persona que provee artículos, materiales, equipos, obras o
servicios no profesionales.
EE. Quórum - Se refiere a la mitad mas uno del total del número de
miembros de las Juntas de la Comisión y que se requiere asistan a las
reuniones para que la misma esté formalmente constituida y pueda
proceder a tomar decisiones finales.
FF.
Regalo - Incluye, entre otros, dinero, bienes, o cualquier objeto,
oportunidad económica, propina, concesión, beneficio, descuento 0
atención especial.
GG. Registro Único de Licitadores - Registro en el cual constan las personas
naturales o jurídicas cualificadas por la Administración Servicios
Generales para contratar con el Gobierno por haber cumplido con los
requisitos establecidos para ingresar al mismo, de conformidad a la ley
Núm. 84, supra.
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HH. Servicios no profesionales - Aquellos servicios que son prestados por
personas que no tienen conocimientos 0 habilidades especializadas, 0
donde no es necesaria la intervención directa de una persona natural 0
jurídica para su realización.
II.
Subasta formal - Procedimiento que se utiliza para compras cuyo
importe total estimado excede de cincuenta mil dólares ($50,000.01). Se
requiere el envío 0 la entrega de invitaciones a subasta por escrito a
posibles licitadores, con los detalles de los términos y condiciones de la
transacción a realizarse y con la indicación del día y la hora en que vence
el período para recibir las ofertas. Además, se requiere que las ofertas se
entreguen en sobres debidamente sellados. Su apertura y lectura se
lleva a cabo en un día y a cierta hora previamente indicada, ante los
licitadores presentes.
JJ.
Subasta informal - Procedimiento que se utiliza para compras mediante
cotización verbal 0 compras mediante cotización escrita en que el
importe total estimado menor de cincuenta mil dólares ($50,000.00).
KK. Transacción - Acto de una O más personas para lograr la acción y efecto
de negociar 0 comerciar comprando y vendiendo 0 cambiando géneros,
mercaderías 0 valores para lograr u obtener algún provecho,
conveniencia, interés o fruto.
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LL.
Único Suplidor Disponible - Única persona natural 0 jurídica que está
disponible a servir el bien, prestar el servicio 0 ejecutar la obra que se
interese en el momento y bajo las condiciones que se solicitan.
Artículo
8.
Tipos de Compras
A.
Subastas Informales
Procedimiento que se utiliza cuando la transacción de adquisición que se
va a efectuar está exenta de tramitarse mediante subasta formal por
razón de la cuantía sujeto a lo siguiente:
1.
Compra mediante Cotización Verbal (menor de $4,000.00)
a) Procedimiento de compras que se utilizará cuando
envuelva un importe total que no excederá los cuatro mil
dólares ($4,000.00). Se harán mediante solicitud de
cotizaciones verbales a tres (3) proveedores y sólo será
necesario obtener la cotización escrita del proveedor a
quien se le adjudique la compra antes de que se entreguen
los bienes, se ofrezcan los servicios 0 se realicen las obras.
Dicha cotización cumplirá con los requisitos indicados en
éste Reglamento.
b)
El número de cotizaciones a obtenerse previo a la compra
podrá ser menor sujeto a que no existan 0 no se conozcan
suficientes firmas proveedoras para los artículos,
materiales, equipos 0 servicios no profesionales que serán
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adquiridas 0 para las obras que se realizarán 0 que exista
la necesidad apremiante del bien 0 servicio. En aquellos
casos en que no se obtengan las tres (3) cotizaciones
verbales deberá indicarse por escrito las razones para ello.
c) Las Divisiones de Compras mantendrán toda la
documentación de las gestiones realizadas y las
cotizaciones obtenidas en un Formulario de Cotizaciones,
donde se especificará el nombre del proveedor, su número
de teléfono, la descripción de los artículos, materiales,
equipos, obras O servicios no profesionales, el precio
cotizado y la determinación final.
2.
Compra Mediante Cotización Escrita ($4,000.01 hasta $50,000.00)
a) Procedimiento de compra que se utilizará cuando el
importe total estimado de la compra de artículos,
materiales, equipos, servicios no profesionales 0 la
realización de obras que excedan de cuatro mil dólares con
un centavo ($4,000.01) hasta un máximo de cincuenta mil
dólares ($50,000.00). Se realizará a través de la solicitud
de cotizaciones por escrito a un mínimo de tres (3)
proveedores. El número de cotizaciones a obtenerse previo
a la compra podrá ser menor en caso de existir alguna de
las situaciones contempladas en este Reglamento para las
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compras mediante cotización escrita. Este tipo de compra
requerirá que se curse una invitación por escrito a todos
los proveedores conocidos para que sometan sus
cotizaciones por escrito en sobre sellado.
b) Será requisito que se obtenga un mínimo de tres (3)
cotizaciones por escrito antes de efectuar la compra, a
menos que exista alguna de las situaciones contempladas
en este Reglamento.
c)
Las compras mediante cotizaciones por escrito deberán ser
solicitadas por escrito y podrán ser recibidas por correo
regular, correo electrónico, a la mano 0 facsímil. Deberán
ser firmadas por el proveedor O su representante
autorizado y contener la fecha de la oferta, el término por
el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta, una
descripción de lo ofrecido y el precio, incluyendo los
descuentos que sean aplicables por pronto pago, si alguno,
y cualquier otra información particular que la División de
Compras de cada Agencia requiera para el tipo de compra
concernida.
d)
Se seleccionará aquella que mejor convenga a las Agencias
Componentes y de acuerdo al interés público. Se tomará en
consideración, pero no limitado a los siguientes criterios:
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1)
especificaciones solicitadas
2) costo
3)
término de entrega
4)
garantía del producto
5)
experiencia previa 0 calidad del producto, entre
otras
e.
Requisitos de las Cotizaciones por Escrito
1) Deberán tener el endoso del proveedor o su
representante autorizado y contendrá la fecha de la
oferta, el término por el cual el proveedor se
obliga a mantener la oferta, una descripción de lo
ofrecido y el precio, incluyendo los descuentos que
son aplicables por pronto pago, si alguno, y
cualquier otra información particular que las
Divisiones de Compras requieran para el tipo de
compra concernida.
2)
La adjudicación de subastas informales cuyo importe
exceda de cuatro mil dólares con un centavo
($4,000.01) y hasta un máximo de cincuenta mil
dólares ($50,000.00), requerirá de cada Agencia
componente la aprobación del Director de Compras
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O su representante autorizado, previo a la emisión
de la orden de compra.
B.
Subastas Formales ($50,000.01 en adelante)
Procedimiento de compras que se utilizará cuando las compras
envuelvan importes totales estimados en exceso de cincuenta mil dólares
con un centavo ($50,000.01). Los licitadores deberán ofrecer precios y
términos que cumplan estrictamente con las especificaciones solicitadas
y las condiciones especiales establecidas para cada subasta.
1.
Invitación a Subastas Formales
La invitación a subasta para compras con importes
estimados en más cincuenta mil dólares con un centavo
($50,000.01), serán realizadas por las Divisiones de Compras de
cada Agencia componente. Notificarán por cualquiera de los
siguientes medios:
a) anuncio o,
b)
en un periódico de circulación general en Puerto Rico
como mínimo durante dos (2) días y,
c)
medios electrónicos (Internet, facsímil, entre otros)
2.
Notificación de Invitación a Subastas
En estos casos la notificación se hará mediante el envío de
una invitación a los licitadores certificados por la Administración
de Servicios Generales, según sea el caso. Se mantendrá
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evidencia del envío de las invitaciones a subasta en el
expediente de la subasta.
3.
Período Mínimo para el Envío de Invitaciones
La fecha de la publicación 0 del envío de las invitaciones a
subasta será fijada con suficiente antelación a la fecha en que se
celebrarán las subastas. Se considerará que la convocatoria ha
sido cursada con suficiente antelación cuando las mismas se
hayan enviado con no menos de tres (3) días de anticipación a la
fecha límite para entregar ofertas de licitación. En aquellos casos
donde el Comisionado 0 los Jefes de Agencias entiendan que hay
necesidad de adquirir el equipo o materiales en corto plazo por
necesidad de la Agencia para prestar sus servicios, se podrá dar
para el estudio del pliego de subasta no menos de veinticuatro
(24) horas.
4.
Determinación de Fecha y Hora
El Presidente de la Junta de Subastas 0 su representante
autorizado fijarán la fecha y hora con que se cerrarán las
licitaciones y la fecha, hora y lugar exacto donde se abrirán las
ofertas de los licitadores.
5.
