IV Responsabilidades de la Secretaria:

La secretaria será responsable de: 1. Custodiar la información de los expedientes y archivos del Comité. 2. Custodiar el lugar donde se encuentran las proposiciones sometidas por los licitadores. 3. Mantener el registro de toda la correspondencia recibida 0 despachada para el Comité. Centro de Recaudación de Ingresos Municipales Reglamento para el Cobro, Embargo y Disposición de Propiedades Página 17 de 32 4. Recibir y custodiar los expedientes de las subastas. 5. Mantener un expediente para cada subasta que se celebre. Dicho expediente contendrá todos los documentos referentes a la misma, entre ellos, los siguientes: a) Aviso de Subasta. b) Hojas de Proposiciones recibidas. c) Recomendación e informe del Comité. 6. Notificar por escrito a los Miembros del Comité las convocatorias emitidas por el Presidente. 7. Notificar las adjudicaciones, así como también los acuerdos del Comité, a los licitadores. 8. Certificar las adjudicaciones, así como también los acuerdos y cualquier otro documento del Comité. 9. Levantar las minutas de las reuniones que celebre el Comité. Las mismas deben incluir la siguiente información: a) Fecha y propósito de la reunión. b) Participantes (Miembros del Comité). c) Hora en que dio comienzo y cerró la reunión. d) Resumen de los temas discutidos y los acuerdos adoptados por el Comité. 10. Preparar un informe sobre las adjudicaciones de las subastas. El mismo incluirá un resumen de las proposiciones recibidas y las recomendaciones del Comité.