Preparación de las Invitaciones
Las invitaciones a subasta formal serán preparadas por la
División de Compras de cada Agencia Componente, cumpliendo
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con los requisitos establecidos en este Reglamento. Estas
someterán las mismas a la Junta de Subastas para su revisión y
asignación de la fecha de apertura. Una vez fijada la fecha, el
Secretario de la Junta de Subastas enviará a la División de
Compras de la Agencia que corresponda, para que gestione la
tramitación de la solicitud 0 invitación por correo certificado.
6.
Contenido de la Subasta
Previo a la subasta formal las Divisiones de Compras de las
Agencias componentes, llevarán a cabo una pre-subasta para
aclarar dudas y orientar sobre los aspectos referentes a los bienes
O servicios a adquirirse.
En los casos de subastas formales, la invitación contendrá,
entre otra información, la siguiente:
1)
Número de la subasta
2)
Propósito de la subasta
3)
Fecha de publicación de la subasta
4)
Fecha, hora y lugar en que se recibirán las
propuestas
5)
Fecha, hora y lugar en que se abrirán las propuestas
6)
Instrucciones específicas de dónde localizar 0 cómo
obtener copia de la invitación a subasta, incluyendo
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la dirección física y el lugar específico donde se
entregarán las invitaciones y el número de teléfono.
7) Fecha y hora del último día para recoger las
invitaciones.
8)
De determinarse celebrar una reunión pre-subasta,
se indicará fecha, hora y lugar, notificando si su
asistencia es compulsoria.
9)
Se indicará que toda propuesta debe someterse
acompañada de una fianza de licitación (bid Bond)
equivalente a un quince por ciento (15%) O un cien
por ciento (100%) de la propuesta.
10) Se indicará, en letras mayúsculas, la siguiente
advertencia: La Comisión de Seguridad y Protección
Pública se reserva el derecho de cancelar una
subasta o parte de la misma antes 0 después de su
adjudicación cuando así lo estime necesario para
proteger los mejores intereses de las Agencia.
7.
Requisitos de la Invitación a Subasta
a. La invitación a la subasta requerirá la siguiente
información:
1) Contendrá especificaciones completas, claras,
precisas y que estén certificados por la Junta
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Reguladora de la Administración de Servicios
Generales 0 en su defecto, de la Comisión de
Seguridad y Protección Pública; así como las
descripciones claras de los artículos, equipos,
materiales y servicios no profesionales que se
desean obtener u obras que se desean realizar.
2)
Indicará claramente los términos y las condiciones
de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos
sean esenciales para efectos de la adjudicación a
subasta.
3)
Especificará la fecha, la hora y el lugar en que se
abrirán los sobres con las ofertas.
4)
Indicará cómo y dónde enviarán 0 radicarán las
propuestas.
5)
Advertirá que la Junta de Subastas tendrá facultad
para realizar una inspección ocular de las facilidades
de almacén 0 de oficina del licitador, así como del
equipo vendido 0 servicio prestado a clientes
anteriores, que sea similar al requerido por
cualquiera de las Agencia componentes.
6)
Contendrá instrucciones específicas, respecto a la
forma en que se habrán de someter las ofertas, así
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como los términos y las condiciones que regirán la
transacción. Las especificaciones y cualesquiera
condiciones especiales, formarán parte del contrato
y serán de estricto cumplimiento.
7)
Contendrá todos los elementos necesarios para que
los licitadores puedan hacer sus ofertas.
8)
Especificará los términos para la impugnación de la
convocatoria y la adjudicación.
9)
Indicará las fianzas de licitación, de ejecución y
cualesquiera otras que sean requeridas.
10) Aquellas subastas sujetas a condiciones 0
restricciones especiales, deberán contener una nota
a tales efectos, especificando la misma, de manera
que permita la tramitación y evaluación adecuada de
la subasta.
b.
Aquellas subastas en que se requiera que los licitadores
sometan alguna certificación 0 documentos especiales
como parte de su oferta, deberán contener una nota a
tales efectos.
C.
Se aceptará sólo una oferta por cada licitador para cada
subasta. Si una misma empresa comercial somete varias
ofertas para una misma subasta, a nombre propio 0 de
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alguna de sus subsidiarias 0 sucursales, de algunos 0
varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán
nulas todas y cada una de dichas ofertas.
d.
Deberán indicarse los tipos de descuentos por pronto pago
que sean aceptables para cada Agencia, así como el
término menor de tiempo que se considere necesario para
hacer aceptable la condición de pago.
e.
Las referencias a marcas específicas de artículos,
materiales y equipos, se hacen únicamente como guía o
índice para ayudar al licitador potencial a determinar la
clase O tipo de artículos, materiales y equipos que se
interesan obtener. En estos casos, los licitadores
potenciales podrán cotizar sus precios para otras marcas
que cubran las especificaciones indicadas en la invitación a
subasta.
f.
Cuando se requiera la instalación de equipo, deberá
incluirse en las especificaciones una cláusula al efecto de
que la labor a realizarse deberá cumplir con los
reglamentos vigentes y normas comunes de la ingeniería y
seguridad.
g.
Podrá cursarse invitación a subasta para la adquisición de
marcas específicas cuando se pueda justificar por la
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experiencia obtenida O por alguna otra razón que dichas
marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de
cada una de las Agencias Componentes. Como parte del
expediente de la subasta, se incluirá un informe de la Junta
de Subastas donde se expresará las razones para este tipo
de invitación.
h.
Se podrá solicitar cotizaciones por el monto total de la
compra de un grupo de renglones de una misma rama de
comercio, cuando se considere que ello conviene a los
mejores intereses de cada Agencia Componente, pero no
se incluirán especificaciones restrictivas que en forma
alguna puedan limitar la competencia.
i.
El tiempo a fijarse para la entrega de los artículos,
materiales, equipos, obras O servicios no profesionales
deberá ser razonable, en armonía con las facilidades de
que se disponga el comercio local, siempre que esto no
entren en conflicto con las necesidades de cada Agencia
componente.
j.
A los licitadores a quienes se les adjudique el contrato de
compra, 0 parte del mismo, en un procedimiento de
conformidad con los términos de entrega, especificaciones
y demás condiciones e instrucciones especiales, la Agencia
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componente que corresponda, le hará un descuento no
menor del uno por ciento (1%), ni mayor del cinco
por ciento (5%) del importe al momento de tramitar
el pago por cada día consecutivo de retraso en la
entrega.
k.
La cantidad a ser descontada por día se fijará en las
condiciones e instrucciones especiales para la subasta.
Dicha cantidad será establecida a base de la
premura que tengan los productos 0 servicios para
las Agencias componentes, la disponibilidad de los
mismos en el mercado, los gastos y contratiempos que el
retraso pueda ocasionar a la Agencias componentes y a
cualquier otro factor que se estime pertinente.
I.
La fianza de ejecución del contrato responderá como pago
por cualesquiera daños y prejuicios ocasionados por la
tardanza. La suma a pagar por retraso en la entrega de la
mercancía en ninguna forma representa una penalidad, y sí
compensación por daños y perjuicios convenidos entre
ambas partes, para compensar a cualquiera de las
Agencias Componentes por gastos adicionales y otros
contratiempos ocasionados.
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1) Se podrá cancelar cualquier invitación a subasta
notificando a los licitadores según se dispone en
este Reglamento.
2)
Se podrá enmendar cualquier invitación a subasta
notificando a los licitadores correspondientes antes
de la fecha y la hora fijada para la apertura de la
subasta.
3)
Cuando se anuncie una subasta donde se requiera
que se especifique el costo por unidad de los
artículos, materiales o equipos, se incluirá un
estimado razonable de la cantidad total que las
Agencias componente se propone adquirir. Las
fianzas de licitación y ejecución que se requieran en
tales casos, serán por el estimado de la compra. En
estos casos el estimado será obligatorio para las
Agencias Componentes.
8.
Radicación de Ofertas en Subastas Formales
a.
Las ofertas de los licitadores serán entregadas en la
División de Documentos de la Policía de Puerto Rico,
Quinto Piso, sita en la Ave. Roosevelt en Hato Rey, en
sobres, de papel, cartón u otro material resistente, sellados
de tal manera que no se puedan abrir sin rasgar 0 causar
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marcas a dichos sobres. La División de Documentos
expedirá un recibo al licitador, indicando fecha, hora de
entrega y el número de Subasta. Las ofertas, además,
podrán ser enviadas por correo con acuse de recibo. Éste
será su recibo.
b.
Será estricta obligación de todo licitador presentar su
oferta en sobre O paquetes, ambos cerrados, los cuales
tendrán que identificarse en su exterior expresamente que
se trata de una subasta. La identificación tendrá que
contener la siguiente información:
1)
Asunto de la Subasta
2)
Número de subasta, fecha y hora de entrega y
apertura
3)
Nombre del proyecto
4)
Nombre del licitador
5)
Número de teléfono y dirección postal
En un sobre 0 paquete no se podrá incluir oferta para más
de una subasta.
C.
Serán aceptadas desde la fecha indicada en la notificación
enviada por correo certificado, hasta la fecha y hora límites
establecidos para recibir las propuestas 0 para la apertura
y lectura de las ofertas recibidas, lo que ocurra primero.
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Las propuestas recibidas se mantendrán en custodia del
Secretario de la Junta de Subastas.
d.
Los sobres sellados con las ofertas radicadas por los
licitadores serán marcadas con el sello oficial de la Agencia
(Policía de Puerto Rico) indicando la fecha y la hora en que
se recibieron. Toda oferta radicada será custodiada por el
Secretario de la Junta de Subastas hasta la fecha y hora
fijadas para la apertura de las ofertas.
e.
Los sobres sellados no serán abiertos, bajo ninguna
circunstancia, hasta la fecha y hora fijadas para la
apertura.
f.
De recibirse algún sobre alterado O abierto su contenido, el
Secretario de la Junta de Subastas levantará un acta para
que conste lo sucedido en el libro de actas.
g.
Toda propuesta deberá entregarse acompañada por una
fianza de licitación equivalente al quince por ciento (15%)
O hasta un máximo del cien por ciento (100%) del total de
la propuesta, como garantía de que habrá de mantener su
oferta durante todo el proceso de la subasta. Esta deberá
ser prestada por una compañía reconocida por el
Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor de la
Comisión de Seguridad y Protección Pública 0 mediante
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cheque certificado, giro postales 0 bancarios, fianza de
seguros "Bid Bond" (expedidas por compañías de seguros
autorizados a hacer negocios en Puerto Rico), bonos del
Gobierno de los Estados Unidos 0 Puerto Rico 0 de alguna
de sus corporaciones públicas y certificados de ahorro. Bajo
ningún concepto se aceptarán fianzas en efectivo.
h.
Las fianzas prestadas por los licitadores no agraciados una
vez adjudicada la subasta, serán devueltas por el
Recaudador Oficial de la Junta de Subastas.
i.
En compras de equipo el licitador deberá ofrecer
información en su propuesta que demuestre que el equipo
ofrecido cuenta con el respaldo necesario en Puerto Rico
con relación al servicio y mantenimiento, y que las piezas y
los materiales que éste utiliza se podrá obtenerse
fácilmente en el mercado local. Además, indicará lo
siguiente:
1) El costo anual del contrato de servicio y
mantenimiento on-site, que podrá entrar en vigor al
finalizar el período de garantía y de servicio.
2) Los servicios que incluyen en el contrato
correspondiente.
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3) El servicio de mantenimiento se prestará con un
tiempo de espera de no mas de un día (24 horas)
entre la hora de solicitud del servicio y la prestación
del mismo, excepto en casos en que una espera
mayor se justifique a satisfacción de cualquiera de
las Agencias Componentes.
4)
Cualquier gasto en que incurra las Agencias
Componentes por motivo de una demora
injustificada en la reparación del equipo será
reembolsado por el proveedor.
9.
Incumplimiento al Identificar el Sobre O Paquete o en el Término
de Entrega
a.
Toda oferta recibida sin identificar conforme lo establecido
anteriormente, será tramitada como correspondencia
regular. Una vez abierta conforme el trámite usual para la
correspondencia regular, el Secretario se comunicará con el
licitador y devolverá el sobre para que cumpla con lo
establecido en este Reglamento. El Secretario mantendrá
copia fotostática del sobre como evidencia y levantará un
acta.
b.
La Junta no será responsable si el remitente pierde su
oportunidad de presentar su oferta a tiempo; como
30
tampoco podrá requerir el licitador que se tome
conocimiento de su oferta 0 imputar que su oferta haya
sido divulgada 0 abierta antes de tiempo. La fecha, hora y
lugar de su recibo original no se considerará para propósito
del recibo de la oferta.
C.
Todo sobre de oferta que se reciba después de la fecha y
hora fijada para la entrega de éstos, lo cual se constatará
cotejando la fecha y hora del reloj de la División de
Documentos y no la máquina de franqueo del licitados, el
Secretario lo devolverá sin abrir, excepto que la subasta
haya resultado desierta. En estos casos se referirá el sobre
sin abrir a la Junta para que ésta proceda a abrirlo y
determine la acción a seguir, la cual podrá incluir el que se
estudie la oferta para posible adjudicación, siempre y
cuando sea en el beneficio del interés público.
d.
Si la oferta llegare a tiempo pero abierta, violentada 0 con
el sobre deteriorado de forma tal que demuestre que existe
la posibilidad de que se haya perdido algunos documentos,
el Secretario podrá comunicarse con el licitador para
solicitarle que verifique el contenido de su sobre y
determine si contiene todos los documentos e interesa
presentarlos, pero la decisión y entrega formal por parte
31
del licitador tendrá que efectuarse antes de la fecha límite
de radicación. La fecha del recibo original del sobre no será
considerada como la de la radicación. En este caso,
levantará un acta del incidente que formará parte del
expediente.
10. Tipo de Ofertas en Subastas Formales
a.
La oferta deberá estar firmada por quien tenga la firma
inscrita en el Registro de licitadores, con tinta indeleble o
bolígrafo en el espacio que se provea en el formulario
suministrado. Todo borrón, tachadura, anotación o
cualquier corrección en los pliegos tendrán que tener la
inicial de quien firme la oferta, si se desea que la Junta la
considere.
b.
La oferta deberá contener siempre la dirección postal de la
oficina principal del negocio y el nombre y dirección del
licitador residente de la corporación, cuando sea el caso.
C.
Las ofertas deberán hacerse en dólares y centavos por
partidas. No se considerarán ofertas que se expresen en
términos de por ciento, en referencia a posibles precios
fijados por autoridades gubernamentales, en precios
indeterminados 0 determinables, o cantidad de dinero o
por cientos en exceso de la cotización más alta 0 más baja.
32
d.
Los licitadores podrán hacer sus ofertas únicamente
conforme lo aquí expresado:
1)
Oferta Básica - aquella que viene obligada a hacer
el licitador para cada renglón 0 partida por la cual
interesa cotizar. Aunque el licitador sume 0 haga un
cómputo total de las ofertas hachas por él en una
subasta, tiene la obligación de anotar en el espacio
provisto para ello al lado de cada partida, su oferta.
Esta oferta se hará en dólares y centavos. No se
aceptará ningún pliego en el cual no se haya hecho
oferta básica para cada partida por la cual se cotiza.
Si para algunas partidas se han anotado precios por
unidades y en otras se han omitido, se entenderá
que el licitador interesa hacer ofertas solamente por
aquellas partidas al lado de las cuales anotó el
precio por unidad, 0 sea, la oferta básica. En
aquellas que no interesa hacer oferta, lo señalará
por escrito al lado de la partida correspondiente.
2) Oferta "Todo 0 Nada"- Además de la "Oferta
Básica", el licitador podrá hacer una oferta "Todo 0
Nada". La misma consiste en ofrecer precios
condicionados, o sujetos a que el grupo de partidas
33
en un renglón, un grupo de renglones O la totalidad
de éstos le sean adjudicados.
a) El licitador podrá optar por una de las dos(2)
formas de la oferta "Todo 0 Nada, como
sigue:
Con descuento - El licitador anotará al
lado de las partidas que agrupa y de la
suma de las partidas un precio rebajado con
la frase 'Todo 0 Nada" a su lado, 0 un por
ciento.
Sin descuento - el licitador anotará al lado
de cada partida que agrupa y de la suma de
las partidas la frase "Todo O Nada".
b) Solamente podrá adjudicarse a favor de la
oferta "Todo 0 Nada" si el grupo de partidas
para las cuales cotizó cumplen con las
especificaciones y condiciones, y suman una
cuantía menor que la suma de las cuantías
ofrecidas por los otros licitadores que
cumplieron las especificaciones y condiciones,
y ofrecieron los precios más bajos en las
mismas partidas.
34
3)
Oferta Precio Global - adicional a la Oferta Básica, el
licitador podrá hacer una "Oferta Global" de la
siguiente manera: al lado de la suma de los renglones
para los cuales ha cotizado, el licitador ofrecerá,
además, una cifra rebajada cobre la suma original o
señalará un por ciento de descuento. La Junta podrá
considerar y aceptar las partidas individuales de
cualquier oferta descartando la oferta "Precio Global"
si así conviene a la Comisión de acuerdo al criterio de
ella; les aplique el descuento. Si la Junta aceptare la
oferta "Precio Global" y ésta se hubiere hecho a base
de cuantía total, la cantidad rebajada se distribuirá a
prorrata entre las partidas.
4)
Cuando no Cotiza - si el licitador no tiene interés en
hacer una oferta, deberá devolver la invitación con
una anotación. El licitador deberá acompañar una
nota explicativa de las razones que tiene para no
hacer la oferta, así como notificar si tiene 0 no interés
en ser invitado para futuras subastas.
5)
Oferta No Responsivas - al hacer su oferta, el
licitador se limitará a ofrecer el bien, la obra 0 el
35
servicio solicitado dentro de las especificaciones y
condiciones detallados en el pliego de la subasta.
La Junta no considerará ninguna oferta que
audiciones 0 elimine especificaciones 0 condiciones
solicitadas. Tampoco se considerarán ofertas que
propongan la alternativa de bienes, obras 0 servicios
diferentes pero parecidos a las especificaciones
solicitadas. Tampoco se considerarán ofertas que
contengan frases, párrafos 0 comentarios que hagan
de la oferta una ambigua en cuanto a du significado,
incompleto 0 indefinida. Serán rechazadas ofertas que
alteren, modifiquen, varíen 0 cambien las condiciones
solicitadas.
6)
Cuando un licitador se diere cuenta que ha cometido
un error en una oferta, deberá notificarlo por escrito y
asegurarse de someter su corrección a la Junta antes
de la apertura de las ofertas, si desea que se
considere la enmienda de la suya. Errores en las
sumas no se tomarán en cuenta puestos que la Junta
se atendrá a las cifras en las partidas. De adjudicarse
una subasta, hará la correspondiente corrección en la
suma.
36
7)
Las modificaciones en las ofertas se podrán hacer en
una de las siguientes circunstancias:
Cuando se enmiende el Pliego de la Subasta
Cuando el licitador así lo solicite
8)
Las ofertas tendrán que modificarse antes de la
apertura de la subasta, mediante comunicación
escrita, en sobre cerrado debidamente identificado
con el número de la subasta, la fecha, la hora
señalada para la apertura y el nombre y la dirección
del licitador, y radicada con el Secretario de la Junta
de Subasta. Toda modificación de oferta será abierta
en la fecha y la hora señalada para la apertura de la
subasta original. En la comunicación escrita se
indicará las razones que motivan la modificación de la
oferta. Las modificaciones de las ofertas son
inadmisibles si se radican luego de la fecha y hora de
la apertura de la subasta.
9)
Las ofertas se enmendarán por escrito y en los casos
que se hagan por interés el licitador, deberán
acompañarse de toda la información que tienda a
demostrar la razón para ello, si a juicio del licitador es
necesario llevarlo a conocimiento de la Junta. Las
37
ofertas enmendadas se entregarán de la misma forma
que las formas originales.
10) Todo sobre que contenga enmiendas a las ofertas,
deberán venir debidamente identificado, igual que el
sobre de la oferta original.
11) La Junta no considerará aquellas enmiendas que
llegue después de la fecha de entrega para la subasta
correspondiente por no haberse identificado el sobre
como negligencia del licitador. No podrá tomarse
acción en contra de la Junta.
11. Entrega en Subastas Formales
En aquellos casos en que no se requiera una entrega específica, los
licitadores indicarán en su oferta el término 0 la fecha dentro del
cual entregarán los artículos, materiales, equipos, obras o los
servicios no profesionales requeridos.
12. Retiro de Ofertas
a.
Las ofertas podrán retirarse sujeto a lo aquí establecido:
1)
La notificación de retiro de oferta se presentará por
carta certificada con acuse de recibo o
personalmente a la Secretaria de la Junta, haciendo
constar las razones para ello. Bajo ningún concepto
se aceptarán notificaciones verbales.
38
2)
La notificación de retiro deberá estar en la Junta
antes de inicio del Acto de Apertura de la subasta.
b.
Cuando un licitador retirase su oferta por correo y conste
por el matasellos de la División de Documentos que el
retiro fue enviado antes del Acto de Apertura, y éste
llegare a la Junta después del Acto de Apertura, pero antes
de la adjudicación, la Junta no tonará en consideración
dicha oferta.
C.
Si un licitador retirare su oferta, pero el matasellos del
sobre reflejó hora y día posterior al Acto de Apertura y se
hubiere recibido en la Junta después de la adjudicación a
su favor, tendrá que cumplir con el contrato y no podrá
alegar el retiro tardío a su favor. En caso de negarse a
cumplir, se procederá a ejecutar la garantía para que
responda por el exceso que la Comisión tenga que pagar el
segundo postor.
13. Licitaciones Tardías en Subastas Formales
No se tomará en consideración licitación alguna recibida después
del día y la hora que se establezcan como límite para someter
licitaciones. Las ofertas recibidas serán devueltas al licitador sin
abrir con una carta explicativa.
39
14. Acto de Apertura de Subastas Formales
a. Inicio
El día fijado para la apertura de las ofertas se requerirá que
todos los presentes firmen un registro de asistencia,
anotando el nombre de la firma 0 corporación a quien
representan y el puesto que desempeñan.
b.
Proceso de Apertura
La apertura de las subastas se lleva a cabo tomando, entre
otros, los siguientes pasos:
1) Una vez constituido el quórum de la Junta de
Subastas, el Presidente O su representante
autorizado se presentará, declarará abierta la
subasta a la hora, fecha y lugar indicado en la
invitación a subasta e indicará lo siguiente:
a) El número de la subasta cuyas ofertas se van
abrir.
b) El asunto de la subasta.
c) Identificará a las personas que estén
presentes e indica a cuál licitador representa.
d)
Se registrarán las firmas de los presentes,
entiéndase a los licitadores y miembros de la
Junta
40
e)
Cotejará los sobres y verificará que cada uno
esté sellado.
f)
Leerá el remitente de cada uno de los sobres.
g)
Cotejará contra el listado de sobres recibidos.
h)
Abrirá los sobres de las ofertas en presencia
de los asistentes.
i)
Leerá de cada oferta por partida, la siguiente
información:
(1) Número de la partida para la cual se
ha ofrecido cotización.
(2)
Precio ofrecido por la partida.
(3)
Fecha de entrega ofrecida, de aplicar.
(4)
Marca y modelo ofrecido, de aplicar.
2)
El Presidente de la Junta de Subastas determinará la
forma y manera en que los interesados podrán
examinar cualquier documento relacionado con la
subasta sometida por los licitadores, después que la
oferta contenida en dicho documento haya sido
abierta y leída, sin que se vea afectado el desarrollo
normal de las labores. Una vez todos los asistentes
al acto de apertura hayan examinado las ofertas, se
dará por cerrado el mismo.
41
3)
Toda información relacionada con una subasta será
retenida por la Junta de Subastas y formará parte
del expediente de la compra.
C.
Mercado Abierto
1)
Procedimiento de compras que se podrá utilizar, entre otros,
luego de celebrada una subasta formal cuando se den las
siguientes circunstancias:
a)
Todas las ofertas recibidas son rechazadas.
b)
Los precios cotizados resultan demasiados altos.
c)
Los términos de las ofertas resultan en alguna forma
onerosos a cualquiera de las Agencias que componen la
Comisión.
d)
No se recibió oferta alguna.
e)
Las ofertas recibidas se desvían sustancialmente de los
requisitos de cualquiera de las Agencias que componen la
Comisión.
f)
Incumplimiento del licitador agraciado en la subasta.
2)
Este tipo de compra se llevará a cabo en la misma forma que se
requerirá para la compra mediante cotización escrita cuando se
trata de compras mayores de cuatro mil ($4,000) hasta cincuenta
mil dólares ($50,000.00). La determinación de efectuar compras
en exceso dicha cantidad, será de los Jefes de las Agencias
42
componentes 0 sus representantes autorizados donde las
Divisiones de Compras efectuarán la compra.
Artículo
9.
Excepciones a la Norma
A.
Compras Especiales
No será necesario celebrar subastas formales 0 informales en los
siguientes casos:
1)
Cuando los artículos, materiales, equipos, obras 0 servicios
no profesionales a adquirirse estén contratadas por las
Divisiones de Compras y éstas crean conveniente comprar
a base de los precios estipulados en sus contratos.
2)
Cuando los precios no estén sujetos a competencia por
estar reglamentados por ley 0 por autoridad
gubernamental.
3) Cuando al mejor conocimiento de las Divisiones de
Compras existan sólo una fuente de abastecimiento.
4)
Cuando sea necesario efectuar la compra inmediatamente
debido a una situación de emergencia, cuyas circunstancias
deberá constar por escrito en el expediente de compra.
5)
Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios,
equipo adicional o servicios suplementarios para un equipo
cuya reparación 0 servicio esté bajo contrato.
43
6)
Cuando los artículos, materiales, equipos, obras 0 servicios
no profesionales a adquirirse sean de naturaleza
especializada, o se desee comprar cierto tipo 0 marca en
particular, por el buen servicio probado que unidades
análogas hayan rendido, por la economía envuelta en
mantener uniformidad en unidades múltiples 0 por
superioridad en el tipo y la calidad del servicio que se
obtendrá en la unidad comprada y en su conservación,
todo lo cual deberá justificarse por escrito en la requisición.
7)
Cuando la compra tiene que hacerse fuera de Puerto Rico,
por no haber suplidores conocidos y cualificados en el
mercado local, que puedan suplir los suministros o servicios
que se desean o cuando las condiciones ofrecidas en esos
mercados son más ventajosas que las del mercado local.
8)
Cuando la compra se haga al Gobierno de los Estados
Unidos o a una agencia del Gobierno del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico.
B.
Negociación del Contrato
1)
Se podrá negociar un Contrato con otro licitador cuando se
den una o más de las siguientes situaciones:
a)
Todas las ofertas recibidas son rechazadas.
b)
Los precios cotizados resulten demasiado altos.
44
c)
Los términos de las ofertas resulten en alguna forma
onerosos a cualquiera de las Agencias componentes.
d)
No se recibió oferta alguna.
e)
Las ofertas recibidas se desvían sustancialmente de
los requisitos de cualquiera de las Agencias
componentes.
f)
Incumplimiento del licitador agraciado en la subasta.
g)
Cualquier otra situación que el Comisionado 0 Jefe
de Agencia entienda razonable.
2)
la Negociadción del Contrato estará a cargo en quien
designe el Comisionado y el mismo será aprobado por los
Jefes de Agencias. La persona designada deberá consultar
con el perito en la materia antes de la negociación y tener
al día la información sobre el presupuesto fijado para dicho
contrato. Al negociar una compra directamente con los
licitadores se considerará lo siguiente:
a)
La negociación se efectúa, hasta donde sea posible,
ajustándose a las especificaciones, los términos y las
condiciones establecidas en la subasta.
b)
Luego de estudiar las cotizaciones recibidas, se
comienza la negociación con el postor más bajo. Si
la oferta de precio más bajo no es la más
45
conveniente al Gobierno, se indica en el expediente
las razones que impidieron la aceptación de dicha
oferta a la base de la negociación, y se procede con
el estudio de la oferta del siguiente postor más bajo.
c)
Cuando todas las ofertas recibidas en la negociación
no sean beneficiosas al interés público 0 sean por
importes mayores que los fondos disponibles para
determinada compra se podrá, a discreción de la
División de Compras, ofrecer una oportunidad
adicional a todos los licitadores cuyas ofertas
podrían ser aceptables, para que mediante
comunicación escrita mejoren su oferta. Luego de
analizar todas las ofertas, si hay alguna que
convenga al interés público podrá aceptarse. Si
ninguna oferta es conveniente se procederá con la
compra en mercado abierto.
3) La negociación del contrato en una subasta donde se
reciban ofertas no podrá efectuarse antes de vencer el
período de cinco (5) días, para los efectos de impugnación,
concede este Reglamento.
4)
La impugnación de efectuará verbalmente 0 por escrito,
según determine el Comisionado 0 Jefe de Agencia y
46
ajustándose a las especificaciones, términos y condiciones
establecidas en el Pliego de Subasta 0 en la solicitud.
5)
De la Negociación que se efectúe, se levantará un Acta de
negociación, la cual formara parte del expediente luego de
ser aprobada y firmada por ambas partes.
6)
Llegado a un acuerdo entre las partes, se procederá al
otorgamiento del Contrato por el Comisionado.
7)
La determinación que conlleve este tipo de transacción no
estará sujeta a ser impugnada ni revisada ante el foro
administrativo.
Artículo
10
Otros Procesos de Adquisición
A. Trade-In
Procedimiento de compras que se utilizará para adquirir un bien
nuevo a cambio de la entrega de otro bien similar usado y previamente
tasado. El valor de tasación del bien que se entrega se acredita y la
diferencia es pagada en dinero al proveedor. Dicha modalidad se podrá
utilizar, además, en compras a plazos. En este caso, al momento de
efectuar la compra, se entregará el bien usado y el valor de tasación se
acreditará al precio de venta.
La diferencia se podrá pagar completamente 0 mediante
desembolsos parciales por cantidades previamente determinadas y
47
acordadas por un período especifico. Solamente se podrán dar en tradein aquellos bienes que hayan sido declarados excedentes.
B.
Permuta
En esta modalidad de compra se permitirá entregar un bien a
cambio de otro similar en valor sin que medien otras circunstancias para
el pago. En algunos casos se podrá efectuar parte del pago con un bien
y la otra parte en dinero.
En aquellos casos en que se determine efectuar una permuta
aplicará lo siguiente:
Se indicará el propósito y se justificará la misma.
Se describirán y tasarán los bienes a permutarse y se solicitarán
las autorizaciones que correspondan.
La permuta podrá llevarse a cabo cuando se trate de bienes como
los siguientes: vehículos de transportación, equipo o maquinaria de
imprenta, equipo de macrofotografía, computadoras u otros equipos
relacionados, equipo de oficina o de reproducción, y cualquier otro
equipo utilizado por cualquiera de las Agencias componentes.
C. Arrendamientos
En aquellos casos en que cualquiera de las Agencias componentes
considere la posibilidad de adquirir equipo de oficina 0 de otra naturaleza
48
mediante arrendamiento con opción a compra 0 arrendamiento por un
término fijo de tiempo, cumplirán con lo siguiente:
El tipo de arrendamiento que determinarán será justificado por
escrito expresando las razones para ello.
Se solicitarán ofertas, bajo condiciones normales, a un mínimo de
tres (3) proveedores.
Las ofertas deberán ser firmadas por el proveedor 0 su
representante autorizado y contendrá la fecha de la oferta, el
término por el cual el proveedor se obliga a mantener la oferta,
una descripción de lo ofrecido y el precio, y cualquier otra
información particular que las Divisiones de Compras requieran
para el tipo de compra concernida.
Las ofertas por escrito se podrán recibir por correo, a la mano 0
por facsímil. También se podrán recibir por Internet, mediante
correo electrónico, siempre y cuando contengan una firma
electrónica.
Artículo
11. Responsabilidades de las Divisiones de Compras de las Agencias
que componen la Comisión de Seguridad y Protección Pública
A.
Mantener un control de las órdenes de compra y contratos relacionados
con los artículos, materiales, equipos 0 servicios no profesionales
recibidos y pendientes de recibir, de las obras realizadas y de los pagos
efectuados contra dichas órdenes y servicios.
49
B,
Planificar las compras anualmente, incluidas las que se harán por
subasta, las cuales notificarán a la Junta de Subastas. Además,
establecer los procedimientos operacionales y redactar los documentos
internos que sean necesarios para la planificación adecuada de las
compras.
C.
Mantener un expediente de cada proveedor que contenga información
sobre la experiencia que la Agencia haya obtenido en las órdenes de
compra y contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. Incluir el
desempeño o incumplimiento presente y pasado en relación con la
entrega 0 el funcionamiento adecuado de los artículos, materiales,
equipos recibidos, o la calidad de los servicios no profesionales recibidos
y de las obras realizadas por los contratistas y proveedores de bienes y
servicios no profesionales, incluyendo la información sobre licitadores
que hayan incumplido con los términos de alguna subasta. Esta última
información la compartirá con la Junta de Subastas.
D.
Revisar las solicitudes de compra para verificar que las mismas incluyan
la descripción o las especificaciones de los bienes 0 servicios; que estén
debidamente autorizadas por el Director de la Oficina peticionaria
correspondiente, o su representante autorizado; y que incluyan cualquier
otra información necesaria para poder continuar con el proceso de
compra.
50
E.
Utilizar el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios
Generales accediendo su página de la Internet.
F.
Recibir las requisiciones previamente enumeradas, obtendrán la debida
autorización de fondos y las firmas de aprobación correspondientes
mediante el medio electrónico.
G.
Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores de acuerdo a los
procesos de subasta informal.
H.
Completar un expediente de cotizaciones por cada compra, donde se
resuman las cotizaciones recibidas que será certificada por el Supervisor
de la División de Compras.
I.
Entregar a todo proveedor 0 contratista que interese someter una
propuesta por escrito, el formulario de certificación de cumplimiento con
el Código de Ética requerido en el Artículo 29 de este Reglamento y
copia del referido Código.
J.
Preparar las órdenes de compra y enviarán al proveedor 0 contratista,
una vez se cerciore que éste haya recibido la certificación de la
Administración de Servicios Generales donde indica que cumple con el
Registro Único de Licitadores y la certificación de cumplimiento con el
Código de Ética debidamente endosado.
K.
Se asegurarán de que la cantidad total de la adquisición del bien 0
servicio no exceda la cantidad de fondos aprobados.
51
L.
Establecer e implantarán un sistema de seguimiento de la entrega de
mercancía para asegurarse de que cumpla con los términos de entrega
negociados.
M.
Preparar las especificaciones para todas las compras, incluyendo las que
se hagan por subasta formal. Sin embargo, cuando la preparación de las
mismas requiera conocimientos especializados que no estén disponibles
en la Agencia, debido a la naturaleza de la compra, el Director de la
División de Compra solicitar y recomendar al Jefe de Agencia concernida
las medidas que correspondan para la autorización final.
N.
Celebrar reuniones pre-subasta con el propósito de brindar orientación
detallada, contestar y aclarar cualquier duda que pudiera surgir a
licitadores potenciales. Cualquier aclaración que la División de Compras
entienda debe hacer con relación a las especificaciones incluidas en la
Invitación a Subasta será retroactiva a la fecha de la misma. Tendrá
facultad, además, de determinar si la asistencia de los licitadores
potenciales a dichas reuniones pueda ser compulsoria. Esto, como
requisito para participar en el proceso de subasta formal. Disponiéndose,
que en aquellos casos en que la asistencia no sea compulsoria se le
advertirá a los licitadores que de no comparecer a la reunión no podrán
levantar ningún asunto de los allí discutidos en un proceso de
impugnación de subasta ya que su ausencia se entiende como una
renuncia de tal derecho.
52
O.
Cancelar una subasta formal, en cualquier etapa de la misma, inclusive
después de adjudicada, si se determinare que hubo un error en las
especificaciones, que no hubiere fondos suficientes para la adquisición
de los servicios, no se hubieren cumplido con los requisitos establecidos
en este Reglamento 0 de determinarse que su cancelación beneficiaría
los mejores intereses de la Agencia. En tales casos procederá como
siguiente:
1)
Cuando la cancelación se lleve a cabo antes del acto de apertura
de las licitaciones, gestionará con la Oficina de Prensa la
publicación de un aviso de cancelación en el mismo periódico que
se hizo público la apertura de Subasta. Así mismo, gestionará con
el Negociado de Tecnología su publicación a través de la página
de Internet de la Agencia.
2)
Notificará por escrito a todos los licitadores que hubieren
sometido una propuesta, la cancelación de la subasta.
Disponiendo que les será devuelta la propuesta sometida, sin
abrir.
3)
Cuando la cancelación se haga después del acto de apertura de
las licitaciones, la Junta de Subastas notificará por escrito las
razones a la División de Compras, quien notificará a todas las
partes la determinación por escrito.
53
4)
Todas las notificaciones de cancelación se harán por escrito y
deberán enviarse mediante correo certificado con acuse de recibo
0 entregarse personalmente con acuse de recibo e indicar los
fundamentos para la cancelación y el recurso legal disponible para
revisión de dicha decisión, conforme se dispone en la Ley Núm.
170, supra. En el expediente de la subasta se mantendrá copia de
las cartas de notificación.
P.
Realizarán cualquier otra función que les sean requeridas.
Artículo
12. Registro de Licitadores Cualificados
El Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios
Generales estará clasificado de acuerdo al bien, obra 0 servicio profesional 0 no
profesional que ofrece todo proveedor que interese hacer negocio con el
Gobierno. La administración suplirá toda la información sobre el historial
contractual de cualquier licitador O contratista a las Divisiones de Compras
cuantas veces sea necesario.
Las Agencias, a través de sus Divisiones de Compras, vendrán obligadas
a utilizar dicho registro, a tenor con las disposiciones de la Ley Núm. 85 de 18
de junio de 2002 y a suplirle a la Administración de Servicios Generales
información sobre los contratistas, el cumplimiento e incumplimiento de los
contratos.
54
Artículo
13. Junta de Subastas
A.
Se establece una Junta de Subastas la cual será constituida por el
Comisionado de Seguridad y Protección Pública. Tendrá la
responsabilidad de estudiar, evaluar y adjudicar las subastas formales.
Además, adoptará los procedimientos que sean necesarios para guiar y
uniformar los procesos internos, incluidos los formularios que sean
necesarios. Los miembros de la Junta de Subastas serán empleados de
las diferentes Agencias que componen la Comisión. Ocuparán sus cargos
a discreción del Comisionado, el mismo no constituirá un puesto y no
recibirán remuneración adicional alguna por tales servicios. La sede de
la Junta será el lugar que el Comisionado determine, mediante
comunicación al respecto. La Junta será un organismo ad hoc, O sea,
ejercerá sus funciones regulares hasta tanto sean convocados a
comparecer a reunión para ejercer las adjudicaciones de las subastas
que se vayan a efectuar por las Agencias que componen la Comisión.
B.
Composición de la Junta de Subastas
La Junta de Subastas estará compuesta de cinco (5) miembros en
propiedad con derecho a voz y voto. Serán designados de la siguiente
manera: un (1) Presidente, un (1) abogado y tres (3) miembros. Tres
(3) miembros constituirán quorum. Ninguno de éstos podrá llevar a cabo
funciones relacionadas directa 0 indirectamente con los procesos de
compras. Contará, además con un (a) Secretario (a) Ejecutivo (a) y un
55
Recaudador. Estos no constituirán para quórum, ni tendrán derecho a
votar ni a participar en las deliberaciones de la Junta, a menos que se
encuentren sustituyendo a algún miembro permanente, en cuyo caso
tendrán todas las facultades del miembro permanente que sustituyen.
El Comisionado designará, además, dos (2) miembros suplentes
para sustituir a los miembros permanentes de la Junta de Subastas en
casos de ausencia. El Presidente designará al miembro suplente que
sustituirá al miembro permanente ausente. Si la ausencia es del
Presidente de la Junta y la misma es por un tiempo prolongado, el
Comisionado designará interinamente como Presidente a cualquiera de
los miembros permanente de la Junta de Subastas. Se entenderá por
ausencia, que un miembro permanente de la Junta de Subastas no podrá
asistir a una 0 más reuniones de la Junta donde es requerido establecer
quórum para evaluar las propuestas de una subasta, discutir las
especificaciones o condiciones de una subasta 0 tomar alguna decisión
final; por razón de enfermedad prolongada, disfrute de licencia regular,
viajes oficiales 0 algún proyecto especial asignado por el Jefe de Agencia
y que tenga fecha de caducidad.
C.
Términos
Los Miembros de la Junta desempeñarán sus deberes y ocuparán
sus cargos hasta que el Comisionado disponga lo contrario.
56
D.
Quorum
La mitad más uno del total de los miembros permanentes de la
Junta de Subastas constituirá quórum y los acuerdos serán por mayoría.
E.
Reuniones
Las reuniones de la Junta de Subasta serán citadas por el
Presidente 0 el Secretario por delegación del Presidente. Los miembros
de la Junta vienen obligados a asistir personalmente a todas las
reuniones, excepto por las disposiciones establecidas anteriormente.
F.
Deberes y Poderes de la Junta
1.
Adoptar un sello
2.
Evaluar las ofertas de los licitadores y adjudicar subastas
3.
Adoptar las normas y procedimientos de funcionamiento interno
4.
Tomar medidas correctivas para evitar incumplimientos de
contratos
5.
Notificar al licitador o licitadores favorecidos y los no favorecidos
en una subasta la adjudicación efectuada por la Junta
6.
Establecer lo procedimientos necesarios para llevar a cabo sus
funciones y responsabilidades según fijadas por este reglamento.
7.
Declarar desierta y convocar a otra subasta 0 recomendar la
acción a seguir.
G.
Deberes y poderes del Presidente
1.
Velar por el funcionamiento normal de la Junta
57
2.
Velar porque los miembros de la Junta cumplan fielmente los
deberes de su cargo
3.
Dirigir los procedimientos de la Junta
4.
Representar a la Junta
5.
Convocar y presidir las reuniones de la Junta
6.
Revisar y adoptar como suyas las recomendaciones de los
miembros de la Junta
7.
Someter al Comisionado un Informe mensual conteniendo las
subastas adjudicadas y pendientes de adjudicación
8.
Someter al Comisionado el Informe Anual de la Junta
9.
Someter los informes y recomendaciones adicionales que el
Comisionado le solicite y que esté acorde con las normas
establecidas en este Reglamento
10.
Recomendar nombramientos de personal para la Junta al
Comisionado
11.
Cumplir con todas las funciones y deberes inherentes a su cargo,
0 que expresamente se mencionen en otras disposiciones de este
Reglamento.
H.
Responsabilidades del (la) Secretario (a) de la Junta de Subastas
1.
Responder al Presidente, citar a reuniones de la Junta y custodiar
su sello.
58
2.
Mantener al día y custodiará el libro de actas en donde se harán
constar todos los asuntos, acuerdos y recomendaciones con
relación a cada reunión que se celebre. Esto incluye los
fundamentos que se tomaren en consideración para todas las
determinaciones que realice la Junta de Subastas, incluida la
adjudicación de las subastas, especialmente cuando se acepte
una oferta que no sea la mejor en precio.
3.
Mantener record de toda la correspondencia recibida 0
despachada por la Junta.
4.
Recibir, abrir, custodiar y despachar la correspondencia.
Asimismo, velará por la tramitación adecuada de los expedientes
de la Junta.
5.
Velar porque la celebración de subastas formales provea la
participación del mayor número posible de licitadores cualificados,
representativos de las fuentes de abastecimientos de los
suministros y los servicios u obras que se interesen adquirir.
6.
Redactar todas las notificaciones de la Junta, entre estas, actas,
minutas, acuerdos, adjudicaciones e informes, conforme con los
acuerdos tomados, en armonía con las disposiciones de este
Reglamento, y enviar las mismas a la División de Compras para su
correspondiente trámite.
59
7.
Certificar los acuerdos y las adjudicaciones cuando éstas se tomen
y cualquier otro documento de la Junta.
8.
Mantener el control y custodia de los expedientes de las subastas
activas de manera que se pueda garantizar la pureza de los
procesos y la confidencialidad de información privilegiada.
I.
Responsabilidades del Recaudador
1.
Recaudar todas las garantías recibidas con las ofertas
2.
Expedir recibos por las garantías recibidas
3.
Depositar las garantías tales como: dinero en efectivo, cheque
certificado, giro postal y giro bancario en su caja fuerte según sea
el caso.
4.
Preparar un informe a la Junta sobre las garantías recibidas de
cada licitador en cada subasta.
5.
Cumplir con los deberes de su designación así como con la
reglamentación interna de la Agencia, y del Departamento de
Hacienda relacionado con el asunto.
J.
Fianzas y Garantías
La Junta de Subastas reciba como parte del proceso de las subastas
formales todas las fianzas y garantías y serán entregadas al Recaudador
Oficial, quien establecerá y mantendrá un registro de las mismas, como
medida de control.
60
Artículo
14.
Obligaciones del Secretario de la Junta de Subastas con
Posterioridad al Acto de Apertura
A.
Con posterioridad al acto de apertura, y no más tarde de dos (2) días
laborales, el Secretario de la Junta de Subastas vendrá obligado a
preparar un Acta de Apertura que contendrá la siguiente información:
1)
Número y asunto de la subasta.
2)
Fecha, hora y lugar de la apertura.
3)
Número de ofertas recibidas.
4)
Cantidad de licitadores que cotizaron para una O más partidas, O
cuántos no cotizaron.
5)
Copia del Registro de Asistencia del acto de apertura.
6)
Certificación de la persona que tuvo a su cargo el acto de
apertura a los efectos de que la información leída públicamente
fue aquella requerida por el Reglamento.
7)
Anotará sus iniciales en todas las ofertas.
8)
Informará sobre cualquier incidente ocurrido durante el acto de
apertura.
B.
El Acto de Apertura deberá ser firmado por la persona que tuvo a su
cargo el acto de apertura.
C.
De haberse grabado las incidencias del acto de apertura, se conservará
intacta la grabación identificada bajo la custodia del Secretario de la
Junta de Subastas por un período no menor de seis (6) meses a menos
61
que la subasta en cuestión se encontrase bajo revisión de la Junta de
Revisión de la Comisión de Seguridad y Protección Pública de 0 el
Tribunal en cuyo caso se conservará hasta que se emita la decisión final
y firme.
D.
Una vez completada y firmada el Acta de Apertura el Secretario de la
Junta de Subastas lo enviará junto con el expediente completo a las
Divisiones de Compras.
Artículo
15. Adjudicación de Subastas Formales por la Junta de Subastas
A.
Para la adjudicación de las subastas formales se considerarán las
disposiciones de la Ley Núm. 14 del 8 de enero de 2004 y la Ley Núm.
109 de 12 de julio de 1985, según enmendadas, las cuales establecen
ciertas preferencias en las compras de mercadería, provisiones,
suministros, equipos y materiales producidos, manufacturados 0
ensamblados en Puerto Rico. Dicha preferencia debe ser reclamada por
los licitadores, mediante la correspondiente identificación en su
propuesta, la cual se hará constar en la invitación a subasta.
B. La adjudicación de las subastas formales se hará al licitador más
responsivo a la solicitud de compras 0 pliegos de subastas, tomando en
consideración, además, factores tales como el precio 0 costo razonable,
competitivo y comparable con el mercado, la calidad ofrecida, las
especificaciones sometidas, los descuentos ofrecidos por pronto pago, la
responsabilidad económica del licitador, el tiempo de entrega 0 ejecución
62
que se ofrezca, el tiempo y experiencia previa del licitador en Puerto Rico
en relación con los artículos, materiales, equipos, obras 0 servicios no
profesionales objetos de la subasta, y las experiencias obtenidas con los
licitadores en contratos anteriores, en cuanto a cumplir con los términos
de los contratos.
C.
La Junta de Subasta adjudicará las subastas formales dentro de un
término razonable desde la apertura de la subasta. En aquellas
situaciones en que se requieran conocimientos especializados para
adjudicar una subasta, el término para adjudicarla podrá extenderse en
un término razonable. En tal caso, en el libro de actas de la Junta de
Subasta deberán indicarse las razones que fundamentan la extensión.
Además, el Comisionado podrá autorizar que se extiendan dichos
términos previa petición fundamentada por la Junta de Subastas.
D.
La Junta de Subastas podrá rechazar la mejor oferta en precio cuando
tenga conocimiento y exista una evidencia de que el licitador que hace la
oferta no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que
le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia del
Gobierno. También se podrá rechazar, cuando no cumpla estrictamente
con las especificaciones, las condiciones especiales, los requisitos y
términos de la subasta 0 que la calidad ofrecida es inferior a la solicitada.
E.
El término de entrega se considerará un factor importante para decidir la
adjudicación a favor de un postor que haya ofrecido los artículos
63
conforme a las específicaciones y condiciones generales y cuyos precios
sean razonables.
F.
La Junta de Subastas podrá aceptar O rechazar cualquier partida, grupo
0 grupos de partidas de cualquier oferta 0 de varias ofertas, así como
ordenar cantidades menores a las establecidas, según convenga a los
mejores intereses de cualquiera de las Agencias Componentes, siempre
que la(s) oferta(s) no haya(n) sido condicionada(s) por los licitadores a
una aceptación distinta. Se podrá también adjudicar la subasta
englobando partidas cuando así se estime aconsejable y conveniente al
interés público.
G.
En los casos en que se reciba una oferta de solo un licitador, ésta podrá
ser aceptada por la Junta de Subastas, siempre que se considere justa y
razonable.
H.
Dos O más ofertas se consideran empatadas cuando sean idénticas en
precios, específicaciones y demás condiciones estipuladas en la invitación
a subasta. En caso de empate en la mejor oferta, la Junta de Subasta
enviará el expediente de los suplidores en empate a la División de
Compras para lo siguiente:
1)
Decidir el empate a base de la experiencia que haya obtenido con
los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados
anteriormente por cualquier dependencia del Gobierno.
64
2)
Adjudicar la misma por sorteo en presencia de los licitadores que
hayan resultado empatados. En caso de que los representantes de
los licitadores no comparezcan, el sorteo podrá efectuarse ante
testigos imparciales.
3)
En casos excepcionales adjudicar la subasta en partes iguales
siempre que se obtenga la aprobación escrita de éstos.
4)
Anunciará al momento una nueva subasta en la que sólo
participen los licitadores empatados.
5)
Luego del proceso de evaluación y desempate, enviará la
determinación final a la Junta de Subasta para continuar con el
proceso.
I.
Todo licitador agraciado deberá someter evidencia de haber adquirido
una fianza de ejecución equivalente al quince por ciento (15%) O hasta
un máximo del cien por ciento (100%) del total de la propuesta, como
garantía de que habrá de cumplir con el contrato.
J.
Esta deberá ser prestada por una compañía reconocida por el
Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor de la Policía de Puerto
Rico 0 mediante cheque certificado 0 giro postal.
K.
Las fianzas en cheque certificado 0 giro postal deberán hacerse a
nombre de la Comisión de Seguridad y Protección Pública. No se aceptan
fianzas en efectivo. Esta fianza deberá ser presentada no más tarde de
la fecha en que se formalice el contrato 0 se emita la orden de compra.
65
L.
La adjudicación de una subasta formal no obliga a la Comisión e
Seguridad y Protección Pública hasta que se otorgue el contrato 0 se
emita y se notifique la orden de compra.
Artículo
16. Rechazo de Ofertas en Subastas Formales
A.
La Junta de Subastas podrá rechazar cualquiera 0 todas las ofertas en
subasta, durante cualquier etapa de su proceso anterior a la emisión de
órdenes de compra cuando ocurra cualquiera de las siguientes
circunstancias:
1)
Uno 0 más licitadores no cumplan con algunos de los requisitos,
especificaciones o condiciones estipuladas.
2)
Se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada.
3)
Los precios obtenidos son irrazonables.
4)
No haya suficientes fondos disponibles para pagar los artículos,
materiales, equipos, obras 0 servicios no profesionales de la
oferta más baja en precio.
5)
Las ofertas demuestren que los licitadores controlan el mercado
del producto solicitado, y se han puesto de acuerdo entre sí para
cotizar precios irrazonablemente altos.
6) Caso fortuito.
B.
En estos casos la notificación de la determinación se hará conforme las
disposiciones establecidas anteriormente en este Reglamento. Los
licitadores concernidos estarán sujetos a las penalidades que se
66
establece en el Artículo 22. Además, de ser necesario, el Comisionado
aplicará entre las siguientes alternativas, aquella que considere más
beneficiosa en armonía con las circunstancias envueltas:
1)
Anunciar una nueva subasta.
2)
Negociar la compra con cualquier licitador, 0
3)
Comprar en mercado abierto.
Artículo
17.
Notificación de Adjudicaciones de Subastas Formales
Las adjudicaciones de subastas formales se notificarán por escrito a todos los
licitadores que asistan a las mismas y contendrá la siguiente información de forma
concisa:
A.
Los nombres de los licitadores en la subasta y una síntesis de sus
propuestas.
B.
Los factores 0 criterios que se tomaron en cuenta para adjudicar la
subasta.
C.
Los defectos, si alguno, que tuvieron las propuestas de los licitadores no
agraciados.
D.
El plazo y la fecha limite para solicitar la reconsideración a la Junta de
Revisión de la Comisión de Seguridad y Protección Pública y la revisión
judicial conforme se dispone en la Sección 3.19 (3 L.P.R.A. sec. 2169)
de la Ley Núm. 170 del 12 de agosto de 1998, según enmendada
E.
Se indicará que la solicitud de reconsideración ante la Comisión de
Seguridad y Protección Pública, no será indispensable para solicitar
67
revisión judicial, pero de optarse por solicitar reconsideración, deberá
cumplir con los requisitos establecidos en este Reglamento.
F.
Las adjudicaciones también serán publicadas en la página de la Internet
de las Agencias Componentes.
Las notificaciones podrán hacerse por entrega personal con acuse de recibo 0
por correo certificado con acuse de recibo.
Artículo
18. Impugnaciones a Subastas Formales
A.
Cualquier licitador que razonablemente objete O no esté de acuerdo con
alguna convocatoria a subasta formal O adjudicación, podrá impugnar la
misma ante la Junta de Revisión de la Comisión de Seguridad y
Protección Pública.
B.
Cumplirá con los requisitos que se mencionan adelante. Éstos serán,
además, incluidos en la invitación a subasta.
1)
Toda impugnación deberá estar por escrito y estará debidamente
fundamentada.
2)
La radicación de impugnación de una convocatoria a subasta se
hará mediante una solicitud de reconsideración presentada ante la
Junta de Revisión de la Comisión de Seguridad y Protección
Pública no más tarde de cinco (5) días laborables a partir de la
fecha de adjudicación de la subasta.
68
3)
La radicación de impugnación de una adjudicación de subasta se
hará mediante una solicitud de reconsideración presentada ante la
Junta de Revisión de la Comisión de Seguridad y Protección
Púbica no más tarde diez (10) días calendario desde la fecha de la
adjudicación de la subasta. La resolución de la impugnación y la
revisión judicial de la decisión se llevará a cabo según el
procedimiento establecido en la Ley Núm. 170, supra.
4)
Toda solicitud de reconsideración de la convocatoria 0 la
adjudicación deberá hacerse por escrito y contendrá, entre otros,
los siguientes requisitos:
a) Una relación detallada de todos los hechos. Cuando sea
aplicable, la (s) partida(s) especifica(s) de cuya
adjudicación se solicita reconsideración.
b)
Las razones y argumentos específicos en que se basa para
solicitar la reconsideración de la convocatoria 0 de la
adjudicación, incluida la evidencia documental necesaria
que indique y pruebe que las alegaciones hechas son
válidas y ciertas.
c)
Indicación clara del remedio o la acción específica que
solicita.
69
d)
Certificación de que ha hecho entrega de copia de la
solicitud de reconsideración a cada una de las partes
interesadas.
e)
La firma del recurrente 0 su representante autorizado.
5)
La Junta de Revisión de la Comisión de Seguridad y Protección
Pública considerará la solicitud de reconsideración dentro de los
diez (10) días calendario de haberse recibido. De tomarse alguna
determinación al respecto, el término para que el licitador solicite
la revisión judicial comenzará a contarse desde la fecha en que se
archiva copia de la notificación de la Junta de Revisión de la
Comisión de Seguridad y Protección Pública.
6)
Si la Junta de Revisión dejare de tomar alguna acción con relación
a la solicitud de reconsideración dentro de los diez (10) días
calendario de haberse recibido, se entenderá que ésta ha sido
rechazada de plano y a partir de esa fecha comenzará a correr el
término para la revisión judicial.
7)
Estos términos serán especificados en la invitación a subasta.
8)
Todas las notificaciones que se harán a la Junta de Revisión,
incluidas las notificaciones de reconsideración de subasta formal
ante el Comisionado 0 ante el Tribunal, deberán ser dirigidas 0
sometidas directamente a la Junta Revisión.
70
Artículo
19.
Disposición de las Garantías en Subastas Formales
A.
Una vez la Junta de Subastas notifique las adjudicaciónes de subastas el
Recaudador Oficial dispondrá de las garantías de licitación de la siguiente
manera:
1) Las garantías de licitación prestadas por los licitadores no
favorecidos les serán devueltas a sus legítimos dueños. Las
mismas serán enviadas por correo certificado con acuse de recibo
dentro de los próximos treinta (30) días calendario de haberse
notificado la adjudicación.
2)
En los casos en que sea impugnada la adjudicación, se retendrá la
garantía del licitador agraciado y la del licitador que ha
impugnado, hasta que se formalice el contrato.
3)
De haber transcurrido quince (15) días calendario de haber citado
al licitador agraciado y éste no comparece para otorgar el
contrato, se ejecutará la garantía de licitación para que responda
por el exceso a lo cotizado por el postor a quien se le adjudique
en segunda instancia.
Artículo
20.
Ordenes de Compra y Facturación
A.
Una vez sea celebrada la subasta 0 se soliciten en mercado abierto las
cotizaciones correspondientes, según sea el caso, se procederá con la
compra de los artículos, materiales, equipos, obras 0 servicios no
profesionales solicitados.
71
B.
En caso de que el receptor oficial reciba oficialmente la mercancía
ordenada y posteriormente determine que ésta se recibió en malas
condiciones 0 no cumple con las especificaciones 0 algunos de los
términos contractuales, notificará la situación inmediatamente al oficial
de compras designado de la División de Compras de la Agencia que
corresponda, señalando las circunstancias que dieron lugar a que no
revisara adecuadamente la mercancía antes de recibirla oficialmente.
Además, tendrá las siguientes responsabilidades:
1) Notificará al proveedor para que recoja la mercancía. Las
Agencias Componentes no serán responsables de pérdidas 0
daños que pueda sufrir la mercancía rechazada si ésta no es
recogida a la brevedad posible.
2)
Efectuará la debida reclamación al comerciante 0 comerciantes
concernidos y tomará las medidas que juzgue conveniente, para
lo cual considerará las disposiciones establecidas en este
Reglamento.